Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Главный бухгалтер на новом месте работы

14 июля 2006 18962 просмотра

Ксения Батанова

Вы выходите на новую работу. Вы передали все дела главному бухгалтеру, заменившему вас на старой. Вы ждете того же от своего предшественника на новом месте. Но вам не повезло. Вместо организованного бухучета бывший бухгалтер оставил вам ворох «первички» в полиэтиленовых пакетах. А если вы перешли еще и в незнакомую вам бухгалтерскую среду – из малого бизнеса в крупный или из производства в торговлю?

Главное – не паниковать. «Со всем можно справиться», – утверждают опытные главбухи.

Выстраиваем защиту

Главное в такой ситуации – разграничить ответственность на свою и чужую. Для этого вместе с генеральным директором составьте опись или двустороннее соглашение о том, в каком виде вам достался бухгалтерский учет.

Конечно, в соответствии со статьей 7 Закона «О бухгалтерском учете» именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Но, согласно пункту 1 статьи 6 того же Закона, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут и руководители фирм. Так что к описи дел вы вполне можете привлечь директора.

С этим документом вам не придется потом доказывать самому же руководителю или налоговым инспекторам, что до такого хаотического состояния бухучет довел прежний главный бухгалтер, а не вы.

На что обратить внимание в первую очередь, составляя такой документ? Конечно, на те документы, за которые отвечает главный бухгалтер: налоговую и бухгалтерскую отчетность, учетную политику, банковские и кассовые документы.

Советует Вера Пинчук, главный бухгалтер ООО «БЭМП»:

– Лично для себя я установила определенный порядок приемки дел. Если фирма маленькая и в штате только главный бухгалтер, то лучше отразить здесь все: банк, кассу, налоговую отчетность, учетную политику. А если штат бухгалтерии помимо главного бухгалтера насчитывает несколько единиц, то есть учет разделен на участки, нет смысла составлять акт на полный перечень документов. К примеру, если есть кассир, то я не вношу в опись кассовые отчеты. Но это не означает, что я не проверяю их наличие.

Что касается периода, за который необходимо проверить документы, то я обращаю внимание на время c последней налоговой проверки, если таковая была, и обязательно – за последние три года. Да, финансовая документация должна храниться пять лет, но ведь налоговая инспекция проверяет только три последних!

Совет – не увлекайтесь оценкой состояния «первички» за прошлые периоды. Если сверять каждую бумагу с учетом хозяйственных операций и обращать внимание на оформление документов, процесс может затянуться до бесконечности.

Обговорите этот вопрос с директором: если он согласится оплачивать вам тесный контакт с «первичкой» двух-трехлетней давности, приступайте к работе. Если нет, то сосредоточьтесь на том, что важно именно сейчас.

Советует Наталья Барановская, главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:

– Что сделать обязательно? Проверить остаток средств на расчетном счете, получив справку из обслуживающего банка. Выяснить, полностью ли оприходованы наличные деньги, снятые с расчетного счета по чековым книжкам. Проверить наличные деньги в кассе и правильность оформления кассовой книги. Удостовериться, что все кассовые документы подписаны полностью. Важно также узнать, где находятся договоры, а также учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства из ИФНС, Пенсионного фонда, ФСС и др.).

Приступаем к работе

Принимая дела, составьте свой собственный перечень необходимой для вас информации.

Иерархию можно построить по разным принципам. Это может быть список по актуальности проблемы, по участкам учета, по срочности выполнения и т. д.

Для того чтобы оценить состояние учета, можно составить для себя проверочный список. В него непременно следует включить анализ отчетности. Следует посмотреть, в полном ли объеме и своевременно ли сданы отчеты за прошлые периоды. Затем можно сверить цифры, зафиксированные в отчетах, с данными бухгалтерского и налогового учета.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset:

– Я вышла на новую работу непосредственно перед сдачей годового отчета, и мне пришлось подписывать и сдавать его на основании тех сведений, что остались от прежнего главного бухгалтера. Понятно, что сразу определить, насколько верны эти сведения, невозможно. Поэтому, чтобы обезопасить себя, я составила служебную записку на имя генерального директора. В ней я указала, что отчет за такой-то год составлен на основании сведений бухгалтерского учета, оставленных предыдущим бухгалтером, поэтому я не могу гарантировать его правильность. Такой документ лучше составить в двух экземплярах – один для директора, другой для себя.

По многим налогам – ЕСН, налогу на прибыль – налоговую базу считают нарастающим итогом. Поэтому ошибки в расчетах по текущему году лучше выправлять, ведь итоговые декларации будете сдавать вы, а значит, и отвечать тоже будете вы.

А вот исправлять ошибки за предыдущие годы или нет – вы должны решать для себя сами, так как ответственность за них вы нести уже не будете. Ответственность будут нести генеральный директор и организация. Если вы все же решили навести порядок в учете – не копите уточненные декларации, сдавайте их по мере составления. Иначе вы можете не успеть сделать это до выездной проверки. Инспекторы накажут организацию и генерального директора за нарушения, а ваш труд пропадет даром.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset:

– После того как я сдала годовой отчет, я занялась наведением порядка в учете за последний год. Налоговой проверкой могут быть охвачены три года, а значит, год моего прихода тоже будут проверять. Я выяснила, что не в порядке и какие налоговые последствия могут ожидать фирму за ошибки, найденные в «моем» периоде. После этого составила еще одну служебную записку на имя генерального директора с подробным описанием этих ошибок и того, что за это будет компании. И здесь уже он принимал решение о том, что делать дальше.

Еще один способ выяснить, что у вас в порядке, а что нет – инвентаризация расчетов с бюджетом. Обязательно затребуйте сверку в налоговой на дату приемки документации. Наверняка это займет много времени, но если вы собираетесь и дальше работать на этой фирме, то сверка существенно облегчит вам жизнь – вы будете знать, что у вас в порядке, а что нужно исправлять. Если были проверки, то обязательно просмотрите акты налоговых проверок, решения налоговых органов, переписку с налоговой инспекцией по различным вопросам.

Комментирует Татьяна Амитова, главный бухгалтер ООО «ИММА-трейд»:

– Можно привлечь для оценки состояния бухгалтерской службы независимых аудиторов. Они же могут провести восстановление бухгалтерского учета и исправление всех допущенных ошибок. Но, как правило, на такие дополнительные затраты руководство идти не хочет, поэтому новому бухгалтеру придется самому перепроверять дела.

Не забудьте сообщить в налоговую, что главный бухгалтер теперь вы. Закон этого не требует, но, уведомив инспекторов о смене главбуха, вы существенно облегчите себе жизнь – не придется при сдаче отчетности объяснять, кто вы и почему подпись другая. Уведомить инспекцию лучше письмом. Составьте его в свободной форме: я, Ф.И.О., приказом таким-то назначен(а) на должность главного бухгалтера с такого-то числа. После чего передайте это письмо в канцелярию вашей инспекции.

А вот что нужно сделать по закону обязательно, так это уведомить о смене главного бухгалтера банк и переоформить банковскую карточку. Если вы этого не сделаете, банк не примет платежные поручения к исполнению.

Даже если в вашем трудовом договоре не закреплена полная материальная ответственность, проведите инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, кассы, дебиторской- кредиторской задолженности. Эта инвентаризация поможет вам проверить показатели годовой бухгалтерской отчетности, а также оградит вас от возможности расплачиваться за растраты и недостачи прежнего бухгалтера.

Находим подход

Конечно, правильно принять все дела важно. Но не менее важно установить контакт с коллективом компании, в которую вы пришли, и понять основные принципы внутренней организации работы здесь. В первую очередь познакомьтесь с сотрудниками бухгалтерии, для того чтобы понять, кто на каком участке работает и что делал непосредственно главный бухгалтер. Затем постарайтесь наладить контакт со всеми руководителями и начальниками отделов.

Заручившись поддержкой своих подчиненных и руководителей других отделов, вы сможете намного быстрее влиться в работу.

Советует Наталья Барановская, главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:

– По собственному опыту знаю – очень важно выстроить правильные отношения с секретарями, офис-менеджерами и помощниками руководителей: установив хорошие отношения с этими сотрудниками можно быть уверенным, что они всегда заранее предупредят о начале совещания, помогут подготовить приказы и распоряжения, своевременно подпишут документы. Ну и конечно, я сразу же составила для себя список телефонов, имен и фамилий тех, кто должен представлять в бухгалтерию документы и текущие отчеты.

К счастью, особых трудностей с вхождением в коллектив у меня не было. Меня очень доброжелательно приняли в компании и все старались помочь быстрее освоиться.

Далеко не всякий коллектив легко принимает нового руководящего работника. Если ваши подчиненные и коллеги относятся к вам настороженно, сохраняйте спокойствие, деликатность и выдержку – хорошие отношения мгновенно не возникают.

Переходим на другой уровень

Трудности могут возникнуть и при переходе главбуха в компанию, занимающуюся другим видом деятельности или большего размера. На что обратить внимание в таких случаях?

Из торговли – в производство

Делится опытом Герта Фрейман, главный бухгалтер ОАО «Архангельский ЦБК»:

– Тем, кто приступает к работе в производственной компании, по собственному опыту могу посоветовать отладить документооборот. Ведь в бухгалтерию стекаются данные со всех цехов, со всех участков, со всех вспомогательных производств. Нужно подойти к этому делу не формально: на нашем предприятии приказ о документообороте расписан на 30 страницах. Некоторые операции по закрытию отчетного периода описаны не просто по дням, но и по часам – как, например, начисления зарплаты. Второе, на что нужно обратить внимание, – постановка исполнительной дисциплины. Вот здесь вам уже нужно привлечь к сотрудничеству директора, руководителей других отделов и производств, для того чтобы они донесли до подчиненных всю важность своевременной подачи сведений и документов в бухгалтерию.

Кроме того, я бы посоветовала детально ознакомиться с технологическим процессом предприятия. Это поможет правильно сформировать косвенные и прямые затраты в структуре производимой продукции.

Помимо работающего документооборота и понимания технологического процесса «производственному» бухгалтеру необходимо изучить отраслевую инструкцию по калькулированию продукции и специфику конкретного производства. И не только в теории. Нужно взять себе за правило посещать цехи и участки для того, чтобы четко представлять себе движение сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции.

Еще один совет, который дают бухгалтеры, работающие на производстве, – изучайте договоры. Производственникам и снабженцам абсолютно все равно, что написано в них – капитальный ремонт или реконструкция, оборудование с монтажом или без. А для бухгалтерии это имеет большое значение, ведь от этого зависит дальнейший учет.

И запаситесь терпением – прежде чем вы полностью освоите производственный учет, пройдет как минимум год.

Из малого бизнеса – в крупный

Работая в маленькой фирме, главный бухгалтер часто бывает единственным бухгалтером или имеет в подчинении одного-двух человек. Это дает ему возможность полностью контролировать работу бухгалтерии. Главная проблема, с которой столкнется главбух при переходе на работу в большую бухгалтерию, – он не сможет так непосредственно контролировать учетный процесс, как это было в малом предприятии. В бухгалтерии большого предприятия он скорее будет менеджером, чем бухгалтером. Именно поэтому так важно знать возможности и особенности каждого бухгалтера. Вам нужно доверять им, ведь иначе придется перепроверять все сделанное бухгалтерами, а это лишняя трата времени. К тому же, чем больше обороты фирмы, тем выше цена ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.

Советует Ирина Неугодова, главный бухгалтер СМП «ИТАР-ТАСС»:

– Я полагалась на компетентность своих подчиненных, так как уверена, что кадровый вопрос является ключевым в решении проблем эффективной работы бухгалтерии. Мне помогло то, что я лично встретилась с каждым из своих подчиненных. Главным для меня было разобраться, почему люди работают именно здесь, какая у них мотивация, планы, определить сильные стороны каждого специалиста. Мы смогли посоветоваться о необходимости перестройки существовавшего ранее учетного процесса в бухгалтерии. И в то же время у меня получилось установить психологический контакт с сотрудниками и показать, что они не легко заменяемые винтики в механизме, а живые люди и ценные работники, чье мнение ценят.

И особенно важно при таких встречах взять правильный тон, быть доброжелательным, корректным, внимательным, но не позволять ставить под сомнение свое лидерство.

Возможно, в каком-то смысле работать в крупной фирме сложнее, но мне кажется, что не существует проблем, которые нельзя было бы решить, и вопросов, в которых нельзя было бы разобраться.

Кроме психологических проблем есть проблемы и учетные. Малые предприятия, как правило, применяют упрощенный план счетов бухгалтерского учета, сдают сокращенную бухгалтерскую и статистическую отчетность. Кроме того, в бухгалтерском учете малых предприятий не используются нормы ПБУ 18/02, есть освобождение от обязанностей налогоплательщика по НДС в соответствии со статьей 145 Налогового кодекса РФ и др.

Это, конечно, существенно облегчает работу главного бухгалтера, но и оставляет «белые пятна» в бухгалтерском опыте. Поэтому при переходе в крупную компанию необходимо изучить все то, с чем вы не сталкивались в ведении бухгалтерского, налогового и статистического учета на малом предприятии. Конечно, нет главбухов, знающих ответы на все вопросы, но прийти в новую организацию и сразу же показать свою некомпетентность во многих вопросах – значит потерять право на лидерство.

Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию (см. таблицу)

.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка