Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Готовим документы для налоговых инспекторов

24 ноября 2006 3368 просмотров

Лектор: Кисурина Лариса Григорьевна, директор аудиторской фирмы «Ларика», практикующий аудитор, консультант по вопросам управленческого, налогового, бухгалтерского учета

По закону у вас есть пять рабочих дней для того, чтобы собрать документы, необходимые налоговикам для выездной проверки. Это как раз то самое время, когда нужно провести быструю ревизию своего документооборота. Удостовериться в том, что в нем нет явных и откровенных ляпов. Понятно, что пять дней - срок не такой уж большой. Поэтому свое внимание вам лучше сосредоточить на самых главных, принципиальных документах.

Учредительные документы. Все ли в вашем уставе правильно?

Моя задача - рассказать вам сегодня о том, как подготовиться к налоговой проверке и на что следует обратить внимание, чтобы избежать налоговых рисков.

Итак, первое, что я вам рекомендую сделать, - это провести анализ учредительных документов. Ошибок здесь встречается очень много. Например, поменялся состав учредителей или их доля в уставном капитале, а в уставе это не отражено. Какие здесь могли бы быть последствия при налоговой проверке, спросите вы? Ну, как минимум, административный штраф за предоставление недостоверных сведений о юридическом лице в орган государственной регистрации. Пункт 3 статьи 14.25 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает за это штраф в размере 50 МРОТ.

Бывают, кстати, довольно забавные ситуации. Проводим мы аудиторскую проверку в компании. Изучаем устав. На обложке, как полагается, написано название фирмы. Открываем вторую страницу устава - а там совершенно другая фирма. То есть обложка устава для этой компании, а все вложение - для другой. А ведь этот устав прошел регистрацию и в налоговой инспекции, и в банке. Причем никто тогда этой «оплошности» не заметил. И с таким уставом компания существовала три года.

Помимо административного штрафа такие случаи чреваты более жесткими последствиями. Налоговики вполне могут обратиться в суд с требованием о ликвидации этого юридического лица. Право на это им дает пункт 2 статьи 25 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

Идем дальше. Много ошибок встречается в порядке формирования уставного капитала фирмы. В моей практике был такой случай. Нас пригласили провести аудит одного ООО. По учредительным документам уставный капитал этой фирмы - 10 000 рублей. Половину этой суммы учредители внесли сразу, а вот о том, что в течение года надо было внести оставшиеся 5000 рублей, видимо, забыли. То есть было нарушено положение пункта 3 статьи 90 Гражданского кодекса РФ, которое гласит, что оставшаяся часть уставного капитала должна быть оплачена в течение первого года деятельности общества.

В результате деятельность организации в определенный отрезок времени могла быть признана незаконной, со всеми вытекающими отсюда последствиями... Хорошо, что лиц, заинтересованных в ликвидации фирмы, на тот момент не нашлось. Поскольку основания подать в суд и инициировать ликвидацию у них были.

На что еще советую обратить внимание при проверке учредительных документов. Иногда организации забывают прописать в уставе условие о крупной сделке.

Вижу, что многие не сталкивались с этим, поэтому поясню. Для того чтобы признать сделку крупной, одновременно должны выполняться два условия. Первое: сделка либо связана с приобретением или продажей недвижимости, либо это заем, кредит, то есть что-то, не относящееся к текущей хозяйственной деятельности организации. Второе условие: соотношение между отчуждаемым или приобретаемым имуществом, с одной стороны, и балансовой стоимостью активов организации, с другой стороны, больше, чем 25 процентов.

Соответственно, дать «добро» на такую сделку единолично гендиректор уже не может. Сделать это должны участники ООО на общем собрании*. В противном случае такую сделку налоговые инспекторы при проверке могут признать недействительной.

Поэтому в уставе надо четко прописать порядок признания участниками ООО той или иной операции крупной сделкой. Кстати, в том же уставе можно прописать условие о том, что совершение крупных сделок не требует согласия учредителей ООО. Разрешает это пункт 6 статьи 46 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». В таком случае решения по крупным сделкам генеральный директор может принимать единолично.

Также всем своим клиентам я постоянно рекомендую проверять, не истекли ли полномочия их генерального директора. Дело в том, что в уставе организации могут устанавливать любой срок полномочий генерального директора. На это время его, собственно, и избирают. Очень часто в уставе пишут, что директор избирается на один год. А утвердить его на следующий год забывают.

Чем может грозить эта, на первый взгляд, несерьезная оплошность? А тем, что налоговые органы могут признать все сделки, заключенные таким руководителем, недействительными. И окажутся правы, ведь если директора не переизбрать, то он фактически не имеет права выполнять свои обязанности.

И еще одна ошибка, которая носит просто массовый характер, - несоответствие в уставе юридического адреса с фактическим нахождением организации. Напомню, что, согласно пункту 3 статьи 54 Гражданского кодекса РФ, в учредительных документах должно быть указано местонахождение юридического лица. А таких понятий, как «юридический» и «фактический» адрес, ни гражданское, ни налоговое законодательство сейчас не содержит.

Поэтому подразумевается, что в учредительных документах вы должны отражать тот адрес, где фактически расположены. Если это не так, то к подобному нарушению налоговые органы при желании могут очень легко придраться. Оснований у них достаточно.

Например, вас могут привлечь к ответственности за непредставление сведений в органы государственной регистрации о смене адреса. Дело в том, что об этом фирма должна сообщить в налоговую инспекцию в течение трех дней. В противном случае предусмотрен штраф. Он составляет для руководителя фирмы 50 МРОТ по статье 14.25 КоАП РФ. А если докажут, что руководитель предоставил заведомо ложные сведения, то его могут дисквалифицировать на срок до трех лет*.

Что здесь можно предпринять? На самом деле, если налоговая проверка уже началась, исправить это уже поздно. Можно только надеяться, что налоговики не обратят на это несоответствие внимания. А вот избежать возможных проблем заранее можно. Нужно либо внести изменения в учредительные документы. Либо зарегистрировать по фактическому адресу обособленное подразделение. Ведь налоговики могут рассуждать так. Раз вне места государственной регистрации оборудованы рабочие места на длительный срок, ведется деятельность, заключен договор аренды, то получается, что у организации появилось обособленное подразделение. А его нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Причем срок регистрации - один месяц со дня создания обособленного подразделения*.

Итак, если вы предполагаете, что к вам может скоро прийти налоговая проверка, то просмотрите еще раз внимательно учредительные документы. Если вы нашли какие-то несоответствия и ошибки, постарайтесь объяснить руководителю, что необходимо срочно их откорректировать.

Договоры. Типичные ошибки, которые могут найти в ваших договорах

Далее я хотела бы обратить ваше внимание на типичные ошибки, которые выявляются при проверке договоров.

Одна из таких ошибок - отсутствие лицензии. Если вы заключили договор с организацией, которая занимается лицензируемой деятельностью, и окажется, что лицензии у нее нет, то сделку могут признать недействительной. Последствия здесь могут быть самые неутешительные. У вас не признают расходы по этой сделке на основании статьи 252 Налогового кодекса РФ. Конечно, вы можете сказать, что это проблемы поставщика, а у вас все документы оформлены правильно. Но позиция налогового органа по этому вопросу такова: нет лицензии - нет и расходов, принимаемых для расчета налога на прибыль. То есть здесь возникает повод для конфликта с инспектором, которого, в общем-то, можно и избежать.

Поэтому при заключении договоров просите поставщика предоставить вам копию лицензии и прикладывайте ее к договору. Это обезопасит вас на будущее.

Подпись на договоре. Другая ошибка - договор подписан неуполномоченным лицом. Допустим, вы заключили договор с другой фирмой. И от лица этой фирмы договор подписал директор. Как правило, так и происходит.

Но если сумма сделки серьезная, то следует узнать, насколько правомочен директор фирмы, с которой вы собираетесь работать, заключать такой договор. Ведь если он не имел права на подпись - например, речь идет о крупной сделке, которую одобряют только учредители, - то вы не сможете учесть расходы по сделке при расчете налога на прибыль.

Чтобы обезопасить себя, можно запросить выписку из устава о полномочиях директора. Если договор подписал не директор, а его заместитель, запросите копию приказа или доверенности, на основании которой он действует.

Сразу отмечу, что в доверенности, которая выдается для заключения договора, обязательно должна стоять дата выдачи доверенности и дата заключения сделки. Без даты выдачи доверенность недействительна. Срок, на который выдана доверенность, может и не указываться. В таком случае доверенность действует в течение года со дня выдачи*.

Если все-таки окажется, что лицо, подписавшее договор, действовало сверх своих полномочий, то считается, что сделка совершена в интересах этого лица. Такова норма статьи 183 Гражданского кодекса РФ. Приведу пример. Главный бухгалтер подписал договор об оказании консультационных услуг на крупную сумму. Получается, что он заключил сделку в своих интересах, поскольку права подписи у него не было.

Но из этой ситуации есть выход. Такую сделку нужно одобрить. А сделать это должен тот, кто имеет право на заключение подобных договоров. То есть директор фирмы или учредитель пишет приказ или письмо о том, что он одобряет сделку в том виде, в котором она подписана. Тогда вы сможете признать расходы по договору и инспекторы уже не смогут предъявить вам никаких претензий.

Существенные условия. Следующая ошибка - в договоре не согласованы существенные условия. Такой договор, согласно статье 432 Гражданского кодекса РФ, считается незаключенным.

Я приведу вам отдельные примеры существенных условий. Для договора купли-продажи существенными условиями являются наименование и количество товара. Это статья 465 Гражданского кодекса РФ. Причем многие юристы пишут в договоре, что наименование и количество товара указаны в накладной. Но это документ на отпуск товара и не может являться приложением к договору. Поэтому лучше указывать, что наименование и количество товара указаны в спецификации. И оформлять такую спецификацию на каждую поставку по данному договору.

Дальше хочу обратить ваше внимание на договор возмездного оказания услуг. Первое, на что здесь смотрят инспекторы, - это сроки оказания услуг. И здесь очень многие организации допускают ошибки. Они не указывают начальный и конечный сроки оказания услуг. Тогда как делать это необходимо. Об этом сказано в статье 708 Гражданского кодекса РФ, которая регламентирует обязательные условия договоров подряда. А как мы знаем, эти условия должны применяться и для договоров оказания услуг*.

И еще одна позиция договора на оказание услуг - точная сумма вознаграждения и сроки оплаты. Будьте уверены, что эти условия также будут обязательно проверены инспекторами. На что, например, уже обращали внимание судьи ВАС РФ в своем информационном письме от 29 сентября 1999 г. № 48.

Рекомендация лектора

Минимальный пакет документов к договору аренды

Договор аренды помещения проверяется налоговиками в первую очередь. Поэтому обратите особое внимание на то, как он оформлен.

Когда вы заключаете договор аренды помещения, рекомендую приложить к нему следующие документы. Прежде всего, это копия свидетельства о собственности. Если у вашего арендатора нет права собственности на это помещение, то здесь возможны два варианта. Либо он его еще не получил, и тогда у вас могут возникнуть сложности со списанием подобных расходов в уменьшение прибыли. Либо арендодатель сам арендует это помещение. Тогда получается, что вы заключаете договор субаренды. В таком случае запросите у своего арендодателя копию его договора аренды или письмо от собственника с указанием срока аренды.

Кроме того, позаботьтесь о том, чтобы у вас была копия поэтажного плана всего здания или экспликация. На плане должны быть выделены цветом те помещения, которые вы будете арендовать. Это особенно необходимо, например, для плательщиков ЕНВД.

Не забудьте сверить площадь арендуемого помещения, указанную в экспликации, с той площадью, которая прописана в вашем договоре аренды. Они должны совпадать. Далее, к договору обязательно прикладывается акт приемки-передачи помещения в аренду. Если вам сдают помещение с установленным в нем оборудованием, мебелью, то составьте и приложите к договору аренды также перечень этих объектов (см. памятку).

O семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Подготовка предприятия к налоговой проверке»
Длительность: 8 часов
Количество участников: 11 человек
Стоимость: 4400 рублей
Компания-организатор: Аудиторская фирма «Ларика», тел. /факс (495) 261-39-06, 261-90-86, 730-50-52, www.larica.ru

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка