Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Суточные в командировке: рассчитываем, выдаем, удерживаем налоги

17 августа 2006 8939 просмотров
Суточные в командировке: в каком размере выплачивать суточные сотруднику. Подробно о том, как начислять налоги и взносы с суточных. >>>

В командировку хотя бы раз в жизни ездил каждый. И необходимость поставить штамп в командировочном удостоверении, собрать все документы, подтверждающие траты, и по возвращении составить авансовый отчет многими сотрудниками воспринимается как формальность. Однако бухгалтеры так не считают. Командировки и связанные с ними выплаты постоянно вызывают большое количество вопросов. И мы сами в этом убедились, побывав на семинаре Дмитрия Евгеньевича Аборина.

Определяем, какое лицо может быть отправлено в командировку

Прежде всего давайте разберемся, что является командировкой. Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Соответственно в командировку может быть направлен только тот человек, с которым у предприятия заключен трудовой договор.

Исключением, согласно этой же статье кодекса, являются служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такие поездки служебными командировками не признаются. Например, это относится к курьерам, водителям и т. п. Им командировочные не выплачиваются, а сама сумма заработка должна быть определена таким образом, чтобы покрывать их неизбежные расходы, возникающие при поездках.

Также не являются командировками поездки лиц, с которыми у предприятия нет трудовых отношений. Вот как раз об этом я хочу поговорить подробнее.

Самый распространенный случай - когда в поездку отправляется человек, с которым заключен договор подряда или иной гражданско-правовой договор. Такая поездка командировкой не является. Следовательно, суммы, выданные такому лицу, не освобождаются от налогообложения как командировочные расходы. Так, например, в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. № 28-11/62835 сказано, что все выданные деньги подобному «командированному» нужно включить в его совокупный доход и удержать налог на доходы физических лиц. При этом по заявлению лица ему может быть предоставлен профессиональный налоговый вычет в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов*.

Что касается суточных, то, если выдавались, с них также необходимо удержать НДФЛ. Ведь по сути суточными они не являются.

По поводу единого социального налога высказалась ФНС России в письме от 13 апреля 2005 г. № ГВ-6-05/294@. Налоговики считают, что возмещение затрат на проезд и проживание в гостиницах лицам, с которыми нет трудовых отношений, является дополнительным вознаграждением по гражданско-правовому договору. И, следовательно, должно облагаться ЕСН.

Кстати, что касается налога на прибыль, то налоговики также против того, чтобы командировочные расходы «несотрудников» учитывались при его расчете. Так, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. № 28-11/62835. На мой взгляд, это не совсем обоснованно, так как налоговое законодательство не предусматривает прямого запрета на учет подобных расходов. Более того, пункт 41 статьи 264 кодекса прямо говорит о том, что расходы по договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), заключенным с индивидуальными предпринимателями, не состоящими в штате организации, учитываются при расчете налога. И даже если ваш исполнитель не является индивидуальным предпринимателем, на мой взгляд, вы можете учесть при расчете налога на прибыль выданные ему средства и компенсации, если эти расходы обоснованы производственной необходимостью. При этом, правда, разъезды такого лица и компенсация понесенных им издержек должны быть предусмотрены заключенным с ним гражданско-правовым договором.

Рекомендация лектора

Как отстоять право не платить ЕСН?

Несмотря на то что налоговики настаивают на том, что, командируя человека, с которым нет трудового договора, предприятие должно платить ЕСН, существует возможность этого не делать. Для этого необходимо, чтобы в гражданско-правовом договоре, заключенном с этим лицом, было сказано о том, что в рамках выполняемой работы он может быть отправлен в другую местность. И расходы на проезд, питание и проживание ему предприятие, соответственно, компенсирует. То есть разъезды, по сути, должны являться одним из предметов заключенного договора. А выплаченные деньги - компенсацией издержек лица по выполнению задания. При этом в договоре должна быть отдельно оговорена собственно оплата выполняемых работ (услуг).

Тогда смешать эти два понятия - оплату и компенсацию - налоговикам будет очень сложно. На невозможность одинакового подхода к этим двум видам выплат указал, кстати, Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 августа 2005 г. № 1443/05, а также в пункте 1 информационного письма от 14 марта 2006 г. № 106.

Судьи решили, что компенсация расходов, предусмотренная договором оказания услуг, не является платой по этому договору. Следовательно, ее нельзя рассматривать как объект налогообложения по ЕСН, предусмотренный пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Поэтому такие компенсации не облагаются ЕСН независимо от того, учитывает их предприятие при расчете налога на прибыль или нет.

Подсчитываем время нахождения в командировке

Минимальный срок нахождения сотрудника в командировке нигде не установлен. Поэтому командировка может длиться и один день. Вопрос о том, может ли сотрудник ежедневно возвращаться из места командировки к своему постоянному месту жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации. При этом он принимает во внимание дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания, а также необходимость создания работнику условий для отдыха. Единственное ограничение - суточные при однодневных командировках не выплачиваются*.

Максимальный же срок командировки работников определяется руководителями организаций, но не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А срок командировки сотрудников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года*.

У вас сразу может возникнуть вопрос: что будет, если срок командировки превысит 40 дней? Налоговики считают, что суточные в командировке и оплата проживания сверх 40 дней уже не являются командировочными расходами и их учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такое разъяснение, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 15 октября 2003 г. № 26-12/57647. Позицию налоговиков можно критиковать или соглашаться с ней, но, на мой взгляд, здесь можно вообще избежать спора. Если становится ясно, что командировка затягивается и в 40 дней сотрудник не укладывается, можно попросить его вернуться на один день, а потом снова отправить его в командировку. Запрета на такие действия нигде нет, а формальные требования Инструкции № 62 будут соблюдены.

Комментарий редакции

Суточные для загранкомандировок больше не лимитированы

6 августа 2006 года вступил в действие приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 июля 2006 г. № 92н. Орган установил верхнюю границу суточных для загранкомандировок, которые могут выплачивать организации, финансируемые из федерального бюджета. Что касается коммерческих организаций, то они теперь сами устанавливают размер суточных для загранкомандировок. И прописывают их в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации. При желании можно воспользоваться теми нормами, которые утверждены для бюджетных учреждений приказом № 92н.

Что касается командировок за границу, то для них сроки нигде не установлены. Это также подтверждает письмо Минфина России от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345. При этом важно помнить, что при нахождении сотрудника в загранкомандировке более 183 дней в году он становится нерезидентом. И соответственно доход такого работника будет облагаться уже по ставке 30 процентов.

В случае направления работника на постоянную работу за границу, во время которой работник все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняет по месту работы в иностранном государстве, получаемое им вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое не относится к доходам, полученным от источников в России. Таким образом, обязанностей налогового агента у организации не возникнет. Эти вопросы разъяснила ФНС России в своем письме от 17 марта 2006 г. № 04-1-04/158 и Минфин России в письме от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345.

Теперь поговорим о том, как правильно рассчитать длительность командировки - это достаточно часто вызывает сложности. Согласно пункту 7 Инструкции № 62, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или иного транспортного средства из места постоянной работы. А днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. День считается до 24 часов включительно. А с 0 часов и позднее начинаются следующие сутки.

Если станция или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно также учитывать время, необходимое для того, чтобы туда добраться. Аналогично и с возращением из командировки. Поясню это на примере.

Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Поезд отправляется 1 августа в 23 часа 56 минут. Обратно возвращается 4 августа в 0 часов 2 минуты. Следовательно, первым днем командировки будет считаться 1 августа, а последним - 4 августа. Поэтому длительность командировки составит 4 дня - и именно за этот период работнику необходимо начислить суточные в командировке.

Приведу также другой пример, более запутанный. Работник вылетает к месту командировки на самолете. Аэропорт находится в часе езды от города. Дата вылета самолета - 17 августа в 0 часов 35 минут. Дата прилета - 20 августа в 23 часа 30 минут. Регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Соответственно 16 августа необходимо прибыть в аэропорт до 23 часов 55 минут. Поэтому днем вылета будет считаться 16 августа. А последним днем - 21 августа. Ведь, несмотря на то, что самолет прибыл 20 августа в 23 часа 30 минут, нужно учесть еще время, необходимое для проезда от аэропорта до города (1 час). Поэтому здесь работник имеет право на получение суточных за 6 дней.

В случае если работник отправляется в командировку на личном либо служебном транспорте, время его отправления и прибытия определяется по датам, указанным в командировочном удостоверении.

Если командировка приходится на выходные или праздничные нерабочие дни, то за эти дни средний заработок не выплачивается. Суточные же сохраняются. Если же работник выезжает в командировку в выходной или нерабочий праздничный день, то ему по возвращении предоставляется другой день отдыха. Такая норма прописана в пункте 8 Инструкции № 62.

Комментарий редакции

С 2007 года статус писем Министерства финансов повысится

Писем финансового ведомства выходит достаточно много, и их содержание зачастую бывает противоречивым. Минфин России в письме от 13 февраля 2006 г. № 03-11-04/3/79 указал, что его письменные разъяснения адресованы конкретному налогоплательщику и не носят нормативный характер. Поэтому брать «на веру» все, что разъясняет Минфин России, не следует. Если вам выгодна его рекомендация - воспользуйтесь ею. Если нет - можете проигнорировать. Ведь такие письма не являются нормативными документами.

Если же воспользуетесь ошибочными разъяснениями (и такое возможно!), то это защитит вас от штрафов за занижение налогов. Такая норма предусмотрена подпунктом 3 пункта 1 статьи 111 Налогового кодекса РФ. Недоимку и пени в бюджет при этом уплатить придется.

Однако в связи с внесением поправок в первую часть Налогового кодекса РФ Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ с 1 января 2007 года ситуация станет несколько иной. В статье 75 Налогового кодекса Российской Федерации будет сказано, что организация, которая руководствовалась разъяснениями чиновников, освобождается не только от штрафов, но и от пеней. Однако эта норма действует только в отношении разъяснений, датированных позже чем 31 декабря 2006 года. Такое переходное положение предусмотрено в пункте 8 статьи 7 Федерального закона № 137-ФЗ.

Но при этом законодатели предусмотрели три условия, которым должны соответствовать письма, позволяющие налогоплательщикам не платить пени:
- письмо адресовано неопределенному кругу лиц или непосредственно налогоплательщику, который воспользовался разъяснением;
- документ по смыслу относится к отчетным или налоговым периодам, в которых у организации возникла недоимка (дата самого письма не важна);
- письма основаны на полной и достоверной информации.

За выходные и праздничные дни командировки средний заработок не выплачивается

Учитываем какие расходы принимаются при расчете налогов

Прежде всего напомню, что при расчете ЕСН и НДФЛ командировочные расходы (суточные, оплата проезда, проживания и т. п.) не учитываются. Об этом сказано соответственно в статьях 238 и 217 Налогового кодекса РФ.

Что касается налога на прибыль, то при его исчислении расходы на командировки относятся к прочим*. Там же приведен и перечень основных командировочных расходов.

Вопросы у вас, как правило, возникают по тем тратам, которые по смыслу относятся к командировочным расходам, но непосредственно в этом перечне не указаны. Поэтому, я думаю, имеет смысл поговорить подробнее именно о них, тем более что многие спорные моменты разъясняет в своих письмах Минфин России.

Достаточно часто возникает вопрос: можно ли относить к командировочным расходам стоимость поездки на такси до аэропорта. В письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 Минфин России дает отрицательный ответ, ссылаясь при этом на пункт 12 Инструкции № 62. Там сказано, что работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно любым транспортом общего пользования за исключением такси. В то же время в статье 264 Налогового кодекса РФ подобного ограничения нет. Поэтому с утверждением Минфина здесь можно поспорить.

Что касается единого социального налога, то им суммы возмещения работникам поездок на такси не облагаются. Также не нужно удерживать и НДФЛ. Ведь данные выплаты носят компенсационный характер. Но во избежание проблем с налоговиками я рекомендую закрепить это положение в трудовом или коллективном договоре. Либо можно издать соответствующее распоряжение руководителя организации. Эту точку зрения поддерживает и Минфин России в письме от 5 июня 2006 г. № 03-05-01-04/148.

Причем компенсационный характер носит и возмещение расходов за пользование сотрудниками VIP-залов при вылете и прилете. Это, в свою очередь, подтверждено письмом УМНС России по г. Москве от 7 августа 2003 г. № 27-08а/43214.

Оформляем, какие документы следует выписывать

Напомню, что расходами, уменьшающими налогооблагаемую прибыль, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

В пункте 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» сказано, что документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Для командировок такие документы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. К ним относятся:
- форма Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
- форма Т-9 «Приказ о направлении сотрудника в командировку»;
- форма Т-10 «Командировочное удостоверение».

В то же время в статье 166 Трудового кодекса РФ сказано, что командировка оформляется только приказом и служебным заданием. Командировочное удостоверение там не упомянуто. Соответственно можно сделать вывод, что его оформлять не обязательно.

Такого же мнения, кстати, придерживался и Минфин России. В своем письме от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442 специалисты финансового ведомства сообщали, что организация может издать приказ, устанавливающий перечень документов для оформления командировок. В частности, в нем могут быть закреплены такие документы, как приказ о командировке или командировочное удостоверение. Причем параллельное составление двух документов, по мнению Минфина России, являлось нецелесообразным.

Однако в этом году Министерство финансов России изменило свою точку зрения. В письме от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469 специалисты финансового ведомства сказали о том, что командировку, согласно Закону «О бухгалтерском учете», нужно оформлять унифицированными формами учетных документов. А к ним относится и командировочное удостоверение. Я полагаю, что во избежание лишних споров с налоговиками этот документ лучше оформлять. Если же вы этого не делаете, то особой проблемы, на мой взгляд, нет. Так как законодательство, как я уже сказал, не требует обязательного оформления командировочного удостоверения.

Что же касается документального оформления загранкомандировок, то об этом говорится в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации. Такие документы должны быть оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве. В частности, к ним относится приказ о командировке, проездные билеты, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т. п.

Лектор - Дмитрий Евгеньевич Аборин, ведущий эксперт-консультант компании «Правовест», сотрудник налоговой службы 2 ранга

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка