Журнал, справочная система и сервисы

Отчетность по НДФЛ за 2016 год

10 января 6249 просмотров
По налогу на доходы физических лиц предусмотрено четыре главные формы: 1-НДФЛ (назовем ее по-старому), 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 6-НДФЛ. Три из этих форм заполняют бухгалтеры. Остановимся на них подробнее.

Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц

Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). За основу можно взять форму 1-НДФЛ, которую в своем время разработали в ФНС.

В этой карточке вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ и новых ежеквартальных отчетов по форме 6-НДФЛ.

ВниманиеЕсли инспекторы придут к вам с проверкой и не увидят карточек по НДФЛ, компанию могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа – от 10 000 до 30 000 руб. 
Перечислим реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно.

Сведения о работнике и его статус. Это и Ф.И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Здесь же нужно отразить налоговый статус работника – резидент (код 1), нерезидент (код 2), высококвалифицированный иностранный специалист (код 3).

Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом.

Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ обязательно нужно показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.

Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути, в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога. Кроме того, в регистре следует отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет.

Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230. Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.

1. Сумма дохода с прошлой работы. Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.

2. Основания для предоставления вычетов. Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить. Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный или социальный вычет стоит выделить отдельной графой.

Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица»

По форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» налоговые агенты – компании и индивидуальные предприниматели – должны представлять в налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц, которым в течение года они выплачивали доходы.

В конце 2015 года форма справки обновилась. Сейчас она утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Новая форма 2-НДФЛ применяется начиная с 8 декабря 2015 года. Справки сдавайте в электронном виде. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы, до 25 человек.

Когда сдавать. Налоговые агенты должны представлять справки по форме 2-НДФЛ в такие сроки (см. также таблицу ниже):

– ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ);

– не позднее 1 марта после окончания налогового периода, в котором налоговый агент не смог удержать у физического лица исчисленную сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Кроме того, налоговый агент обязан выдать справку работнику на основании его заявления (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Когда в 2017 году отчитываться по НДФЛ (с учетом переносов)

ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД РАСЧЕТЫ ПО ФОРМЕ 6-НДФЛ СПРАВКИ ПО ФОРМЕ 2-НДФЛ
2016 год Не позднее 1 апреля (о невозможности удержать налог – не позднее 1 марта)
I квартал 2017 года Не позднее 2 мая
Полугодие 2017 года Не позднее 31 июля
9 месяцев 2017 года Не позднее 31 октября
2017 год Не позднее 2 апреля 2018 года (2-НДФЛ о невозможности удержать налог – не позднее 1 марта 2018 года)

Если справки не будут сданы, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый несданный документ. Кроме того, за ошибки как в 2-НДФЛ, так и в 6-НДФЛ введен новый штраф – 500 руб. за каждый документ с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).

Также налоговики могут привлечь к ответственности руководителя компании на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Когда форму 2-НДФЛ заполнять не нужно. Есть случаи, когда компания, выплатив доход, справку 2-НДФЛ представлять не должна.

Ситуация: доход был выплачен индивидуальному предпринимателю

Если компания выплатила доход предпринимателю, удерживать с этих выплат налог на доходы физических лиц не нужно. Дело в том, что, согласно пункту 2 статьи 227 Налогового кодекса РФ, предприниматели исчисляют и платят НДФЛ самостоятельно. Следовательно, представлять на предпринимателей сведения по форме 2-НДФЛ нет необходимости.
Ситуация: компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ

Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является.
Ситуация: организация покупает имущество у граждан

Удерживать в таком случае НДФЛ не надо.В пункте 2 статьи 226 Налогового кодекса РФ указано, что организации не обязаны удерживать налог из доходов, которые они выплачивают физическим лицам при приобретении у них имущества. Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ). А раз нет обязанности удерживать налог, то не нужно и представлять справки по форме 2-НДФЛ.
Ситуация: компания раздает подарки (материальную помощь) своим сотрудникам на сумму менее 4000 руб.

Доходы в виде материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении этих доходов организация не признается налоговым агентом. Следовательно, она не должна вести учет этих доходов, удерживать с них НДФЛ, а также подавать в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 6 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/79).
Ситуация: компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками, например, во время рекламной акции

С одной стороны, это доход в натуральной форме. Но с другой стороны, организация не сможет удержать налог на доходы физлиц, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислить НДФЛ за одаряемого предприятие не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ).В этом случае Налоговый кодекс РФ предписывает организации не позднее 1 марта будущего года уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Однако НДФЛ относится к адресным или персональным налогам. Это означает, что удержать его можно только в том случае, если удастся установить конкретного получателя дохода. В то же время при рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Соответственно, не нужно и подавать сведения по форме 2-НДФЛ.Однако у налоговиков иная точка зрения. Они считают, что отчитываться о таких выплатах все же нужно. Для этого у каждого человека, получившего подарок, следует взять паспортные данные. Правда, стоимость подарков крайне редко превышает 4000 руб., а в такой ситуации удерживать налог и, соответственно, отчитываться перед налоговиками не нужно.Ситуация: компания раздавала гражданам в налоговом периоде призы, выигранные в результате стимулирующей (бесплатной) лотереиОтчитаться нужно, если сумма выигрыша (стоимость приза) превысила 4000 руб.

Стимулирующая лотерея – это лотерея, право на участие в которой не связано с внесением платы и призовой фонд которой формируется за счет средств организатора лотереи (подп. 2 п. 3 ст. 3 Федерального закона от 11 ноября 2003 г. № 138-ФЗ). В связи с этим стимулирующая лотерея не относится к играм, основанным на риске.

Следовательно, правила подпункта 5 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ о самостоятельной уплате НДФЛ гражданами на такие ситуации не распространяются. Призы (выигрыши), полученные в результате стимулирующей лотереи, квалифицируются как доходы, полученные по договору дарения.

Самостоятельно с таких доходов граждане должны платить НДФЛ только в тех случаях, если эти доходы получены от других граждан, не являющихся предпринимателями (подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Таким образом, в отношении выигрышей стоимостью более 4000 руб. организатор стимулирующей лотереи признается налоговым агентом. А значит, он обязан сдать справку по форме 2-НДФЛ по каждому человеку, получившему такой доход.

Если же гражданин получил выигрыш в натуральной форме и организатор стимулирующей лотереи не выплачивал ему деньги, то в налоговую инспекцию необходимо сообщить о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 14 апреля 2009 г. № 03-04-05-01/181.

Ситуация: организация выплачивает доходы частному нотариусу

Частные нотариусы самостоятельно определяют налоговую базу и платят НДФЛ в бюджет (подп. 2 п. 1 ст. 227 НК РФ). Поэтому организации, которые оплачивают их услуги, не являются налоговыми агентами (п. 2 ст. 226 НК РФ). Следовательно, они не обязаны подавать справки по форме 2-НДФЛ о доходах, выплаченных частным нотариусам.
Ситуация: организация заключила с гражданином соглашение на продажу имущества, в котором она выступает в качестве комиссионера

Компания не должна представлять в налоговую справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Исключением из данного правила являются договоры комиссии на продажу ценных бумаг. В этом случае отчитаться по доходам граждан должна организация, выплачивающая доход ( ст. 214.1 НК РФ ).Таким образом, организация-комиссионер не является налоговым агентом в отношении доходов, полученных гражданами от продажи по договору комиссии принадлежащего им имущества.Ситуация: организация предоставила покупателю скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупокСкидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, гражданин должен понести определенные расходы и выполнить ряд дополнительных условий. Поскольку предоставленная скидка не признается доходом покупателя, организация не является по отношению к нему налоговым агентом. Следовательно, она не обязана сдавать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ.

Куда сдавать справки. Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства предпринимателя.

С 2016 года в кодексе прямо прописали, что компании должны сдавать отчеты по НДФЛ за сотрудников обособленных подразделений по местонахождению этих филиалов (включая тех, кто работал в подразделении по гражданско-правовому договору). Это касается и 2-НДФЛ, и 6-НДФЛ.

При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по месту жительства сотрудника (человека, получившего доход).

На что обратить внимание, заполняя справку 2-НДФЛ. Справка по форме 2-НДФЛ включает в себя пять разделов (образец справки – ниже). Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). При этом печать на справке больше необязательна.

Пример заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год

Пример заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год

1. Признак. Чтобы сообщить в ИФНС о неудержанном налоге, в этом поле нужно поставить значение 2. Справку с таким признаком сдают до 1 марта включительно. Укажите в ней только сведения о тех доходах, с которых НДФЛ удержан не был. А до 1 апреля включительно подайте еще одну справку – с признаком 1. Чиновники считают, что справка с признаком 1 содержит более общие данные, поэтому ее необходимо представить по всем людям, получившим доходы от компании (письмо Минфина России от 1 декабря 2014 г. № 03-04-06/61283). Однако, если справка с признаком 1 дублирует ранее представленную справку с признаком 2, то судьи считают, что ее можно не сдавать (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 8 сентября 2015 г. № Ф09-5794/2015).

2. Номер корректировки. В исходной справке поставьте «00». Если понадобится ее уточнить, то укажите «01», «02» и т.д. Присвойте корректирующей справке тот же номер, который был в первичной, но поставьте новую дату.

3. ОКТМО. Если вы отчитываетесь по головной компании, поставьте код головы. Если по обособленному подразделению, то код филиала. С 1 января в кодексе прямо прописано, что отчитываться по НДФЛ за работников обособленных подразделений нужно по местонахождению этих филиалов (п. 2 ст. 230 НК РФ).

4. Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. На практике бывает, что паспорт или фамилия изменилась, а в бухгалтерской программе старые данные. Или при заполнении справки в программе бухгалтер не выбрал год рождения, в результате в нее автоматически попал год, с которого начинается список, например, 1900. В то же время, эти данные обязательны и за ошибки в них будет штраф. Чтобы исключить такие последствия, в ФНС России рекомендует перепроверить сведения о физике перед сдачей. К примеру, сделать это можно в службе персонала компании, а если данные отсутствуют, то, по возможности, нужно связаться с налогоплательщиком и выяснить. Хотя если вы переписали данные из копии паспорта, сделанной на момент получения дохода, ошибки не будет.

Когда сотрудница выходит замуж и меняет в связи с этим фамилию, в справке нужно указать новую. Если в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы, инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.

Если компания выплатила доходы нерезидентам и иностранным гражданам, в этом случае можно заполнить только пункты «Код страны проживания» и «Адрес». В них укажите адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны. Тогда пункт «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.

5. ИНН физлица. В декабре 2015 года ФНС обязала инспекции проверять, чтобы во всех справках 2-НДФЛ был ИНН сотрудника (письмо ФНС России от 23 декабря 2015 года № 11-2-06/0733). Цель — сократить число справок с недостоверными данными. Поэтому если у вас нет информации об ИНН у кого-то из налогоплательщиков, безопаснее выяснить его или перепроверить на сайте nalog.ru > «Узнай ИНН». Именно так рекомендует поступать ФНС (письмо от 17 декабря 2015 г. № БС-4-11/22148).

Еще вариант — направьте запрос в инспекцию, где стоит на учет компания, с просьбой сообщить ИНН. Приведите в нем Ф. И. О. сотрудника и его паспортные данные. Напишите, зачем компании понадобился ИНН. Например, так: «Для корректного составления справки 2-НДФЛ за 2016 год просим сообщить сведения о наличии ИНН у физического лица». Госпошлина за сведения — 100 руб. Отправить запрос можно как на бумаге, так и в электронном виде по ТКС. Если сотрудников без ИНН несколько, можно всех их перечислить в одном запросе. Инспекция ответит в течение 5 рабочих дней.

Но не у всех сотрудников есть ИНН. И далеко не всегда его можно узнать через сервис. А требовать эту информацию при заключении трудового договора работодатель не имеет права (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, это реквизит справки 2-НДФЛ не является обязательным (раздел IV Порядка, утв. приказом ФНС России от 30 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/485). Поэтому инспекторы обязаны принимать справки без ИНН.

Такая справка должна пройти форматно-логический контроль, если отправить ее в налоговую в электронном виде. Компания получит сообщение вида «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Но справку примут (письмо ФНС России от 3 февраля 2016 г. № БС-4-11/1584).

6. Статус налогоплательщика. Раньше кодов было три: 1 – резиденты, 2 – нерезиденты, 3 – высококвалифицированные специалисты. Теперь добавили еще три: 4 – переселенцы, которые живут за рубежом, 5 – беженцы-нерезиденты, 6 – иностранцы на патенте.

Если работник в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории РФ 183 календарных дня и более, то он резидент. Тогда в поле «Статус налогоплательщика» формы 2-НДФЛ надо поставить статус 1. И указать ставку 13 процентов.

Если в России работник находился менее 183 дней, то он нерезидент. Тогда ставим статус 2 и ставку 30 процентов.

Таким образом, несмотря на то, что в течение года доходы сотрудника могут облагаться по разным ставкам, бухгалтеру следует составлять по каждому работнику справку формы 2-НДФЛ только по одной ставке.

7. Сумма фиксированных авансовых платежей. Если вы поставили в поле «Статус» цифру 6, в справке нужно указать, какую сумму НДФЛ заплатил по патенту работник-иностранец. Получать патент и платить фиксированные авансы по НДФЛ должны все работники из безвизовых стран, чей статус «временно пребывающие в России». Исключение – сотрудники из стран Евразийского экономического союза: Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии. Они вправе трудиться в России без разрешения на работу и патента. И по ним в справке нужно указывать статус 1 или 2 в зависимости от того, резиденты они или нет. Как для иностранцев на патенте, так и для работников из стран ЕАЭС действует ставка НДФЛ 13 процентов с первого их дня пребывания в России.

8. Уведомление, которое подтверждает право иностранца на вычет НДФЛ по патенту. В это поле впишите номер и дату уведомления, а также код ИФНС.

9. Ставка налога. Если работник в течение года получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, разделы 3–5 справки заполните отдельно для каждой из ставок налога. Например, по зарплате укажите 13 процентов, а для материальной выгоды от экономии на процентах – 35 процентов.

10. Код дохода. Утверждены новые коды доходов и вычетов по НДФЛ в 2017 году. Актуальные коды мы привели в таблице. Смотрите статью - "Коды доходов по НДФЛ в 2017 году: расшифровка". 

11. Налоговые вычеты. Выбор кода на ребенка зависит от нескольких условий. Во-первых, от того, какой по счету ребенок у работника — первый, второй либо третий и последующий. Во-вторых, в каком размере работник получает вычет — одинарном или двойном. В-третьих, является ли ребенок инвалидом. Первым считается тот ребенок, который старше по возрасту (письмо Минфина России от 26 февраля 2013 г. № 03-04-05/8–133). Если ребенок является одновременно инвалидом, работник вправе получить два вычета: 1400 рублей как за первого ребенка и 12 000 рублей как за ребенка-инвалида. Посмотрите новые коды вычетов по НДФЛ в 2017 году

С 1 января работники могут получить по месту работы социальный вычет на лечение и обучение. Поэтому в разделе 4 справки появилась строка для номера и даты уведомления на такой вычет. Но эти вычеты надо будет отражать в справке 2-НДФЛ за 2016 год. 

Ситуация: после сдачи справки в инспекцию налог был пересчитан

Нужно составить новую справку по форме 2-НДФЛ. При ее оформлении в полях «№ __»
и «от __» укажите номер ранее представленной справки и новую дату составления справки. А в поле «Номер корректировки» укажите «01», «02» и т. д. Если же справку нужно вообще аннулировать, то проставьте «99». В такой справке заполняют только данные о работнике и компании.
Ситуация: у сотрудницы в течение года поменялась фамилия

В справке нужно указать новую. Если у женщины есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию, никаких вопросов у налоговиков не возникнет. Если же в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы, инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.
Ситуация: компания выплатила доходы нерезидентам и иностранным гражданам. как в таком случае заполнить адрес

В этом случае можно заполнить только пункты «Код страны проживания» и «Адрес». В них укажите адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны. Тогда пункт «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.
Ситуация: в организации работают иностранцы, налоговый статус которых в течение года изменился

Если работник в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории РФ 183 календарных дня и более, то он резидент. Тогда в поле «Статус налогоплательщика» формы 2-НДФЛ надо поставить статус 1. И указать ставку 13 процентов. 

Если в России работник находился менее 183 дней, то он нерезидент. Тогда ставим статус 2 и ставку 30 процентов.Таким образом, несмотря на то, что в течение года доходы сотрудника могут облагаться по разным ставкам, бухгалтеру следует составлять по каждому работнику справку формы 2-НДФЛ только по одной ставке.

Ситуация: отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Например, сотрудник получил отпускные в декабре 2015 года. При этом часть его отпуска приходится на декабрь, а часть – на январь. Или даже весь на январь. Какую сумму отпускных включать в состав доходов за декабрь? 
Нужно включить всю сумму отпускных, которая выдана сотруднику в декабре. Распределять ее между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.

Логика здесь простая. В справке 2-НДФЛ указывают доходы, которые выдали сотруднику в действительности. То есть ориентиром является дата фактического получения им дохода, которую нужно определять в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ.

По мнению налоговиков, отпускные являются фактически полученными в день их выплаты (в отличие от зарплаты, официальная дата получения которой – последний день месяца). Дело в том, что инспекторы не причисляют отпускные к доходам за выполнение трудовых обязанностей. То есть определяют дату их фактического получения в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ – в день выдачи денег сотруднику.

При этом заплатить НДФЛ с отпускных можно до конца месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: компания в 2016 году выплачивала дивиденды

Включать дивиденды в справки должны не все организации. Все зависит от организационно-правовой формы компании и от того, по какой форме она сдает декларацию по налогу на прибыль – старой или новой.

ООО. Общества с ограниченной ответственностью должны включить дивиденды в справки 2-НДФЛ за 2016 год. Эти суммы надо отразить в разделе 3 справки как доходы, облагаемые по ставке 13 процентов.

Акционерные общества. С 1 января 2014 года действует правило о том, что акционерные общества должны отчитываться о налоге, удержанном с дивидендов физическим лицам, в декларации по налогу на прибыль (п. 4 ст. 230 НК РФ). Для этого в декларации по налогу на прибыль есть специальное приложение № 2 «Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом…» (утв. приказом ФНС России от 26 ноября 2014 г. № ММВ-7-3/600). Акционерные общества, которые заполнили это приложение в декларации, не должны включать дивиденды, выплаченные физическим лицам, и НДФЛ с них в справки 2-НДФЛ (письмо ФНС России от 2 февраля 2015 г. № БС-4-11/1443).

Добавим, что в таком же порядке должны действовать и акционерные общества на упрощенке. Даже при условии, что они платят дивиденды только физическим лицам.

Есть доходы, которые облагаются НДФЛ в сумме, превышающей определенный лимит. Например, подарки и материальная помощь освобождены от налога в пределах 4000 руб. в год. А выходные пособия – в пределах трех среднемесячных заработков. Если лимит не превышен, то в справку такие выплаты включать не нужно. Ведь в отношении льготных доходов компания не признается налоговым агентом (письмо Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-06/1-202).

Допустим, стоимость подарка или нескольких подарков, выданных работнику в течение календарного года, превысила 4000 руб. В этом случае в справке о доходах уже нужно отразить их стоимость, причем полную. Она указывается в справке по коду 2720, а необлагаемая сумма (4000 руб.) – по коду 501. Такой же порядок действует и в отношении материальной помощи.

Что касается выходного пособия, то если его размер не превышает трех заработков, указывать его в справке не нужно. Показывать нужно только ту часть, которая облагается НДФЛ. При этом используйте код 4800 «Иные доходы».

Ситуация: показывать ли в справке зарплату за декабрь, выплаченную в 2017 году 

Да, показывать. В справке 2-НДФЛ за 2016 год надо отразить декабрьскую зарплату. Даже если компания фактически выдала ее в январе. Ведь дата получения дохода в виде зарплаты – последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

То же самое с налогом, удержанным с этой зарплаты. Его надо отразить не только по строке «Сумма налога исчисленная», но и как удержанный и перечисленный налог (письмо ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74). Не важно, в каком месяце компания фактически заплатила этот НДФЛ в бюджет.

Форма 6-НДФЛ

С 2016 года компаниям предстоит ежеквартально сдавать новую форму 6-НДФЛ. Бланк и порядок заполнения отчетности утвердила ФНС России приказом от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11-450.

Первый раз сдать новый отчет в 2017 году надо будет за четвертый квартал. Срок – не позднее 3 апреля 2017 года, так как 1 апреля выпадает на субботу (см. таблицу со сроками). Передавать документы необходимо через интернет либо на бумаге, если численность работников, которым вы выплачивали доходы, до 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Дословно в этом пункте кодекса сказано "до 25 человек" и нет уточнения "включительно". Поэтому налоговики на местах могут не принять у вас бумажную отчетность, если в ней ровно 25 человек. Мы советуем в этом случае либо сразу представлять форму 6-НДФЛ электронно, либо перед сдачей уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

В какие сроки сдавать 6-НДФЛ в 2016 году

За какой период

Последний день сдачи

I квартал

2 мая 

Полугодие

31 июля

9 месяцев

31 октября

2017 год

2 апреля 2018 года (перенос с 1 апреля)

Форму 6-НДФЛ должны представлять все налоговые агенты. Основания, по которым организации признаются налоговыми агентами, не имеют значения (письмо Минфина России от 2 ноября 2015 г. № 03-04-06/63268).

Если в течение отчетного периода организация или предприниматель не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет, сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Ведь в таких случаях организация или предприниматель не признается налоговым агентом. А сдавать расчеты должны именно налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4901). 

Некоторые эксперты опасаются, что налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании, если не увидит расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Ведь у проверяющих нет точных сведений, является ли компания или бизнесмен налоговым агентом или просто бухгалтер забыл подать расчет. Для таких осторожных специалистов есть два альтернативных решения. Первое – организация или предприниматель вправе представить по своей инициативе, а инспекция обязана принять нулевой расчет 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 4 мая 2016 г. № БС-4-11/7928). Второй вариант – составить письмо для инспекции в свободной форме о том, что не являетесь налоговым агентом. Это точно обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки расчетного счета.

Если фактических выплат физлицам не было, но зарплату вы начисляли, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК РФ). Это обязанность налогового агента, следовательно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ в расчете необходимо отразить. В отчете покажите начисленный доход и рассчитанный налог по строкам 020 и 040 раздела 1. В строках 070 и 080 поставьте ноль, а во всех блоках строк 100-140 раздела 2 — прочерки. Заполняйте эти строки только в расчете за тот квартал, в котором выплатите деньги (письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9194).

Допустим, доходы были начислены и выплачены только один раз в середине года. Например, во II квартале. В этом случае за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, девять месяцев и за год расчеты сдать придется. Причем в расчете за девять месяцев и за год нужно заполнить только раздел 1. Об этом сказано в письме ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4958.

Штраф за непредставление ежеквартального отчета составит 1000 руб. за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Кроме того, инспекторы смогут заблокировать расчетный счет компании за непредставление расчета в течение 10 рабочих дней после истечения крайнего срока. Также в кодексе появилась новая статья 126.1, в которой прописана ответственность налогового агента за недостоверные сведения – 500 руб. за каждый документ с ошибками. При этом штрафа не будет, если компания сама заметит ошибки и исправит их.

Кроме того, директора компании за опоздание с расчетом могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Внимание! Новый документ не заменяет и не отменяет справки 2-НДФЛ. Их надо, как и раньше, сдавать не позднее 1 апреля следующего года.

Новая форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов (образец – ниже).

Титульный лист. В верхней части титульного листа проставьте ИНН и КПП организации. Если подаете форму по обособленному подразделению, указывайте КПП подразделения. При заполнении ИНН организации в двух последних ячейках ставят прочерки. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают только свой ИНН.

В строку «Номер корректировки» первичного расчета впишите «000». Если сдаете исправленный расчет, укажите порядковый номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Отчетный период (код)» проставьте код:

– 21 – при сдаче расчета за I квартал;

– 31 – при сдаче расчета за полугодие;

– 33 – при сдаче расчета за девять месяцев;

– 34 – при сдаче расчета за год.

Далее в графе «Налоговый период (год)» укажите год, за который подаете расчет (например – 2016).

По строке «Представляется в налоговый орган (код)» укажите код налоговой инспекции, в которую подаете расчет.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» также проставляются специальные трехзначные коды. Например:

– 120 – по месту жительства предпринимателя;

– 212 – по месту учета российской организации;

– 220 – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;

– 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Налоговый агент» укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.

Коды ОКВЭД указывайте в соответствии с классификатором ОК 029-2014.

Как заполнить раздел 1. Заполнять этот раздел лучше после раздела 2. Общую сумму доходов, исчисленный и удержанный налог надо отразить в строках 020–040, 070 раздела 1. Если доход облагался по разным ставкам (например, 13 и 35 процентов), то по каждой нужно заполнить отдельные строки 010–040 раздела 1. Строки 060–090 в такой ситуации заполняйте только на первой странице.

Если какой либо суммовой показатель отсутствует, укажите ноль («0»).

В строке 010 приведите налоговую ставку.

По строке 020 отразите весь доход сотрудников нарастающим итогом с начала года. В строке 025 выделите доходы в виде дивидендов.

В строке 030 показывают сумму вычетов с доходов, облагаемых по ставке 13 процентов, кроме дивидендов (п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 210 НК РФ).

В строке 040 отразите сумму исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Она должна быть равна:

Сумма исчисленного НДФЛ (строка 040) = Общий доход (строка 020) – Общий вычет (строка 030) ? Ставка НДФЛ (строка 010)

Аналогично заполняем строку 045 по дивидендам:

Сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам (строка 045) = Общий доход по дивидендам (строка 025) ? Ставка НДФЛ (строка 010)

В строке 050 укажите сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.

В строке 060 необходимо показать число «физиков», которым был выплачен доход. Если сотрудник в течение квартала подрабатывал подрядчиком либо уволился, но потом вернулся назад, его считают только один раз.

По строке 070 приводят общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. Если в компании есть сотрудники-иностранцы на патенте, уплаченный ими НДФЛ в показатель по этой строке не включайте. При этом суммы удержанного и исчисленного НДФЛ в расчете могут отличаться. Это не ошибка.

По строке 080 отразите сумма налогу, которую вы не смогли удержать, а по строке 090 покажите возвращенный работнику НДФЛ. Речь тут идет о суммах, излишне удержанных компанией (ст. 231 НК РФ).

Если вы выплачивали физическим лицам в течение отчетного периода доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1 заполните для каждой из ставок налога. Исключение — строки 060-090. Значения этих строк впишите только на первой странице, причем сразу по всем ставкам.

Как заполнить раздел 2. В разделе 2 следует распределить все доходы по датам. Заполняя раздел 2, укажите:

– по строке 100 – даты фактического получения доходов,

– по строке 110 – даты удержания налога,

– по строке 120 – даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет,

– по строке 130 – сумму дохода, которую налоговый агент перечислил на дату по каждой строке 100,

– по строке 140 – сумму налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.

Даты фактического получения дохода, удержания НДФЛ и срок его перечисления могут отличаться в зависимости от вида дохода.

Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число, даже если этот день выпал на выходной. На порядок удержания эта дата не влияет. При этом дату начисления аванса по зарплате в 6-НДФЛ указывать не нужно.

Удержать налог надо при фактической выдаче денег по итогам месяца, а перечислить — на следующий день (п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, если компания выдаст зарплату 4 февраля, то эту дату надо записать в строке 110, а в строке 120 указать 5 февраля.

Поэтому дата фактического получения дохода, которую надо показать в строке 100, может не совпадать с днем, когда человеку на самом деле выдали деньги. К примеру, компания перечислила зарплату за февраль 4 марта, а в расчете датой фактического получения дохода будет 29 февраля.

Если работник получит отпускные в 2017 году, то в строках 100 и 110 дата получения дохода будет одинаковой — дата выплаты денег. А вот срок перечисления в строке 120 будет отличаться. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно в последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если этот день попадает на выходной, то срок переносится на первый рабочий день. Например, компания выдала отпускные 18 января, тогда эту дату следует записать в строках 100 и 110, а в строке 120 — 31 января 2017 года.

Как определить дату фактического получения дохода

Доход

Дата фактического получения дохода

Основание

Зарплата

Последний день месяца, за который начислили зарплату

Пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Окончательный расчет с уволенным сотрудником

Последний рабочий день сотрудника

Пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Отпускные и больничные

День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту работника

Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Командировочные расходы, которые сотрудник не подтвердил документами

Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет

Подпункт 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Сверхлимитные суточные

Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет

Подпункт 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Подарки в части, превышающей 4000 руб., облагаемая НДФЛ материальная помощь и другие доходы, не связанные с оплатой труда

День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту работника. Для доходов в натуральной форме — день передачи ТМЦ, оплаты за человека работ или услуг

Подпункты 1, 2 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Вознаграждение подрядчику

День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту подрядчика

Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Материальная выгода по займам

Последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдали заем

Подпункт 7 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Дивиденды

День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту участника общества (акционера)

Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ

Все доходы перечисляйте в хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая мартом. Даже если внутри одного месяца были выплаты, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, например зарплата и материальная выгода по займу, вы можете не разносить их по разным листам. В порядке заполнения расчета нет подобного требования. Но и ошибкой это тоже не будет.

Также можно не включать в раздел 2 мартовскую зарплату, которую выплатили в апреле. Дата получения дохода в этом случае приходится на I квартал. Но налог вы удержите уже во II квартале. Чиновники разрешают в такой ситуации доход и налог отражать в разделе 2 расчета за полугодие (письма ФНС России от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553, от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058). Тогда включите в расчет за I квартал и декабрьскую зарплату, выданную в январе. Но и в этом случае можно сделать по-другому – мартовскую зарплату показать, даже если она выплачена в апреле, а декабрьскую – нет (как в нашем образце).

Как показывать «переходящие» доходы в расчете 6-НДФЛ 

Ситуация

Как заполнить 6-НДФЛ

Зарплату за июнь выдали в июле

Июньскую зарплату, выплаченную в июле, покажите в разделе 1 расчета за полугодие. Впишите только начисленный доход, вычеты и налог (строки 020, 030 и 040). По строке 080 сумму налога не отражайте. Ведь дата удержания налога – день фактической выплаты зарплаты – еще не наступила. Назвать такой налог не удержанным нельзя.

Поскольку НДФЛ с июньской зарплаты удержите только в июле в момент выплаты, покажите ее в разделе 2 отчета за 9 месяцев.

Такой порядок подтверждается письмами ФНС России от 16 мая 2016 г. № БС-4-11/8609, от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553 и от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058

Зарплату за декабрь выдали в январе

Зарплату за декабрь, выданную в январе, надо показать только в разделе 2 отчета за I квартал. Ведь налог с нее был удержан только в январе, то есть в I квартале 2016 года. Отражать зарплату за декабрь в разделе 1 не обязательно (письмо ФНС России от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058)

Июльские отпускные выдали в июне

В расчете за II квартал отпускные покажите и в разделе 1, и в разделе 2. Ведь доход у сотрудника возник в июне, когда он получил деньги. Рассчитать и удержать НДФЛ с отпускных компания должна была в день выплаты, а перечислить удержанную сумму в бюджет – не позднее 30 июня. И неважно, что отпуск приходится на июль

В разделе 1 расчета доходы надо отражать нарастающим итогом с начала года. А в разделе 2 – только те выплаты, которые пришлись на конкретный квартал. Например, в разделе 2 расчета за полугодие понадобится показать только операции за II квартал — с 1 апреля по 30 июня включительно. Так считают в ФНС (письмо от 15 марта 2016 г. № БС-4-11/4222).

Как проверить новый расчет по методике налоговиков. Письмом от 20 января 2016 г. № БС-4-11/591 установила контрольные соотношения показателей расчета 6-НДФЛ. С их помощью бухгалтер может:

– самостоятельно проверить, правильно ли он составил расчет;

– выяснить, какие несоответствия вызовут вопросы при камеральной проверке;

– узнать, что предпримут проверяющие, обнаружив ту или иную ошибку.

Прежде всего инспекторы будут искать нестыковки внутри самой формы 6-НДФЛ. А когда компания будет сдавать годовой бланк, то сверят расчет со справками о доходах. Если налоговики найдут расхождения на проверке, то они примут отчетность. Главное, чтобы бланк отчетности и электронный формат соответствовали утвержденным.

При ошибках инспекторы запросят пояснения, а также потребуют внести исправления в отчет. Если компания успеет уточнить ошибки не позднее отчетной даты, то штрафов можно избежать. Если исправит позже, то инспекторы вправе оштрафовать на 500 рублей за недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ). Чтобы избежать ошибок, перед отправкой стоит перепроверить в расчете каждую строчку. Показатели для сверки – в таблице ниже.

Что проверят инспекторы в расчете 6-НДФЛ
Что проверят инспекторы в квартальных расчетах 6-НДФЛ Соотношение Комментарий
Инспекторы проверят, чтобы компания сдала расчет не позже, чем требует НК РФ. А значит, на титульном листе дата должна быть раньше срока, записанного в кодексе. Если позже, то инспекторы оштрафуют компанию на 1000 рублей за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ) Дата на титульном листе < = срок сдачи расчета Квартальный расчет надо сдавать не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Но в 2016 году два срока из трех переносятся. За I квартал расчет надо сдать не позднее 4 мая (так как 30 апреля, 2 и 3 мая — выходные, а 1 мая — праздник). За полугодие — не позднее 1 августа (31 июля — воскресенье). А вот за 9 месяцев срок не переносится — 31 октября. Срок сдачи расчета за год — не позднее 1 апреля. Первый годовой расчет за 2016 год надо сдать не позднее 3 апреля 2017 года (1 и 2 апреля — выходные)
Контролеры проверят, чтобы доходы в строке 020 превышали вычеты с начала года (строка 030) Строка 020 > = строка 030 В строке 030 раздела 1 надо отразить все вычеты: детские, на жилье, лечение и обучение, если их предоставляла компания. Кроме того, в эту строку нужно включить вычет с необлагаемых доходов. Например, со стоимости подарков до 4 тыс. рублей. Если завысить вычеты, то инспекция направит уведомление об ошибках. Если же показать не все вычеты, то можно ошибиться в расчете налога в строке 040
Инспекторы проверят, чтобы сумма исчисленного налога (строка 040) соответствовала налоговой базе в расчете, умноженной на ставку НДФЛ Строка 040 = (строка 020 – строка 030) : 100 * строка 010 Компания может ошибиться, если складывает налог по разным ставкам и записывают полученную сумму в строку 040 расчета 6-НДФЛ. По доходам, облагаемым по разным ставкам (например, 13 и 30 процентов), нужно заполнить отдельные строки 010–040 раздела 1. Если соотношение не будет выполняться, контролеры потребуют уточнить расчет
Сумма НДФЛ с дивидендов по строке 025 должна соответствовать базе, умноженной на ставку налога Cтрока 025 / 100 * строка 010 = строка 045 Дивиденды резидентов РФ облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, поэтому их надо включить в общий доход по строке 020. И отдельно записать в строке 025. А налог показать и в строке 020, и в строке 045
Контролеры проверят в расчете сумму авансов, которые иностранец заплатил за патент (строка 050). Она не должна превышать исчисленный налог (строка 040) Строка 040 > = строка 050 Компания вправе уменьшить налог, исчисленный с доходов иностранца на авансы, которые работник заплатил за патент. При этом если сумма авансов окажется выше исчисленного налога, то разницу нельзя перенести на следующий год. Например, уменьшить налог в 2016 году не получится на авансы за 2015 год. Эту разницу работник не сможет вернуть и в инспекции, так как это не переплата

Дорогой коллега, вот выгодная формула от "Главбуха"!

За подписку на 6 месяцев мы дарим 6 номеров журнала и обучение в Высшей школе "Главбуха"

Успеть получить подарок >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 20 января 2017 14:00 НДС: изменения с 2017 года
РНК 20 января 2017 13:00 Дивиденды в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка