Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Частые ошибки в СЗВ-М

23 ноября 529 просмотров
Со стороны компаний самыми частыми ошибками в СЗВ-М были три — в ИНН, Ф.И.О. и СНИЛС. Но так считают в фонде. На самом деле некоторые бухгалтеры специально хитрили.

Первая отчетная компания по СЗВ-М наделала много шума. Сдать отчет с первого раза удалось лишь половине компаний. А каждая третья организация в среднем месяц ждала протокол проверки и не знала, все ли верно в отчете.

Причиной тому были и технические неполадки ПФР, и огрехи разработчиков учетных программ, и ошибки самих компаний. Рассмотрим все эти сложности, чтобы учесть ценный опыт в будущем.

Ошибки в СЗВ-М со стороны компаний

Независимо от того, намеренная ошибка в СЗВ-М или нет, каждой из них в ПФР присваивают баллы. Если цена ошибки от 10 до 20 баллов, отчет примут. Если 30 и больше баллов — его надо пересдать. Причем если не исправить критичные ошибки до 10 июня, то компанию оштрафуют из расчета 500 руб. за каждого сотрудника (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Разобраться, какая ошибка является критичной, а какая нет, поможет таблица.

Ошибки в СНИЛС и именах. Практически все недочеты в личных данных работников являются критичными. Без СНИЛС и Ф.И.О. отчет примут лишь частично — так устроен проверочный модуль отчета.

Сверяйте данные работников с зелеными страховыми свидетельствами. Ведь именно эти сведения содержатся в базе ПФР. Следите, чтобы не было пустых ячеек в таблице.

Конечно, в некоторых компаниях есть иностранные работники без отчества. В таком случае можно позвонить в ПФР и предупредить об этом проверяющих. Еще вариант — прикрепите к отчету скан пояснений. Перечислите в этом письме всех сотрудников, у которых нет отчества. Так сотрудникам ПФР станет сразу понятно, почему проверка выдает ошибку. Ошибки в этом нет, ведь в самой форме СЗВ-М есть оговорка о том, что отчество надо написать только при его наличии.

Отчет без ИНН сотрудников. Чтобы отправить отчеты быстрее, некоторые сдавали их без ИНН. Ведь в СЗВ-Мсказано, что ИНН нужно привести, если у компании есть эти данные. Да и в ПФР не раз подтверждали, что ИНН — реквизит необязательный. Но потом в фонде стали рассуждать наоборот: если в справках 2-НДФЛ за 2015 год компания показала ИНН работника, значит, он ей известен. В таком случае этот номер обязателен и в СЗВ-М . За каждый такойИНН сотрудники фонда могут оштрафовать на 500 руб.

В дальнейшем не экономьте время на ИНН. Ведь на самом деле будет все наоборот — придет протокол с ошибками, надо будет в спешке сдавать дополняющую форму или платить штраф.

Нулевые отчеты. В первых числах мая компании стали получать из ПФР письма о том, что СЗВ-М должны сдавать все. И даже если нет хозяйственной деятельности, нужно представить нулевой отчет с пустой таблицей. Но формат отчета не был настроен под нулевые показатели. И сдать СЗВ-М без данных оказалось невозможно. В итоге фонд опубликовал обновленный формат СЗВ-М . По заверениям фонда, стало возможно сформировать нулевой отчет без списка застрахованных лиц. Даже если в компании числится единственный учредитель, который работает бесплатно и без трудового договора.

На деле отправить нулевой отчет ни у кого не получалось. В ответ приходили протоколы с ошибкой. Как оказалось, многие управления просто не успели обеспечить техническую возможность приемки нулевок. Бухгалтеры занимались лишней работой — отправляли пустые отчеты, которые никто не принимал.

В фонде обещали настроить компьютеры так, чтобы они принимали нулевки за следующие отчетные месяцы. Тем не менее советуем включить в СЗВ-М хотя бы одного человека. Такой отчет точно пройдет. Есть и еще одна существенная причина избегать нулевок.

В ПФР считают, что нужно сдать сведения хотя бы на одного человека — руководителя. Ведь РСВ-1 обязаны сдавать все организации вне зависимости от того, есть деятельность или нет. Эту отчетность подписывает руководитель или его представитель по доверенности. Значит, как минимум один сотрудник в компании есть, он выполняет работу. Если не показать его в ежемесячном отчете, компании грозит штраф в размере 500 руб.

Частые ошибки в электронном СЗВ-М

В чем ошибка Сколько баллов присвоят Как исправить
Сведения о компании
Регистрационный номер привели неправильно 50 — отчет не примут Приведите в СЗВ-М правильный регистрационный номер и отправьте снова с типом формы «исхд» как исходный отчет
В ИНН лишние или недостающие цифры 50 — отчет не примут Проверьте ИНН — в нем должно быть 10 цифр у компании и 12 у предпринимателя. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд» как исходный
ИНН состоит из одних нулей 30 — отчет не примут Приведите ИНН в соответствие с ЕГРЮЛ и снова отправьте его как исходный с типом формы «исхд»
В кратком названии компании недочеты 30 — отчет не примут Поставьте в СЗВ-М такое же название, какое обычно фигурирует в РСВ-1, и отправьте отчет снова с типом формы «исхд» как исходный
Вместо КПП нулевое значение 10 — отчет примут, при отправке возможно предупреждение Отчет можно отправить в таком виде, если других ошибок нет
Отчетный период
Код месяца неправильный или отсутствует 30 — отчет не примут В поле «Отчетный период» должно быть два знака. В СЗВ-М за июль — 07. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд» как исходный
Календарный год неправильный или отсутствует 30 — отчет не примут В поле календарного года должно быть 2016. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд» как исходный
Тип формы
Пустое поле «Тип формы» 30 — отчет не примут Поставьте в поле один из трех кодов: «исхд», «доп» или «отмн» и отправьте отчет снова
Неправильный тип формы 30 — отчет не примут Код «исхд» может быть только в том случае, если ранее не было принятых или частично принятыхСЗВ-М за этот же отчетный период. Если отчет уже сдавали, поставьте код «доп» или «отмн» и отправьте СЗВ-М
Данные сотрудников
Отсутствуют фамилия или имя 30 — отчет не примут в отношении данного работника Приведите все необходимые данные и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым не хватало сведений в исходном отчете
СНИЛС не уникален 30 — отчет не примут в отношении данного работника Исправьте СНИЛС и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым не хватало сведений в исходном отчете
ИНН не уникален 30 — отчет не примут в отношении данного работника Поменяйте ИНН и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым не хватало сведений в исходном отчете
В ИНН лишние или недостающие цифры 30 — отчет не примут в отношении данного работника Приведите правильный ИНН, в нем должно быть 12 цифр. Отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым не хватало сведений в исходном отчете
ИНН отсутствует 20 — отчет примут, при отправке возможно предупреждение Отчет можно отправить в таком виде, если других ошибок нет
Все разделы СЗВ-М
Лишние пробелы перед показателем, рядом с дефисом, два пробела подряд 40 — отчет не примут Устранить лишние пробелы и отправить отчет снова как исходный
Неправильный формат файла 50 — отчет не примут Сформируйте файл в формате xml. Для этого можно воспользоваться бесплатными программами на сайте ПФР в подразделе «Бесплатные программы, формы и протоколы» раздела «Работодателям». Только после этого отчет сможет уйти в ПФР

Технические неполадки в ПФР

За ошибочные протоколы, которые приходили по вине ПФР, обещают не штрафовать. Также в фонде обещают не наказывать компании, которые не могли вовремя узнать об ошибках в отчете.

Ошибка в проверочной программе. Изначально в модуле проверки СЗВ-М, который размещен на сайте ПФР pfrf.ru, были недочеты. Поэтому многие компании получали отрицательные протоколы от ПФР с ошибкой. Кто-то получал и положительные протоколы, но в них было то же сообщение об ошибке. Недочеты в программе устранили. Но при очередном обновлении все может повториться.

В такой ситуации нужно быть готовым доказать, что отчет отправили вовремя. Если есть квитанция об отправке, сохраните или распечатайте ее. Если этого документа нет, запросите письменное подтверждение отправки у своего оператора электронной отчетности.

Очередь на приемку. ПФР начал принимать первые СЗВ-М еще до окончания апреля. Но система обработки отчетов оказалась перегруженной уже в первый день приемки. Территориальные управления ПФР не успевали настраивать свои программы с учетом того, что их несколько раз обновляли. В результате образовалась огромная очередь из необработанных СЗВ-М. Соответственно, протоколы проверки отчетов ПФР отправлял также в порядке очереди.

Будут ли подобные авралы в дальнейшем, неизвестно. Но в подобной ситуации отправлять повторно отчет не нужно, чтобы данные не задвоились. По этой же причине не стоит дублировать СЗВ-М почтой. Достаточно сохранить квитанцию об отправке. А если ее нет, то запросите письменное подтверждение того, что отчет был отправлен в срок, у оператора электронной отчетности.

Путаница с регистрационным номером. Некоторые компании получили отрицательные протоколы с сообщением, что в отчете неверно указан регистрационный номер. В ПФР объясняют ситуацию так: не все регистрационные номера изначально включили в базу, с которой проверочная программа сравнивает данные из отчетов.

Совет на будущее — перед отправкой отчета проверьте все реквизиты компании. Регистрационный номер скопируйте из РСВ-1, конечно, если этот отчет успешно приняли в Пенсионном фонде. Если в правильности регистрационного номера вы уверены, но получили отрицательный протокол, звоните в ПФР — сотрудники фонда должны внести вашу компанию в базу.

Несовершенства учетных программ

У некоторых компаний проблемы возникли из-за собственных учетных программ. В спешке программисты не сразу поняли, как правильно задавать имя электронному файлу отчета. Были и другие проблемы.

Неправильное имя файла. Многие бухгалтерские учетные программы в апреле и первых числах мая неправильно формировали имя файла СЗВ-М. В результате отчет не удавалось отправить.

Пример правильного имени файла: «ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20160510_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml».

Но на самом деле расшифровать его проще, чем кажется: ПФР_Регистрационный номер_код ПФР_СЗВ-М_Дата формирования_идентификатор.xml.

Первые цифры с дефисами, в нашем примере 034-012-008689, должны точно совпадать с регистрационным номером компании в ПФР. Следующий показатель (у нас это 034012) — это код территориального отделения ПФР. Он должен состоять из шести цифр.

Далее вы видите название отчета, то есть СЗВ-М. Сразу после него должна быть дата формирования отчета в такой последовательности: год, месяц, день. В нашем случае в цифрах 20160510 зашифровано 10 мая 2016 года. Первым делом проверьте все эти значения в имени файла.

Затем переходите к идентификатору отчета — это все остальные символы перед расширением «.xml». В нашем случае 2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69. Этот же длинный код есть в самом файле. Просто скопируйте его оттуда и вставьте в соответствующую часть названия файла. После этого проблем с этим видом ошибок быть не должно. Воспользуйтесь таблицей на этой странице ниже, чтобы не запутаться. Теперь вы можете определить ошибочное имя. Для примера:

— «ПФР_034-012-008689_ _СЗВ-М_…» — здесь сразу видно, что нет кода территориального отделения;

— «ПФР_034-012-008689_012_СЗВ-М_…» — а в этом случае код состоит из трех цифр вместо шести.

Переделывать сам отчет не надо. Переименуйте файл так, как того требует ПФР. И отправьте отчет заново. Еще вариант — сформируйте отчет непосредственно в программе оператора электронной отчетности.

Также бесплатные программы для подготовки СЗВ-М можно скачать на сайте pfrf.ru в разделе «Работодателям>Бесплатные программы, формы и протоколы». Интерфейс и функции этих программ отличаются в зависимости от региона.

Из каких элементов состоит правильное имя файла СЗВ-М

Элемент имени файла Как формируется Пример
Название фонда Всегда имеет вид: ПФР ПФР
Регистрационный номер в ПФР Всегда состоит из 12 цифр и имеет вид: ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ 034-012-008689
Код территориального отделения ПФР Всегда состоит из шести цифр. Они есть в начале регистрационного номера 034012
Название отчета Всегда имеет вид: СЗВ-М СЗВ-М
Дата формирования отчета Год, месяц и день в формате: ГГГГММДД 20160510 (то есть 10 мая 2016 года)
Идентификатор отчета Все остальные символы перед расширением «.xml» 2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69

Пример формирования СЗВ-М в одной из таких программ.

Перебор с числом сотрудников. Системные ограничения по количеству работников — дело рук программистов учетных программ. К примеру, программа позволяла сформировать файл с числом застрахованных лиц не больше 999 человек. В итоге бухгалтеры столкнулись с задачей — как разбить отчет на пачки. ПФР не требует разбивать отчет на пачки или предпринимать другие подобные меры. Наоборот, в фонде подтверждают, что количество застрахованных лиц в СЗВ-М не ограничено.

Если после обновления учетной программы возникнет такая проблема, звоните в техподдержку. Если не получится оперативно решить проблему, заполнить СЗВ-М можно в программе оператора электронной отчетности, а можно скачать бесплатную программу на сайте ПФР.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка