Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Какие документы косвенно подтверждают расходы?

28 августа 2006 5525 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

С 1 января 2006 года статья 252 Налогового кодекса РФ позволяет организациям уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании документов, подтверждающих произведенный расход косвенно. Увы, недолгая практика применения данного новшества показала, что у инспекторов и налогоплательщиков абсолютно разное представление о том, какие именно «косвенные» бумаги приемлемы для налогового учета.

Мы решили выяснить у представителей Минфина России и налоговых органов, что они понимают под документами, косвенно подтверждающими расходы. Кроме того, мы смоделировали три конкретные хозяйственные ситуации и предложили чиновникам, юристам и аудиторам оценить, удовлетворяют ли упомянутые в них документы требованиям Налогового кодекса РФ.

Результаты нашего исследования вы найдете в данном материале.

Анализируем нововведение

В статье 252 Налогового кодекса РФ понятие «документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы» не определено. Приведено лишь несколько примеров таких документов. Это таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной по договору работе.

Проанализировав этот, в общем-то, скудный перечень примеров, можно прийти к таким выводам.

Во-первых, бумага, косвенно подтверждающая расход, может вовсе не содержать всех реквизитов, которые статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» называет обязательными для первичных документов. Ведь в том же отчете о выполненной работе все обязательные реквизиты указать просто невозможно. Поясним. Один из таких реквизитов – наименование организации, от имени которой составлен документ. Но отчет составляется не от имени фирмы, а от имени работника или руководителя подразделения, которое выполнило работу. Соответственно, такие отчеты упомянутого реквизита содержать не могут.

Во-вторых, расходы можно подтвердить и теми документами, в оформлении которых принимала участие только одна сторона сделки, скажем покупатель. Пример из статьи 252 Налогового кодекса РФ – таможенная декларация.

И в-третьих, средства, уплаченные за услуги сторонних организаций, можно списать на расходы на основании внутрифирменного документа, каковым является, например, приказ о командировке.

Но понятно, что чиновники могли сделать из статьи 252 Налогового кодекса РФ совершенно иные выводы. И фирмам, которые хотят по возможности избежать конфликтов с проверяющими, к этим выводам придется прислушаться.

Для чиновников ничего не изменилось

Прямо по поводу «косвенных» документов чиновники в своих официальных разъяснениях не высказывались. Но в одном из сравнительно недавних писем Минфин России подчеркнул, что все расходы в налоговом учете должны подтверждаться первичными учетными документами. А таковыми являются лишь те бумаги, в которых указаны реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона о бухучете (см. письмо Минфина России от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530). Таким образом, новая редакция статьи 252 Налогового кодекса РФ на представление минфиновцев о первичных документах не повлияла.

Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

– Статьей 252 Налогового кодекса РФ установлено, что документами,

косвенно подтверждающими расходы, могут быть таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной

по договору работе. При этом пунктом 1 статьи 9 Федерального закона

от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, и в целях налогового учета налогоплательщик обязательно должен подтвердить расходы первичными учетными документами. Документы же, косвенно подтверждающие расходы, могут служить только дополнением к уже имеющимся первичным документам.

Очевидно, что для Минфина России одних «косвенных» документов недостаточно. Более того, сами по себе такие бумаги расход не подтверждают. По мнению чиновников, они лишь являются дополнительным, но не единственно необходимым доказательством произведенных затрат.

Сотрудники налогового ведомства согласны с Минфином России. Однако, как мы увидим позднее, налоговики, не столь оторванные от практики, как чиновники из министерства, на «косвенные» документы смотрят намного либеральнее.

Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

– Налогоплательщик может подтвердить расходы теми первичными документами, которые содержат обязательные реквизиты, названные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Причем если организация применяет документы, унифицированные формы которых не установлены, то соответствующие бланки надо утвердить в приказе об учетной политике. Такое требование содержится в пункте 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

Итак, мнение чиновников относительно обязательных реквизитов в первичных документах понятно. Но что такое «косвенные документы, подтверждающие произведенные расходы», после разъяснений специалистов из Минфина России и территориального Управления ФНС России так и осталось неясным. Это вполне объяснимо: разработчики изменений в статье 252 Налогового кодекса РФ планировали с их помощью предоставить дополнительную степень свободы налогоплательщикам. К сожалению, эти благие намерения пошли вразрез с интересами чиновников, которые отвечают за пополнение бюджета.

Ну, хорошо. Допустим, специалисты из финансового ведомства и налогового органа не могут (или не хотят) дать четкое определение «косвенным» документам. Возможно, разобраться с ними получится на конкретных примерах тех ситуаций, с которыми сталкиваются практикующие бухгалтеры. Ведь когда каждый день приходится ломать голову над тем, подтверждает та или иная бумага расход или нет, на анализ задумок законодателей и обтекаемых ответов чиновников времени не остается.

Однако сразу предупредим, что мнения у опрошенных нами специалистов разделились. Поэтому перед вами такой выбор: либо согласиться с самыми лояльными по отношению к налогоплательщикам высказываниями, либо проявить разумную осторожность.

Подтверждает ли косвенно расход счет-фактура

Такая ситуация. Поставщик, отгрузив товары, выставил покупателю счет-фактуру. А накладную не предоставил. Вправе ли покупатель на основании счета-фактуры отразить стоимость товаров в расходах, уменьшающих налогооблагаемый доход?

Представитель Минфина России ответил на этот вопрос кратко и, увы, отрицательно.

Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

– Нет, включить в состав расходов в налоговом учете стоимость товаров или материалов на основании счета-фактуры нельзя. Счет-фактура не является первичным учетным документом.

А вот ответ чиновника из регионального Управления ФНС России оказался и более подробным, и... положительным.

Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

– Счет-фактура как раз является примером документа, косвенно подтверждающего произведенные расходы. Поэтому для целей налогообложения отнести стоимость товаров на расходы на основании счета-фактуры можно. При этом у налогоплательщика может и не быть накладной, оформленной в соответствии с российским законодательством.

Юрист высказался относительно счета-фактуры как «косвенного» документа осторожно. По его мнению, списывать расходы по счету-фактуре допустимо, но рискованно.

Комментирует Лилия Левина, юрист компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:

– Счет-фактура не является первичным учетным документом. Поэтому списывать на основании счета-фактуры стоимость товаров в налоговом учете небезопасно. Вероятно, инспекторы признают это незаконным. И положение о косвенном подтверждении расходов в данном случае на позицию налоговых органов повлияет вряд ли. Хотя бы потому, что данная норма толкуется фискальными органами неоднозначно.

Однако существует и высокая вероятность того, что налогоплательщику удастся доказать правомерность своих действий при обращении в суд. Так, обосновать отнесение на расходы (списание) стоимости товаров можно совокупностью документов, каждый из которых сам по себе не является первичным учетным документом. Но при условии, что все эти документы содержат обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Закона о бухучете, и подтверждают приобретение товара, постановку его на учет и последующее использование в производственных целях.

Аудитор в том, что счет-фактура является «косвенным» документом, не сомневается. Но при этом предлагает подстраховаться.

Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО «Красноярские авиалинии»:

– Счет-фактура при отсутствии накладной может являться косвенным подтверждением расходов. Ведь пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что при реализации товаров покупателю выставляются счета-фактуры не позднее пяти дней, считая с момента отгрузки. Отсюда логичный вывод: счет-фактура выписывается поставщиком после отгрузки материалов или товаров. Соответственно, наличие счета-фактуры доказывает, что материалы (товары) направлены в адрес покупателя. Но все же нелишним будет оформить внутренние документы. Например, приходный ордер по форме № М-4, в котором кладовщик распишется о количестве и стоимости полученных товарно-материальных ценностей. А при отпуске ТМЦ в структурные подразделения (списании в производство) надо составить требование-накладную (форма № М-11), в которой будут стоять подписи кладовщика и лица, получившего материалы.

Разбираемся с объяснительной запиской работника

Допустим, работник получил деньги под отчет, купил товары, а оправдательных документов не привез. Зато он написал объяснительную записку, указав в ней, сколько и на что потратил. Будет ли такая бумага косвенно подтверждать расходы?

На этот вопрос специалист из Минфина России также ответил отрицательно.

Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

– Объяснительная записка к первичным учетным документам не относится. Соответственно, расход на основании такой бумаги подтвердить нельзя.

А представитель налоговых органов вновь не согласился с чиновником из министерства.

Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

– Объяснительная записка является документом, косвенно подтверждающим произведенные расходы. Но одной объяснительной записки недостаточно. Чтобы обосновать в целях налогообложения расходы, к ней надо приложить акт списания материальных ценностей. Он подтвердит, что закупленные работником материалы переданы в эксплуатацию (производство). Форму такого акта может утвердить руководитель организации. При этом данный акт должен содержать обязательные реквизиты.

Юрист также считает, что объяснительной записки для подтверждения расходов недостаточно.

Комментирует Елена Коновалова, юрист компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:

– По моему мнению, косвенно подтвердить расходы объяснительной

запиской нельзя. Дело в том, что у чиновников нет однозначной трактовки нормы о документах, косвенно подтверждающих произведенные расходы. В целом же их мнение сводится к тому, что расходы по-прежнему надо подтверждать документами, оформленными в строгом соответствии с российским законодательством. Арбитражная же практика, опровергающая позицию чиновников по данному вопросу, пока не сложилась.

Аудитор согласен с юристом и рекомендует помимо объяснительной записки оформить другие внутрифирменные документы.

Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО «Красноярские авиалинии»:

– Списать стоимость товаров на расходы на основании одной объяснительной записки, на мой взгляд, проблематично. В такой ситуации целесообразно создать комиссию по приемке ТМЦ у подотчетника. Комиссия составит акт, который утвердит руководитель предприятия. Опять же следует оформить приходный ордер и требование-накладную.

Расход подтвержден кассовым чеком

или квитанцией к ПКО

И наконец, еще одна ситуация. Работник купил для фирмы товары за наличные и принес в бухгалтерию только кассовый чек. Подтверждает ли такой документ расходы?

Чиновник из Минфина России в кассовом чеке «косвенный» документ не признает.

Комментирует Григорий Лалаев, ведущий специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) Минфина России:

– Нет, кассовый чек не подтверждает произведенный расход. В этом документе нет всех обязательных реквизитов. В частности, имен и подписей должностных лиц.

Сотрудник налоговых органов не согласен с Минфином России и в ситуации с кассовым чеком. Более того, по мнению налоговика, расход подтверждает не только чек, но и квитанция к ПКО.

Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

– При покупке товаров за наличный расчет расход можно подтвердить и кассовым чеком, и квитанцией к приходно-кассовому ордеру. Эти документы показывают, что продавец принял от покупателя деньги. Таким образом, кассовый чек и квитанция абсолютно укладываются в действующие с 2006 года требования к документальному подтверждению расходов.

Юрист также уверен в том, что покупатель вправе признать расходы на основании кассового чека.

Комментирует Елена Коновалова, юрист компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:

– Кассовый чек подтверждает понесенные расходы. Ведь Минфин России еще в письме от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2 назвал кассовый чек первичным документом. А поскольку чиновники при подтверждении расходов требуют первичные документы, то формально получается, что на основании чека можно учесть затраты при расчете налога на прибыль.

Другое дело, что на самом деле в чеке нет всех реквизитов, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Поэтому есть риск, что налоговые органы расходы, подтвержденные чеком, не признают. Тогда спор можно разрешить в суде, поскольку в настоящее время суды поддерживают налогоплательщиков, которые учитывают расходы на основании кассового или товарного чека (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 января 2005 г. № А56-29291/04).

Аудитор полностью согласен с представителем УФНС по Подмосковью и юристом.

Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО «Красноярские авиалинии»:

– Кассовый и товарный чеки, даже если в них отсутствуют обязательные реквизиты, все же могут косвенно подтверждать расходы. Ведь в чеке указано наименование продавца, а также количество и стоимость приобретенных товаров. А из практики налоговых проверок могу сказать, что инспекторы редко обращают внимание на такие документы, поскольку они, как правило, составлены на небольшие суммы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка