Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как исправлять первичку

21 ноября 1896 просмотров
Иногда отдельные реквизиты первичного документа не заполнены или заполнены неправильно. Но исправлять первичку надо не всегда. Есть реквизиты, ошибки в которых несущественны.

Налоговики не снимут расходы компании при условии, что ошибка не препятствует проверяющим идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров (работ, услуг) и их стоимость. А кроме того, «другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения». Именно такой достаточно туманный вывод содержится в письме Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547, которое налоговики разослали по всем инспекциям страны.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет:

— 10 000 руб., если нарушение произошло в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);

— 30 000 руб., если нарушения повторялись в течение двух и более лет (п. 2 ст. 120 НК РФ);

— 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если в результате грубого нарушения правил учета была занижена налоговая база (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Как правильно исправить первичный документ

Начнем с того, что исправлять первичные документы можно старым способом, когда неверные данные зачеркивают и указывают правильные. При этом сотрудники компании ставят надпись «Исправлено», расписываются и указывают дату (п. 4.2 Положения от 29 июля 1983 г. № 105).

Это старое правило не противоречит общему требованию, которое предусмотрено в статье 9 Закона № 402-ФЗ. Здесь сказано, что исправление необходимо заверить сотрудникам, подписавшим первичку изначально. Они же должны указать дату исправления. Поэтому, если покупатель сам исправит недочеты, допущенные поставщиком, инспекторы могут признать документ недействительным и снять расходы. Защитить их получится только в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2012 г. № А52-1706/2011).

Однако если приходится исправлять много данных в первичке, такой способ сделает документ нечитаемым. Более того, старый способ не всегда подходит, если документ составляют в бухгалтерской программе.

Вот почему на практике применяют другие методы. Например, аннулируют первый вариант, а затем выписывают правильный документ и подписывают его заново. Так поступать удобно, если в первом документе слишком много неверных данных.

Еще один способ — оформляют корректирующий документ, который первый вариант не отменяет, а уточняет. Так удобно поступать, если изменяют стоимость товаров. В этом случае стороны договора делают запись в новом документе: «Приводим исправленные цены на товары». Сложность этого способа состоит в том, что исправления в первичных документах придется подтвердить обеим сторонам сделки.

Если в первичке не хватает сведений

Теперь о ситуации, когда в документе просто не хватает каких-то сведений, например даты. В Законе № 402-ФЗ нет требования, что документы должны быть составлены исключительно в печатном или рукописном виде. Поэтому можно применять комбинированный метод. То есть часть реквизитов заполнять на компьютере, часть от руки. А значит, в напечатанный бумажный документ поставщик может дописать недостающие сведения от руки.

Главное исправить сведения в двух экземплярах — своем и покупателя. Поэтому, если вы получили документ с недочетами, дописывать данные в одностороннем порядке не стоит. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке поставщика. Поэтому лучше сообщить поставщику, чтобы тот исправил первичку либо просто заменил бланк с недочетами на правильно оформленный документ.

Если ошибку обнаружили контролеры в ходе проверки, придется просить контрагента внести корректировки по всем правилам. Причем в оба экземпляра первички. После чего исправленные документы компания может представить налоговикам вместе с возражениями на акт проверки. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 апреля 2011 г. по делу № А13-15657/2009 сказано, что компания может в любое время внести в первичку данные, которые она должна заполнить как покупатель. Например, строку о получении груза в товарной накладной.

Реквизиты первички, ошибки в которых несущественны

Это все те реквизиты, которые в Законе о бухучете не упомянуты. Например, если вы используете унифицированную форму товарной накладной, то поле «Грузоотправитель и его адрес» заполнять не обязательно (письмо ФНС России от 25 ноября 2014 г. № ЕД-4-15/24227).

Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. Однако от нумерации документов лучше не отказываться. С ее помощью гораздо легче искать документы. Что же касается печати, то сейчас она не обязательна. У компании ее может просто не быть.

Возможно, что требование проставлять печать на первичных документах прописано в договоре с контрагентом. Тогда нужно исключить это условие договора. Для этого надо оформить дополнительное соглашение к договору.

Многие компании составляют документы на типовых бланках, в которых предусмотрена печать (М.П.). Пример — накладная № ТОРГ-12. Поэтому покупатели могут потребовать поставить печать на этих документах. В Минфине России считают, что у налоговиков не должно быть претензий к расходам, подтвержденным накладной или другими первичными документами без печати. Но чтобы подтвердить, что поставщик не обязан использовать печать, безопаснее запросить у него копию устава.

Если же от печати вы не отказывались, лучше продолжать ее ставить хотя бы в тех документах, в которых предусмотрено место для нее.

Бывает, что на документе стоит печать, но другой компании. Тогда инспекторы могут усомниться в реальности сделки. И такой документ лучше переделать.

Кроме того, несущественными можно считать ошибки, которые никак не препятствуют налоговикам определить все параметры сделки. Ранее мы приводили пример с опечаткой в названии компании. Менеджер может также запросто забыть про дефис в наименовании или не поставить кавычки, прописные буквы заменить на строчные и т. д. Все эти ошибки можно не исправлять.

Какую первичку можно применять в налоговом учете

Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, только если они подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако никакой специальной первички для целей налогового учета кодекс не устанавливает.

Таким образом, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно на основании первичных документов, составленных в соответствии с бухгалтерским законодательством. То есть по правилам, которые прописаны в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Согласно этим правилам выписывать первичку можно либо по типовым формам, либо на бланках, разработанных компанией. И контролеры не должны требовать, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка