Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выводим бухгалтерию из режима ожидания

11 августа 2006 11862 просмотра

, шеф-редактор журнала «Главбух»

Снова и снова бухгалтер набирает телефон коммерческого отдела, чтобы еще раз напомнить сотрудникам о документах, которые они должны были сдать еще неделю назад. Знакомая ситуация, не так ли? Мы предлагаем полезные советы ваших коллег, как добиться своевременного представления документов в бухгалтерию.

Организуйте регулярные отчетные совещания

Как заставить большой штат сотрудников вовремя отчитываться перед бухгалтерией? Можно начать с организации регулярных собраний, на которых менеджеры должны доложить о представлении необходимых документов. Сначала такие совещания можно проводить еженедельно, приглашая к участию высшее руководство фирмы, например генерального или финансового директора. Это, так сказать, мера психологического воздействия. Ведь вряд ли кому-то хочется предстать перед директором в невыгодном свете из-за бумажек.

Впоследствии, когда сотрудники привыкнут к системе контроля, собрания можно проводить реже (дважды в месяц, ежемесячно или в конце каждого отчетного периода) и в более узком кругу.

Делится опытом Наталья Барановская, главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:
– Дважды в месяц мы проводим специальные совещания, на которые приглашаются все ответственные менеджеры. Бухгалтерией готовится протокол совещания, который заранее рассылается сотрудникам и по которому на совещании они отчитываются перед руководителем и главным бухгалтером. Как правило, больше всего проблем возникает у нас с документацией от отдела маркетинга, отдела торгового оборудования и службы охраны. На совещаниях сотрудники этих отделов отчитываются перед бухгалтерией в первую очередь. В результате бухгалтерская служба постоянно контролирует ситуацию.

Составьте приказ о документообороте

Главное оружие бухгалтера в борьбе за дисциплину на предприятии – это четкий регламент документооборота. Опытные бухгалтеры отмечают, что без этого документа эффективная работа бухгалтерской службы невозможна в принципе.

Делится опытом Светлана Долгалева, главный бухгалтер ОАО «Пресненский машиностроительный завод»:
– Наш приказ о документообороте четко ограничивает сроки по представлению каждого отдельного документа. Например, авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в течение трех дней после получения денежных средств. А документы о приеме материалов должны поступать к нам на следующий день после их непосредственного получения. Ответственные за представление документов – начальники отделов.

Очевидно, что чем крупнее предприятие, тем больше объем документооборота у него и тем больше нюансов должно быть предусмотрено в соответствующем приказе.

Делится опытом Оксана Лазарева, заместитель директора департамента

по учету ОАО «Саратовнефтепродукт»:
– В силу того, что наша организация входит в группу предприятий компании «ТНК-ВР», у нас помимо общих для всех фирм отчетных дат есть дни сдачи внутренней отчетности в управляющую компанию. Чтобы не нарушать сроки, в организации существует приказ руководства, закрепляющий четкую систему документооборота. Она предусматривает исчерпывающий перечень первичных документов по каждому отдельному участку бухгалтерского учета, сроки их представления в бухгалтерию и ответственных за это представление лиц. Помимо этого в приказе определены работники бухгалтерии, отвечающие за прием документов.

Приказ о документообороте – второй по важности документ на любом предприятии после приказа об учетной политике. Причем взять типовую форму документооборота не получится. Чтобы документ работал, разрабатывать его надо самостоятельно, учитывая особенности конкретного предприятия.

Делится опытом Герта Фрейман, главный бухгалтер ОАО «Архангельский ЦБК»:

– На нашем предприятии первая версия приказа о документообороте занимала три страницы. За 9 лет моей работы документ «распух» до 30 страниц. Сегодня приказ предусматривает все возможные ситуации, которые могут повлиять на представление документов: реорганизация фирмы, увольнение ответственного сотрудника, праздники, приходящиеся на отчетные даты. В приказе о документообороте все расписано по часам. Только так возможно контролировать своевременность представления документов в бухгалтерию большого предприятия.

За опоздание – лишайте премии

Если ни общие собрания, ни приказ руководства не приучили сотрудников к общей дисциплине, остается один выход: наказывать провинившихся рублем.

Комментирует Тамара Федорова, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Своевременность представления документов в бухгалтерию – это один из элементов общей трудовой дисциплины на предприятии. Чтобы на предприятии соблюдалась дисциплина, можно разработать специальные нормы в Положении о премировании. В нем следует указать пункт о невыплате премии, в случае если сотрудник выполняет работу некачественно и/или выбивается из установленных сроков. Особо отмечу, что работодатель не имеет права вводить в локальные акты понятие «штраф». Наше трудовое законодательство не предусматривает такого дисциплинарного взыскания.

Делится опытом Алевтина Кондратьева, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению Группы компаний «Градиент Альфа»:
– Когда я была главбухом в торговой фирме с большим количеством поставщиков, всегда проблематично было собрать документы у отдела закупок. К сожалению, довольно действенен оказался «метод кнута». При расчете заработной платы менеджеров по закупке учитывался понижающий коэффициент за нарушение графика документооборота, что было прописано в Положении о премировании. После введения этой меры количество «опоздавших» или неверно оформленных документов свелось к минимуму.

Между тем не все согласны с мнением о необходимости материальной ответственности. «Горбатого могила исправит», – такого принципа придерживаются многие бухгалтеры.

Советует Наталья Барановская, главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:
– Я считаю, что вводить материальную ответственность за несвоевременное представление документов неразумно. Возможно, лишение премии дисциплинирует человека, совершившего ошибку однократно из-за несобранности. Однако если сотрудник постоянно относится к делу недобросовестно, в материальной ответственности нет смысла. Такого человека лучше уволить.

Создайте базу данных исходящих документов

Иногда из-за сотрудников, опаздывающих представлять документы, бухгалтер даже не знает о текущих сделках фирмы. А это важно, когда речь идет о договорах на крупные суммы. Чтобы «припозднившиеся» бумаги не стали неприятным сюрпризом для бухгалтера, специалисты рекомендуют создать единую базу данных (или внутреннюю сеть) по всему документообороту фирмы. Каждый сотрудник должен сохранять в этой базе копии всех выставленных документов. В результате бухгалтер всегда имеет полное представление об отношениях с контрагентами.

Однако у малых фирм иногда нет возможности создать внутреннюю сеть, а проблемы с документами все равно возникают. В такой ситуации практики предлагают, чтобы менеджеры один из экземпляров исходящего документа приносили в бухгалтерию. При этом можно попросить менеджеров ставить свою подпись и приблизительную дату исполнения документа. В результате бухгалтерия всегда может посмотреть, кто из сотрудников на текущий момент опаздывает с представлением тех или иных бумаг.

Советует Дмитрий Дмитриев, аудитор ООО «Аудитфинэксперт»:
– Если у компании нет возможности создать базу данных или внутреннюю сеть, то можно обязать менеджеров распечатывать всегда не два, а три экземпляра каждого документа. Два экземпляра, как обычно, будут высылаться контрагенту, а третий передаваться в бухгалтерию. Когда документ будет возвращен в компанию с отметками фирмы-партнера, третий экземпляр будет изъят и уничтожен, а «правильный» документ с отметками займет его место.

Наладьте контакт с бухгалтерией контрагента

Приучая сотрудников к общей дисциплине, нельзя забывать о том, что своевременность представления документов зависит еще и от контрагентов. Чтобы ускорить поступление документов из чужой бухгалтерию в вашу, полезно наладить контакты с бухгалтерами постоянных партнеров компании.

Делится опытом Наталья Барановская, главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:

– Действительно, иногда своевременность и правильность представления документов зависит не от менеджера компании, а от контрагента, с которым он непосредственно связан. В моей практике был один случай, когда от одного нашего партнера документы приходили всегда с опозданием и большим числом ошибок. Чтобы решить эту проблему, мы связались с руководством фирмы-партнера. Они прислали к нам своего главбуха, и мы напрямую договорились о точном порядке постоянного сотрудничества.

Опытные бухгалтеры также советуют договориться с партнерами о том, чтобы вместе с оригиналами всех документов всегда высылались их копии – по факсу или электронной почте. Ведь налоговики при проверках сначала требуют именно копии.

Кстати, потребовать высылать электронные или факсовые копии документов можно и от филиалов фирмы, которые тоже часто грешат нерасторопностью при представлении документации.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка