Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Трудовая книжка: мелочей не бывает

13 июля 2006 4484 просмотра

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Поэтому она не должна содержать неправильных или неточных записей. Однако в небольших организациях обычно нет отдела кадров, книжки работников заполняют секретари, а в лучшем случае бухгалтеры, которые зачастую не всегда имеют четкое представление о правилах работы с этим важным документом. О том, как следует заполнять трудовую книжку, сказано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.., принятых постановлением Правительства РФ, и в Инструкциях по заполнению трудовых книжек, утвержденных Минтрудом России. Предлагаю рассмотреть подробнее, как трудовая книжка заполняется на практике.
Лектор: Юлия Эдуардовна Романова, главный эксперт-консультант компании «ПРАВОВЕСТ», куратор по вопросам трудового права, автор тематических конференций, семинаров и «круглых столов» по применению трудового законодательства.

РАЗДЕЛ 1. Заполняем титульный лист трудовой книжки

Трудовая книжка образца 2004 года выглядит по-новому, ее размер теперь соответствует размеру российского паспорта. Эта форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Книжка состоит из 44 страниц и разбита на три раздела - «Титульный лист», «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Если сотрудник устроился на работу впервые, вы должны оформить ему трудовую книжку в недельный срок. Прежде чем завести трудовую книжку, нужно запомнить, что все записи в ней должны быть сделаны аккуратным почерком - перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Допускаются только черные, синие или фиолетовые чернила. Число, месяц указываются только двузначным числом, а год - четырехзначным, например 11.06.2006. При заполнении нельзя пользоваться сокращениями, например «пр.» вместо «приказ», «распр.» вместо «распоряжение», а также римскими цифрами.

Итак, давайте для начала заполним титульный лист трудовой книжки (рис. 1). Предположим, в вашей организации будет трудиться новый юрисконсульт-Иванова Елена Петровна. Фамилию, имя, отчество работника, дату его рождения нужно указать полностью без сокращений. Обычно данные берутся из паспорта, но можно воспользоваться любым другим документом, удостоверяющим личность, например загранпаспортом, военным билетом, водительскими правами.

Графа «Образование» заполняется только на основании соответствующих документов об образовании. Если работник утверждает, что у него неоконченное высшее образование, то ему это необходимо доказать, предъявив надлежаще заверенные документы, например зачетную книжку, студенческий билет или справку из вуза. После в книжке делается нужная запись.

Поле «Профессия, специальность» заполняется на основании необходимых документов, подтверждающих квалификацию работника. Предположим, что работник предъявил диплом, в соответствии с которым ему присвоена квалификация «юрист» по специальности «юриспруденция». Тогда в этом поле следует сделать запись «юрист». Если у работника нет присвоенной квалификации, например он только закончил школу, то графу следует оставить пустой.

Давайте представим, что Иванова Елена Петровна пришла трудоустраиваться сразу после окончания школы. Соответственно графа «Профессия, специальность» остается пустой.

Отмечу, что заводить трудовую книжку вы обязаны в присутствии работника. Таковы требования пункта 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Также на титуле указывается дата заполнения. После этого работник расписывается в соответствующей графе.

Сотрудник организации, оформивший книжку, тоже должен оставить на титульном листе свою подпись и поставить печать организации или отдела кадров. При переходе работника на другое место печать новой организации на титуле уже не ставится.

Кто именно может оформлять и вести трудовые книжки, законодательством не установлено. В принципе это может быть любой сотрудник, назначенный приказом руководителя. Желательно, чтобы данная обязанность была также закреплена за ним каким-либо внутренним документом, например должностной инструкцией, либо прописана в трудовом договоре. Если в организации сменяется лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то каждый раз необходимо издавать новый приказ о возложении соответствующих обязанностей.

Допустим, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек назначена главный бухгалтер Игонина Ирина Павловна. Именно ее подпись будет проставлена в соответствующем поле титульного листа (рис. 2).

Теперь представим, что Иванова Елена Петровна вышла замуж и взяла фамилию супруга - Фролова. Эти сведения нужно отразить в трудовой книжке.

Изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения выполняются по следующей схеме: на титульном листе соответствующие сведения зачеркиваются и заносятся новые. В трудовых книжках нового образца изменившаяся фамилия вписывается над прежней, в трудовых книжках старого образца - в нижнее свободное поле.

Слева на внутренней стороне обложки делаются пояснение и ссылка на соответствующий документ - свидетельство о заключении брака. Также необходимо поставить печать организации и подпись работника, внесшего изменения.

Иногда сотрудник параллельно с работой дополнительно учится. Представим, что Елена Петровна заочно окончила вуз и получила высшее профессиональное образование. Ей присвоена квалификация «юрист». Эти сведения необходимо занести в трудовую книжку. В графе «Образование» после слова «среднее» ставится запятая и дописываются новые данные. В графе «Профессия», оставшейся при заполнении пустой, проставляются сведения о полученной квалификации.

РАЗДЕЛ 2. Сведения о работе: принимаем, переводим, увольняем

После того как трудовая книжка заведена, необходимо правильно заполнить сведения о работе. Сначала нужно внести запись о приеме на работу (рис. 3).

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырех граф. В графу № 1 заносится порядковый номер записи, в графу № 2 - дата заполнения. В графе № 3 делаются все записи, связанные с работой. В графе № 4 указываются документы, на основании которых проставляются сведения. Также в графе № 3 перед записями о работе указывается полное и сокращенное название организации, в которую принят сотрудник.

Предположим, что Елена Петровна впервые вышла на работу 20 апреля. В этот день с ней был заключен трудовой договор, издан приказ и оформлена трудовая книжка. После того как номер и дата приема на работу указаны в графах № 1 и 2, в графы № 3 и 4 соответственно вносятся сведения о приеме на работу и о приказе, которым он был оформлен.

Если вы вдруг ошиблись, учтите, что в разделе «Сведения о работе» не допускаются зачеркивания и исправления. В этом случае нужно составить новую запись, в которой следует указать, что предыдущая недействительна, и внести правильные сведения. Создадим запись № 2 (см. рис. 3).

Помимо записи о приеме в штат в трудовые книжки вносятся записи о присвоении работнику второй и последующей профессий, специальности или квалификации с указанием их разрядов и классов.

По желанию работника в трудовой книжке могут содержаться сведения о работе по совместительству. Для этого работнику необходимо иметь подтверждающий документ из организации, в которой он работает по совместительству.

Отношения между работником и нанимателем могут меняться. Итак, Елена Петровна получила высшее образование. Давайте переведем ее с должности юрисконсульта на должность юриста. Создадим для этого в разделе «Сведения о работе» запись №3 (рис. 4).

Еще одна запись, которая выполняется в графе «Сведения о работе», - это данные об увольнении. Наиболее распространенная форма увольнения - это расторжение трудового договора по инициативе работника. В этом случае в графе № 3 следует записать «Уволен(а) по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». У некоторых организаций принято давать ссылку при увольнении работника по собственному желанию на статью 80 Трудового кодекса РФ. Это неправильно, поскольку основания для прекращения трудового договора изложены в статье 77 Трудового кодекса РФ. Исключения составляют лишь случаи, когда трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Также хочется напомнить, что при заполнении трудовой книжки нельзя пользоваться сокращениями: «ТК» вместо «Трудовой кодекс», «РФ» вместо «Российская Федерация» в записях не допускаются.

Итак, создадим запись № 4 (рис. 5).

Записи об увольнении нужно подкрепить подписью и печатью. Обычно свою подпись в трудовой книжке оставляет начальник отдела кадров либо иное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Если на предприятии такой сотрудник не назначен приказом, записи в трудовой книжке нужно делать самому руководителю.

РАЗДЕЛ 3. Поощряем сотрудника

Раздел «Сведения о награждении» состоит из четырех граф. В графу № 1 вносится порядковый номер записи, в графу № 2 - дата заполнения. В графе № 3 делаются все записи о награждениях и поощрениях. В графе № 4 перечисляются документы, на основании которых делаются записи.

Открывается запись с заголовка в графе № 3. В нем указывается полное и сокращенное название организации. Далее здесь же выполняется сама запись, которая содержит информацию, кем был награжден работник и за какие заслуги.

Итак, за успешное представление интересов организации на судебных разбирательствах фирма дарит Елене Петровне золотую шариковую ручку Parker. Сделаем в разделе «Сведения о награждении» запись № 1 (рис. 6).

O СЕМИНАРЕ
Место проведения: г. Москва
Тема: «Практические советы по ведению кадровой документации»
Длительность: 7 часов
Количество участников: 18 человек
Стоимость: 6195 рублей
Компания-организатор: Специализированный центр правовой информации ПРАВОВЕСТ
Многоканальные тел.: (495) 231-23-23, 231-23-24.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка