Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Как оформить отпуск 2017

14 марта 2777 просмотров
Как оформить отпуск 2017, зависит от того, отдыхают ли работники по графику или уходят в отпуск внезапно, берут ли отпуск авансом, совмещают ли в компании несколько должностей.

Как оформить отпуск 2017: обязательные документы

Для того чтобы оформить отпуск своему работнику, есть несколько типовых документов. Прежде всего это график отпусков (форма № Т-7). Далее идет приказ на отпуск (формы № Т-6, № Т-6а). И наконец, записка-расчет отпускных (по форме № Т-60).

Все эти формы в 2017 году необязательны (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). И не важно, что утверждены они Госкомстатом не для бухгалтерского учета, а в целях реализации требований Трудового кодекса РФ.

Таким образом, все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но можно, разумеется, продолжить использовать типовые, подработав их под себя.

График отпусков на 2017 год

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Расписать все отпуска вы должны на ближайший календарный год. Оформить график должен сотрудник отдела кадров. Если такого отдела нет, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации и пожелания сотрудников. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации. Составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График обязателен как для организации, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поскольку он относится к локальным нормативным актам, сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков под роспись. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации может выбрать любой вариант по своему усмотрению.

Перед тем как заполнить график, определите, на какое количество дней отпуска каждый работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбора времени отпуска (см. таблицу ниже). Учтите, что отпуск можно разбивать на части только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17 июля 2009 г. № 2143-6-1). То есть нужно согласие как самого работника, так и администрации. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.

Какие сотрудники могут взять отпуск без согласия руководства

СОТРУДНИКИ
КОГДА МОГУТ УЙТИ В НЕ СОГЛАСОВАННЫЙ ЗАРАНЕЕ ОТПУСК
Работники в возрасте до 18 лет
В удобное для себя время (ч. 3 ст. 122, 267 ТК РФ)
Беременные сотрудницы или находящиеся в отпуске по беременности и родам
Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122, 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев
В период с момента усыновления до достижения ребенком трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ)
Работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам
В период отпуска по беременности и родам жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ)
Совместители
Одновременно с отпуском, предоставленным на основном месте работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ)
Один из родителей, который воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет
В удобное для себя время (ст. 262.1 ТК РФ)

В графике не надо отражать учебные отпуска за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 Трудового кодекса РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, просто укажите эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2016 году он использовал только 21 день, осталось еще 7. Следовательно, в графике отпусков на 2017 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 35 дней (28 + 7). При этом в примечании нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 7 дн. за 2016 год». Впрочем, если неиспользованные дни отпуска не включить в график отпусков, работник не утрачивает права использовать их по своему усмотрению. С согласия работодателя он может отгулять отпуск за прошлый год в любое время в течение текущего календарного года.

Заполнить график вы можете по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам. Правда, во втором случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на несколько частей, будут повторяться. И это усложнит поиск по конкретному сотруднику.

График на следующий год утвержден. Но в январе в компанию пришел новый сотрудник. Нужно ли в такой ситуации менять график? Нет, не нужно, в законодательстве такого требования нет. В то же время вы можете оформить приложение к графику, где будут указаны отпуска всех новых сотрудников. Только не забывайте: право на отпуск недавно принятые работники получают, отработав в компании шесть месяцев. Уйти раньше они могут только по согласованию с руководством.

Важно!
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Сделать это можно, оформив уведомление или приказ об отпуске за две недели до его начала. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены. Причем во втором случае достаточно оформить только приказ. То есть уведомление составлять не нужно

Как оформить отпуск, который переносится на другое время

Утвержденную заранее дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и администрацией. Если отпуск перенесли по инициативе сотрудника, основанием для переноса может быть, например, заявление сотрудника. На заявлении должны стоять разрешительная запись и подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации. Если же инициатором переноса выступает администрация организации, то основанием для перенесения даты отпуска может быть соответствующее распоряжение руководителя (см. образец ниже).

Образец приказа о переносе отпуска

Приказ о переносе отпуска образец

При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним. Такой порядок следует из положений статьи 123 Трудового кодекса РФ.

При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет сама форма этого документа (графы 8 и 9 типовой формы № Т-7).

Заявление на отпуск 2017

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу в компанию уже после утверждения графика.

Совет
Просите всех сотрудников (в том числе и уходящих в отпуск по графику) писать заявление об уходе в отпуск. В график отпусков довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии легче будет контролировать уход работников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные

Приказ о предоставлении отпуска в 2017 году

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (типовая форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (типовая форма № Т-6а). В целом унифицированная форма этого документа достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла. Однако в приказе укажите только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и т. д. отпусках) из приказа можно удалить. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.

Ситуация: сколько приказов по форме № т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации и основным сотрудником, и внутренним совместителем. Если сотрудник одновременно работает в организации и совместителем, и основным сотрудником, для предоставления ему отпуска лучше всего оформить два приказа. Приказы нужно оформить отдельно по каждому основанию (совместительство, основное место работы). Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет оформить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме реквизитами, обязательными к заполнению, являются:

– должность уходящего в отпуск сотрудника;

– период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

При внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными. А составлять свой единый документ в данном случае особого смысла нет.

Ситуация: как в типовой форме № т-6 указать период работы, за который предоставляется ежегодный основной отпуск? Сотрудник не использовал отпуск за предшествующий год и берет его в следующем году. Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Таким образом, в форме № Т-6 указывайте либо рабочий год, за который сотруднику положен очередной отпуск по графику отпусков, либо рабочий год, за который сотрудник не использовал отпуск. Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска предоставлен одновременно с частью отпуска за текущий год, оформить это можно одним приказом. Но добавьте в нем специальную дополнительную строку в раздел А типовой формы № Т-6 (см. образец ниже).

Образец приказа о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Также добавьте дополнительную строку и в раздел А формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Записка-расчет по отпускным 

В соответствии с приказом бухгалтер должен оформить записку-расчет и начислить сотруднику отпускные.

В типовой форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:

– рабочий год, за который предоставляется отпуск;

– продолжительность отпуска;

– выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);

– количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;

– среднедневной заработок.

Все эти данные в записке лучше оставить. Ведь они потребуются ревизорам при проверке. И их отсутствие лишь затянет сроки ревизии.

В саму форму мы советуем внести те же правки, что и в приказ на отпуск. То есть используйте только те строки, которые нужны именно для вашей конкретной ситуации.

Пример. Заполнение формы № Т-60

Сотрудник ООО «Мир» Соколов А. В. с 21 июля 2017 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. То есть на июль приходится 11 дней и три – на август.

Расчетный период для исчисления среднего заработка – с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года. В течение этого времени оклад Соколова составлял 18 000 руб.

Других выплат, кроме заработной платы, сотруднику в компании не начисляли. Но при этом в течение расчетного периода Соколов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 6 по 19 июля 2016 года включительно. Таким образом, в этом месяце он отработал 11 дней, за которые ему начислили 9428,57 руб. То есть всего за расчетный период он заработал 207 428,57 руб. (18 000 руб. × 11 мес. + 9428,57 руб.).

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 17 дн. = 338,3677 дн.,

где 17 дн. – количество календарных дней в июле 2016 года, приходящихся на отработанное время.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

207 428,57 руб. : 338,3677 дн. = 613,03 руб.

Общая величина отпускных отсюда составит 8582,42 руб. (613,03 руб. × 14 дн.). Из этой суммы на июль приходится 6743,33 руб., а на август – 1839,09 руб. Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ (Соколов – налоговый резидент России) составит 1116 руб. (8582,42 руб. × 13%). На руки он получит 7466,42 руб. (8582,42 – 1116).

Образец записки-расчета по отпускным


Ситуация: как в типовых формах № т-6 и № т-60 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом. Тут не важно, предоставляют отпуск авансом или нет. Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Поэтому в формах № Т-6 и № Т-60 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику положен отпуск. Этот год, как правило, не равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2016 года по 11 марта 2017 года.

Пример. Определение периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения типовых форм № Т-6 и № Т-60

Экономист ООО «Альфа» Кондратьев А. С. принят на работу 12 октября 2016 года. С 10 февраля 2017 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом. При заполнении типовых форм № Т-6 и № Т-60 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 12 октября 2016 года по 11 октября 2017 года. То, что часть отпуска предоставлена авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет

Бухгалтер компании заполнил форму № Т-60 так, как показано в образце ниже.

Образец записки-расчета по отпускным 2017

Записка-расчет по отпускным

Записка-расчет по отпускным (продолжение)Ситуация: какие документы должна представить сотрудница, если перед отпуском по беременности и родам ей авансом предоставляется основной отпуск. Администрация организации обязана предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск беременной женщине (по ее просьбе) независимо от стажа работы в организации (ст. 260, 122 ТК РФ). Для этого женщина должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность (например, справку) (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0).

Ситуация: сотрудник был принят на работу 5 мая 2016 года. в ноябре он использовал отпуск в 14 календарных дней за период с 5 мая 2016 года по 4 мая 2017 года. в июне 2017 года идет в отпуск на 28 календарных дней. работник использует оставшиеся 14 дней за период с 5 мая 2016 года по 4 мая 2017 года, то есть с прошлого рабочего года. плюс берет авансом 14 дней за следующий рабочий год. как в таком случае оформить приказ на отпуск и записку-расчет. Если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска предоставлен одновременно с частью отпуска за текущий год, оформить это можно одним приказом. Но добавьте в нем дополнительные строки в раздел А формы № Т-6. Сначала укажите, что работник берет 14 дней отпуска за рабочий год с 5 мая 2016 года по 4 мая 2017 года, а следом – 14 дней за следующий рабочий год. Всего 28 дней (см. образец выше). Также добавьте дополнительные строки и в раздел А формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Когда выплатить отпускные 2017

По общему правилу отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. А вот какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные, эта статья кодекса не поясняет. Специалисты Роструда считают, что речь в данном случае идет о календарных днях (письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Логика у чиновников следующая. Трудовой кодекс РФ упоминает как календарные, так и рабочие дни. Первые встречаются чаще (ч. 2 ст. 36, ч. 8 ст. 48 и т. д.), вторые – реже (пример – ч. 4 ст. 60.2 кодекса). Но в статье 136 не упоминаются ни те ни другие. В таком случае, заключают в Роструде, по умолчанию срок нужно исчислять в календарных днях. То есть оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала.

Но возник еще один вопрос – как именно считать эти три дня? Например, отпуск начинается в понедельник. Тогда последний день, чтобы его оплатить, – четверг или пятница? Так вот, выплата отпускных в пятницу не будет противоречить части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1). Но, разумеется, сделать это можно и раньше. Как, например, в ситуации, когда отпуск начинается 9 января 2017 года. По правилам выплатить отпускные следует не позднее 6 января. Но если у вас пятидневка, то последний рабочий день перед 6 января был 30 декабря 2016 года. В таком случае оптимальной датой для выплаты отпускных будет 30 декабря или раньше.

Если вы нарушите правило трех дней, проверяющие могут выписать компании штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы за повторное нарушение — от 50 000 до 100 000 руб. Даже если работник напишет в заявлении, что готов получить отпускные позже срока, это не защитит компанию от претензий инспекторов.

Более того, за задержку отпускных (пусть даже по просьбе сотрудника) компания должна будет выдать ему компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК РФ). Сумма, конечно, выйдет небольшая, ведь ее считают как 1/150 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы отпускных за каждый день задержки. Но рассчитывать и платить компенсацию в ситуации, когда никакой вины компании в просрочке платежа нет, конечно, ни к чему.

Заметим: не будет никакого нарушения с вашей стороны, если сам работник не придет за своими отпускными в кассу. Главное – вовремя начислить выплату. И если работник по собственной инициативе придет к вам за деньгами после отпуска, никакого нарушения с вашей стороны не будет. В таком случае вы можете депонировать отпускные (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Разумеется, это не касается ситуации, когда компания перечисляет деньги на банковскую карту сотрудника. Тогда их в любом случае нужно перечислить на карту до отпуска.

Дорогой коллега, для Вас четверть года и королевский фарфор в подарок!

Подпишитесь сегодня на 15 месяцев «Главбуха» по цене 12.
И мы подарим Вам легендарный чайный сервиз!

Узнайте как купить дешевле>>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Когда вы планируете сдать расчет по страховым взносам за I квартал?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка