Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расходы на ГСМ при упрощенке

18 ноября 180 просмотров
Расходы на ГСМ при упрощенке учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт: для оказания транспортных услуг или для нужд организации (перевозки сотрудников).

Еще один популярный вид расходов — покупка бензина и других горюче-смазочных материалов. Общее правило стандартное: расходы можно учесть в момент оплаты. Сделать это могут только организации и предприниматели, которые выбрали объект «доходы минус расходы». Покажем, как учесть расходы на упрощенке.

В этой статье мы рассмотрим все основные варианты:

покупка ГСМ за наличные;

покупка ГСМ по топливным картам;

покупка ГСМ по талонам.

Для всех трех вариантов характерны одинаковые общие правила.

Во-первых, при расчете единого налога с доходов расходы на ГСМ учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Во-вторых, объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Типовые формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Все остальные могут применять самостоятельно утвержденные формы листов. Главное, чтобы в бланках были все реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В-третьих, по данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списываете на затраты. Формула такая:

Расходы на ГСМ при упрощенке при покупке за наличные

Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации, то это прочие расходы на содержание служебного автотранспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При упрощенке расходы учитываются кассовым методом. Поэтому расходы на ГСМ при упрощенке, включенные в состав затрат на содержание транспорта, можно признать при одновременном выполнении следующих условий:

  • ГСМ приобретены;
  • расходы оплачены.

Это следует из положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Материальные расходы при расчете единого налога учитывайте по правилам для налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ). Исключением из этого правила являются расходы на приобретение сырья и материалов. После оплаты стоимость таких ценностей можно включать в расчет налоговой базы, не дожидаясь их списания в производство (подп. 1 п. 3 ст. 273, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому стоимость приобретенных ГСМ можно учесть сразу после оплаты, независимо от того, когда это топливо списали. Такой же вывод можно сделать из писем Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-11-09/413 и УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413.

Учесть такие расходы при расчете единого налога можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены.

В частности, потребуются документы, подтверждающие:

  •  стоимость приобретенных материалов (накладные, счета-фактуры, товарные чеки);
  •  оплату приобретенных материалов (платежные поручения, кассовые чеки, квитанции);
  •  количество материалов, израсходованных при эксплуатации автомобиля (путевые листы).

Сумму расходов на ГСМ, которые включаются в расчет налоговой базы, укажите в разделе I книги учета доходов расходов.

Правила, по которым расходы на ГСМ при упрощенке списывают, покажем на примере.

Пример
Предприниматель, зарегистрированный в городе Москве, использует в своей деятельности автомобиль «Шкода Фабия» (общий пробег — 55 000 км). 5 октября он отправился на этом автомобиле развозить своим клиентам информационные материалы.

Для заправки автомобиля предприниматель приобрел 30 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1120 руб. В кассовом чеке НДС не упомянут.

В путевом листе за 5 октября отражены следующие данные:

  •  остаток топлива в баке при выезде — 5 литров;
  • остаток топлива в баке при возвращении — 7 литров;
  • пробег автомобиля за время служебной поездки — 200 км.

Предприниматель принял решение списывать расходы на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Исходя из этого, он установил:

  • базовую норму расхода топлива — 7,7 л/100 км;
  • надбавку за работу в городе с населением свыше 5 млн человек — 35 процентов;
  •  надбавку для автомобилей, находящихся в эксплуатации более восьми лет или с общим пробегом более 150 000 км, — 10 процентов;
  •  надбавку за использование системы «климат-контроль» в автомобиле — 7 процентов.

При расчете нормативного расхода топлива он использовал формулу (п. 2.1 разд. 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Поправочный коэффициент, необходимый для определения нормативного расхода топлива, предприниматель рассчитал так:

35% + 10% + 7% = 52%.

Нормативный расход топлива составил:

0,01 × 7,7 л/100 км × 200 км × (1 + 0,01 × 52) = 23,41 л.

Сумма расходов на ГСМ (в пределах норм), которые предприниматель учитывает при расчете единого налога, равна:

23,41 л × 1120 руб. : 30 л = 873,97 руб.

Произведенный расчет предприниматель оформил в виде . Расходы на ГСМ в пределах норм предприниматель отразил в книге учета доходов и расходов так, как в образце ниже.

Расходы на ГСМ в книге учета доходов и расходов при УСН

 

Бухгалтерская справка по расчету расходов на ГСМ

 

Расходы на ГСМ по топливным картам

Топливные карты бывают:

— денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

— литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

В условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие — взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

— счет-фактуру;

— акт приемки-передачи, где указываются объем и стоимость выбранного топлива;

— подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т.п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражают (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Карта предоставлена за плату? Тогда потраченные деньги можно списать в составе расходов на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40).

Израсходованное топливо списывайте также, как при оплате ГСМ наличными.

Расходы на ГСМ по талонам

Талоны на ГСМ могут быть:

— денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

— литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.

Талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

1. Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.

2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.

3. Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.

4. Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.

5. Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.

Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Например, выдачу талонов можно фиксировать в книге учета движения талонов.

Алгоритм списания стоимости израсходованных ГСМ такой же, как и для топливных карт и покупки бензина за наличные.

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка