Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Разбираемся с командировочными расходами

14 июля 2006 3920 просмотров

, директор департамента аудита Группы компаний «РУСКОНСАЛТ»

В июне Минфин России выпустил сразу два письма, которые касаются налогового учета командировочных расходов. Отрадно, что выводы, которые сделали в финансовом ведомстве, в целом положительны для организаций. Первое письмо говорит о том, какими документами можно подтвердить затраты на гостиницу. Второе позволяет учесть расходы на содержание квартиры, купленной специально для проживания командированных.

Конечно, командировочные расходы – это отнюдь не самая значительная статья затрат для фирмы. Но беспокойства бухгалтерам командировки приносят немало. Хотя бы потому, что поездки сотрудников связаны с массой разнообразных и порой непредвиденных трат. А истребовать с работника все необходимые документы бывает крайне сложно. О проблемах учета командировочных расходов – наш материал.

Командировочный документооборот

Затраты на командировки относятся к прочим расходам на основании первичных документов, подтверждающих расходы, пусть даже косвенно. Прежде всего, это приказ о командировке, а также документы, подтверждающие затраты на жилье и проезд. Плюс авансовый отчет. Требовать от фирмы каких-либо дополнительных документов налоговики не вправе. Более того, не требуется даже командировочного удостоверения, достаточно приказа (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). В то же время на случай спора с налоговиками фирма должна быть готова обосновать цель командировки.

Так, чревата разногласиями ситуация, когда сотрудник был командирован на предприятие, с которым пока не заключено и, возможно, не будет заключено никаких договоров. В таком случае инспекторы при проверках зачастую требуют массу дополнительных документов, например, протоколы о намерениях, проекты договоров и т. д.

Конечно, лучше, если такие документы есть – это избавит бухгалтера от лишних вопросов. Но в любом случае доказывать необоснованность расходов на командировку должны налоговики. Если правильно оформлены первичные документы (авансовый отчет, счета из гостиниц, билеты и т. д.), сделать это им будет непросто. Об этом свидетельствует, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2004 г. № А56-20999/03.

Оплата жилья

Документы, подтверждающие расходы. Сотрудники фирмы, ездившие в командировку, для подтверждения своих расходов на проживание в гостинице нередко предъявляют в бухгалтерию только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли этого документа для включения затрат в состав расходов на командировки? Да, отвечает Минфин России в письме от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164.

Фирмы могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности. Форма такого бланка для гостиниц (№ 3-Г) утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Таким образом, для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме № 3-Г вполне достаточно.

Более того, подтвердить расходы может и документ, составленный в произвольной форме. Ведь Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть обоснованы командировочные расходы. А в пункте 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, указано, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель (то есть гостиница) выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Он должен содержать:
– наименование гостиницы;
– фамилию, имя, отчество постояльца;
– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
– цену номера (места в номере);
– другие необходимые данные по усмотрению гостиницы.

Поэтому если документ составлен в соответствии с этими требованиями, налоговики не вправе исключить затраты на оплату гостиницы из налогооблагаемой базы.

Расходы на квартиру. В своем письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533 сотрудники Минфина России затронули еще один момент, связанный с проживанием сотрудников во время командировки. Фирма для этой цели приобрела квартиру в другом городе. Чиновники посчитали, что расходы на содержание жилья можно учесть при расчете налога на прибыль. Но не в полном объеме, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. В то же время расходы по содержанию квартиры за то время, что она пустовала, не могут быть учтены для целей налогообложения как экономически неоправданные.

Пример 1

В июле 2006 года сотрудник ООО «Солнечный берег» О.В. Панов был направлен в командировку в другой российский город. В приказе о командировке указано, что ее продолжительность – с 10 по 19 июля включительно (всего 10 дней). Все это время работник проживал в принадлежащей фирме квартире. Месячная сумма расходов на ее содержание – 4000 руб. В течение июля в квартире больше никто не жил. Таким образом, списать на расходы можно только 1290,32 руб. (4000 руб. x 10 дн. : 31 дн.).

Следуя такой логике чиновников, не исключено, что доказывать придется и обоснованность включения в состав затрат начисленной по квартире амортизации за тот период, когда в ней никто не проживал.

Надо сказать, что позиция чиновников не нова. Еще в начале года, высказываясь относительно налогового учета затрат на аренду квартир для командированных, в Минфине России рассуждали аналогичным образом. Дескать, раз квартира пустует, то и расходы на аренду за этот период необоснованны (письмо Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58).

Точка зрения спорная, ведь о необходимости такого деления Налоговый кодекс РФ ничего не говорит. Кроме того, покупка или аренда квартиры в конечном итоге может оказаться для фирмы более выгодным делом, чем постоянные траты на гостиницу. Особенно если командировки носят частый и длительный характер. Следовательно, экономическая оправданность «квартирных» расходов налицо. Но, к сожалению, оспаривать эту позицию скорее всего придется в судебном порядке.

Если траты на жилье не подтверждены. На основании пункта 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» оплата жилья в случае отсутствия подтверждающих документов производится по расценкам, указанным в пункте 11 этого документа. Но указанные там размеры выплат не индексировались с момента появления Инструкции № 62 и сейчас составляют копеечные суммы от 3 до 5 руб.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание при потере счета из гостиницы, – постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Но установленная в ней компенсация в 12 руб. применима только для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Да и сама сумма также до смешного мала.

Вместе с тем согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 Трудового кодекса РФ сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, условия компенсации расходов на жилье, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно. Главное не забыть прописать сумму компенсации в коллективном договоре. Тогда фирма сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Проездные расходы

Перенос даты отправления или возвращения. Предположим, накануне отъезда работника командировку отменили в связи с тем, что в ней отпала необходимость. Или просто перенесли дату выезда. Однако определенные средства уже израсходованы – куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы. В любом случае средства, выданные под отчет, будут возвращены в кассу организации. По другим произведенным расходам ситуация сложнее.

Что касается пошлин за полученные визы, то обратно их получить нельзя. И если командировка отменена, расходы на их получение нельзя считать экономически оправданными. Так считают в Минфине России (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134). Следовательно, облагаемую налогом прибыль они не уменьшают. Позиция небесспорная. Прежде всего, потому, что сам факт отмены командировки вовсе не означает, что расходы на нее автоматически становятся необоснованными. Важное значение имеет причина, по которой командировка не состоялась. Если она сорвалась по независящим от фирмы обстоятельствам (например, болезнь сотрудника или отказ принимающей стороны), то доказать судьям оправданность затрат на получение визы будет вполне реально.

То же самое можно сказать и про вынужденный возврат уже купленных билетов. Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Однако при этом будет возвращена не вся сумма. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, связанные со сдачей билетов? Да, можно. Но при условии, что фирма сможет обосновать отмену или перенос сроков командировки. Такой ответ мы получили в ФНС России.

Таким образом, если инспекторы сочтут перенос даты вылета обоснованным, проблем не возникнет. Причем даже в том случае, если не будет возможности сдать обратный билет (письмо Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338). В ситуации, изложенной в письме, билет на самолет был приобретен без права возврата. Однако обратный вылет пришлось перенести на более ранний срок по уважительной причине – смерть отца у командированного сотрудника. Позиция чиновников была однозначна: «организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету».

Затраты на такси. Как показывает арбитражная практика, организация вправе включить в состав командировочных расходов оплату услуг такси. Но при этом важно документально подтвердить производственную направленность расходов. Например, представить счета или квитанции с указанием в них уплаченных за проезд на такси сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04).

Аренда (прокат) автомобиля. Во время командировки работнику может потребоваться транспортное средство. И порой оптимальным решением этой проблемы является аренда автомобиля. Однако затраты на прокат инспекторы нередко исключают из состава расходов как необоснованные. Между тем это не так, что подтверждают и постановления арбитражных судов (постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. № А56-32729/04, а также ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. № Ф04-9850/2005 (19018-А27-15)).

Наряду с этим организация может отражать в налоговом учете и расходы по оплате стоянки автомобиля, и затраты на бензин. Главное – все та же пресловутая экономическая обоснованность затрат.

Суточные

Задержка в командировке. Иногда работник не может вовремя вернуться из командировки по объективным причинам. Например, из-за нелетной погоды. В таком случае сотруднику полагаются дополнительные суточные. Возникает вопрос: как их обосновать? По сути, это чрезвычайные расходы. Однако получить документы, подтверждающие их «чрезвычайность», на практике очень сложно. Поэтому для обоснования дополнительных командировочных затрат организации лучше просто издать приказ о продлении сроков командировки. В этом случае данные затраты можно будет учесть как обычные командировочные расходы.

Загранкомандировка в несколько стран. По общему правилу суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, начиная со дня пересечения границы России. Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждой страны применяются со дня въезда в страну. Как определить этот день?

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 в служебную командировку за пределы России сотрудники направляются без оформления командировочного удостоверения (исключение составляет ряд стран СНГ). При этом даты пересечения государственной границы России определяются по отметкам в их паспортах.

Формально данный порядок предусмотрен только для сотрудников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время применять его могут и остальные предприятия. Об этом говорится в письме Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469.

После возвращения в Россию, со дня пересечения ее границы, суточные рассчитываются по нормам, применяемым в России.

Пример 2

ООО «Вега» направило своего работника М.М. Белякова в краткосрочную командировку в Австрию и Францию. Срок командировки – с 17 по 25 июля 2006 года.

В Австрии Беляков пробыл с 17 по 20 июля, то есть 4 дня. Затем он выехал во Францию и прибыл в эту страну 21 июля. Во Франции Беляков пробыл по 24 июля, то есть тоже 4 дня. В Россию сотрудник вернулся 25 июля. Даты въезда в каждую из стран подтверждают отметки в загранпаспорте Белякова.

Приказом по предприятию размер суточных для командировок в Австрию составляет 66 долл. США, во Францию – 65 долл. США, по России – 100 руб. Сумма командировочных в инвалюте составит:
66 USD x 4 дн. + 65 USD x 4 дн. = 524 USD.

Таким образом, Белякову перед командировкой нужно выдать 524 долл. США и 100 руб.

Главное – обосновать причину переноса командировки

Сбитнева Ирина Николаевна, советник налоговой службы II ранга

– Учесть затраты на командировки позволяет подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Причем перечень командировочных расходов открыт. Следовательно, при расчете налога на прибыль можно учесть любые расходы, связанные с командировкой сотрудников, но при их обязательном соответствии пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. И если перенос сроков командировки или возврата из нее санкционирован приказом директора и связан, например, с болезнью сотрудника или необходимостью приостановить переговоры, расходы на обмен билета уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка