Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Осторожнее с больничными листами бывших сотрудников

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Как бухгалтеру подготовиться к проверке трудовой инспекцией

11 октября 2006 108 просмотров

Лектор: Романова Юлия Эдуардовна, главный эксперт-консультант департамента правовой поддержки компании «ПРАВОВЕСТ»

Трудовая инспекция начала играть активную роль в защите интересов работающих граждан и поиске «серых» схем выплаты заработной платы. Инспекторы по труду проверяют начисления зарплаты, отпускных, больничных... А ведь в некоторых организациях бухгалтер ведет еще и кадровый учет. Соответственно, у него затребуют уже все документы - начиная с приказов о приеме на работу, заканчивая приказами об увольнении. Для того чтобы вы знали, на какие бумаги проверяющие обращают внимание в первую очередь, мы сходили на семинар с интригующим названием: «Секреты для кадровика».

Запоминаем
Какой набор документов потребуют при проверке

Обычно трудовые инспекторы проводят свои проверки по определенным алгоритмам. То есть требуют от организаций документы в разбивке на группы, например документы, регламентирующие оплату труда, аттестацию и так далее. И если вы, коллеги, со дня на день ждете «в гости» ревизоров из трудовой инспекции, то обязательно проверьте свою кадровую документацию по следующим пунктам.

В первую очередь обратите внимание на документы, которые регламентируют прием сотрудника на работу. Прежде всего это трудовые договоры со всеми работниками, в том числе и срочные. Если работник был принят на должность по обслуживанию материальных ценностей, то с ним необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Чтобы удостовериться, насколько правильно оформлены такие взаимоотношения, необходимо обратиться к статьям 243 и 244 Трудового кодекса РФ. Кстати, многие организации заключают договор о полной материальной ответственности по автотранспортным средствам со штатными водителями. Это незаконно. В «Перечне должностей и работ...», утвержденном постановлением Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85, и других законодательных актах эти категории работников не упоминаются, следовательно, материальной ответственности для водителей автотранспортных средств не предусмотрено. Выходом из ситуации может быть, в частности, перевод водителей на должность водителя-экспедитора.

Должностные обязанности работника, если они, конечно, не прописаны в трудовом договоре, необходимо закрепить в отдельном документе - должностной инструкции. Если права и обязанности четко не установлены, наказать работника за неисполнение той или иной обязанности будет затруднительно. А если работодатель все же издаст приказ о наложении взыскания, то работник скорее всего напишет жалобу, и в этом случае претензий со стороны инспекторов не избежать.

Также проверяющие пожелают увидеть все приказы о приеме сотрудников на работу. Напомним, что унифицированные формы такого приказа - Т-1 и Т-1а - можно найти в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ревизоры не упустят возможности истребовать журнал, где работник расписался за то, что он при приеме на работу ознакомлен с внутренними локальными актами работодателями. Такая обязанность организации предусмотрена статьей 68 Трудового кодекса РФ.

Трудовые книжки работников обязательно станут объектом пристального внимания инспектора. Напоминаем, что работодатель обязан вести еще и книгу движения трудовых книжек, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек. Формы их можно найти в приложениях 2 и 3 к приказу Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ну и непременно инспектор потребует личные карточки работников по форме Т-2. Они заводятся на каждого сотрудника при приеме на работу. В них фиксируются любые изменения, связанные с его работой.

Отпуск и командировка

Трудовой инспектор обязательно обратит внимание при проверке на документы, связанные с предоставлением работнику отпуска. В первую очередь будет затребован график отпусков. Он составляется на календарный год по форме Т-7. Ее можно найти в том же постановлении Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. В случае если работник был принят в текущем году, то есть после составления графика, то отпуск ему предоставляется на основании заявления. Утверждать новый график отпусков в связи с приемом новых сотрудников не нужно.

Проверяющих обязательно заинтересуют приказы о предоставлении отпусков. Такой приказ может оформляться по унифицированным формам Т-6, Т-6а. В нем указывается дата начала отпуска, его продолжительность, а также за какой рабочий год он предоставляется. Есть большая вероятность, что инспектор затребует также записку-расчет о предоставлении отпуска с целью проверить правильность начисления отпускных. Для нее существует специальная форма Т-60, которая также имеется в постановлении Госкомстата № 1.

В исключительных случаях трудовая инспекция может затребовать и документы, подтверждающие оплату отпускных. Это платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и так далее. Вы можете удивиться, сказав, что эти документы к кадровой документации не имеют никакого отношения. Но тут вы будете не правы. То, что инспекторы могут требовать эти бумаги, косвенно следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Зарплата и больничные

Чаще всего работники жалуются на нарушения работодателя, связанные с оплатой труда, поэтому инспекторы при проверках на эти документы обязательно обратят внимание. Прежде всего они посмотрят штатное расписание. Оно составляется по унифицированной форме Т-3 и применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. В расписании указываются размеры окладов и надбавок. Что же касается выплаты премий и ее размеров, то это отражается в отдельном документе - Положении о премировании, которое также будет досконально изучено проверяющими.

В организации обязательно должна быть утверждена форма расчетного листка, из которого работник узнает о составных частях заработной платы. Форма расчетного листка, как правило, является приложением к Положению об оплате труда.

Затем инспекторы перейдут к проверке табеля учета рабочего времени. Его необходимо вести по форме Т-12 или Т-13. Табель подписывается начальником подразделения и работником кадровой службы, а потом передается в бухгалтерию.

После того как инспектор проверит табеля, он обязательно ознакомится с ведомостью, в которой работники расписываются за полученную зарплату и другие выплаты.

Инспекторы могут проверить больничные листы работников, а заодно журналы их учета. Такое право им дает статья 183 Трудового кодекса РФ. Так что перед проверкой трудовой инспекцией обязательно приведите в порядок всю свою документацию, касающуюся выплат работнику в период нетрудоспособности.

Перевод и увольнение

Особое внимание при проверке будет обращено на правильность увольнения работников. Для этого будут затребованы приказы о прекращении трудового договора, которые принято вести по унифицированным формам Т-8, Т-8а. Кроме этого, будут проверены документы - основания таких приказов, например заявление работника об увольнении по собственному желанию. Если в организации применялись «порочащие» основания увольнения, например за прогул, за хищение - эти документы будут исследованы инспекторами особенно тщательно.

Ревизоров также заинтересуют документы, связанные с переводами и изменениями существенных условий в договоре того или иного работника. В этом случае должны предъявляться приказы о переводе на другую работу - формы Т-5, Т-5а, извещения о переводе и дополнительные соглашения к договору и тому подобные документы.

Если работники привлекаются к сверхурочной работе, то инспектор обязательно затребует соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме. Рекомендуем включить его образец в инструкцию по кадровому делопроизводству. Также обязательно нужно позаботиться о наличии письменного согласия работников на выполнение сверхурочной работы или работы в выходные дни.

Охрана и дисциплина труда

После того как инспекторы проверят основные кадровые документы организации, они перейдут к проверке внутренних документов, касающихся дисциплины труда. Поэтому перед проверкой обязательно приведите в порядок правила внутреннего распорядка своего предприятия. Они составляются в произвольной форме, но при этом надо учитывать требования статей 189 и 190 Трудового кодекса РФ. Также стоит помнить, что эти правила должны быть утверждены руководителем предприятия.

К документам о дисциплине труда относят и приказы о поощрении работника. Оформить такие приказы можно, воспользовавшись формами Т-11, Т-11а из постановления № 1. Также инспектора могут заинтересовать и документы, касающиеся наложения на работника дисциплинарного взыскания. Специальных унифицированных форм этих документов не предусмотрено, поэтому они оформляются произвольно. Главное, чтобы они не выходили за рамки требований статей 192, 193 Трудового кодекса РФ.

Документам, которые касаются охраны труда, инспекторы уделяют особое внимание. Особенно если на предприятии имеются опасные или вредные условия. Будьте готовы, что при этом ваши документы по охране труда будут проверяться на соответствие трудовому законодательству, Федеральному закону от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» и другим нормативно-правовым актам. Организациям необходимо иметь правила и инструкции по охране труда для каждой категории работников, положение об охране труда, а также документы, подтверждающие прохождение работниками медицинских осмотров.

Рекомендация лектора

Памятка документального оформления приема сотрудника на работу

Командировочные документы

Трудовые инспекторы проверят также правильность оформления командировок. Напомню, что при направлении работника в командировку составляется служебное задание. Для этого используется унифицированная форма 10а. Также издается приказ - формы Т-9, Т-9а. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение - унифицированная форма Т-10. Эти документы подтверждают производственный характер командировки и ее продолжительность.

O семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Секреты для кадровика: оптимальный кадровый документооборот»
Длительность: 3 часа
Количество участников: 14 человек

Стоимость: 1900 рублей
Компания организатор: Специализированный центр правовой информации «ПРАВОВЕСТ», многоканальные тел.: (495) 231-23-23, 231-23-24, www.pravovest.ru

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка