Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Когда не получится отвертеться от онлайн‑ККТ

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Учитываем расходы на автомобиль без головной боли

24 ноября 2006 112 просмотров

Лектор: Позднякова Елена Витальевна, аттестованный аудитор, профессиональный бухгалтер

Бензин, ОСАГО, страховка от угона, зимние шины... Автомобиль на предприятии - это вечный источник расхода. Причем расхода крупного, который обязательно нужно правильно оформить и списать в уменьшение прибыли. В советские времена на предприятиях автотранспортом зачастую занимался специальный человек, отдельная штатная единица... Теперь, понятно, времена другие, и нашему брату-бухгалтеру нужно уметь все, даже разбираться в технических характеристиках автомобиля, не садясь за руль. Вот и наш редактор Юлия Яковлева за рулем еще не сидела, однако в бухгалтерской стороне автомобильного дела разобралась хорошо. Предлагаем вашему вниманию подготовленный ею конспект семинара.

Задача № 1. Сформировать первоначальную стоимость

Итак, в организации появился автомобиль. Первое, что вам нужно сделать, - это определить его первоначальную стоимость, чтобы принять к бухгалтерскому учету. Для этого обратимся к правилам ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Там сказано, что в первоначальную стоимость автомобиля включаются все затраты организации, связанные с его приобретением и доведением до рабочего состояния, пригодного к эксплуатации.

Основная составляющая первоначальной стоимости - это договорная цена. Если она выражена в рублях, то проблем обычно не возникает. Если же вы приобрели автомобиль за иностранную валюту, то его стоимость нужно пересчитать по курсу Банка России, действующему в тот день, когда вы отразили автомобиль на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Такое правило установлено пунктом 16 ПБУ 6/01.

Если машина куплена за рубежом, то в первоначальную стоимость включаются таможенные платежи и сборы, а также госпошлина и плата за регистрацию номеров. Если же автомобиль куплен в российском салоне, а вместе с ним приобретена, например, сигнализация, шины, то все эти расходы также необходимо включить в первоначальную стоимость. Плюс к этому в стоимость автомобиля включается первое ОСАГО.

А если для того, чтобы приобрести автомобиль, вам пришлось отправить сотрудника в командировку? Тогда все затраты по командировке тоже попадут в стоимость автомобиля.

Еще вы могли для покупки автомобиля взять заем или кредит. Тогда проценты, которые вы начисляли до тех пор, пока не поставили автомобиль на счет 01, нужно также включить в первоначальную стоимость.

С бухгалтерским учетом, как видите, особых сложностей нет, поэтому теперь предлагаю поговорить об учете налоговом.

Налоговая стоимость автомобиля определяется в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Там дано практически такое же определение, как в ПБУ 6/01. Поэтому в налоговую стоимость включаются все те же затраты, что и в бухучете. Если же вы по каким-либо причинам в налоговую стоимость автомобиля включили не все расходы, «остатки» можно учесть при налогообложении по другим статьям расходов. Основание для этого - пункт 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Там дословно сказано следующее: «Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты».

Задача № 2. Составить и заполнить путевой лист

Итак, с покупкой автомашины разобрались. Теперь я предлагаю перейти к наиболее сложному вопросу - учету израсходованного топлива. Все мы прекрасно помним статью 252 кодекса, где сказано, что любые затраты должны быть экономически оправданы, обоснованы и документально подтверждены. Это в полной мере относится и к бензину. Основным документом, подтверждающим объем израсходованного топлива, является путевой лист. Давайте разберемся, какую форму путевого листа необходимо использовать и как ее правильно заполнять.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Казалось бы, если есть унифицированные формы, значит их должны применять все организации, у которых есть автомобили. Но это не так. И это подтверждают сотрудники Минфина России в письме от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214, а также в письме от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Специалисты финансового ведомства в своих разъяснениях обращают внимание, что путевые листы, утвержденные Госкомстатом, должны заполнять только автотранспортные организации. А все остальные фирмы и предприниматели могут пользоваться как формами Госкомстата, так и своими собственными разработками.

Если вы решили разработать свою форму, не забудьте предусмотреть в ней все обязательные реквизиты первичного документа, поименованные в статье 9 Федерального закона № 129-ФЗ. На бланке листа должны быть: его название, дата, наименование организации, содержание операции, количество и стоимость топлива, должности ответственных лиц и их подписи.

В отношении путевых листов я бы хотела обратить внимание на правильность оформления двух реквизитов. Первый - «Содержание операции». Тут лучше указать маршрут, время поездок, пробег машины, расход бензина. Больше всего вопросов возникает по поводу того, какой маршрут нужно указывать. Вот, к примеру, если машина ездит по Москве, то, как вы думаете, что нужно писать в этом случае?

Некоторые инспекторы считают, что достаточно указать округ, другие утверждают, что нужно подробно расписывать маршрут и указывать каждую улицу, дом. А некоторые вообще требуют указывать в путевом листе договор с контрагентом, в соответствии с которым водитель направляется по тому или иному адресу. Причина разногласий налоговиков в том, что нигде не разъясняется, что же должно быть прописано в графе «Маршрут».

Я считаю, что если вы укажете округ или улицу, этого будет достаточно. Только не ограничивайтесь в путевом листе фразой «По распоряжению директора». Это обязательно привлечет внимание проверяющих, ведь они требуют, чтобы маршрут был указан подробно.

И второй реквизит - стоимость топлива. Не забывайте ее указывать в путевом листе. Ведь документ должен стать основанием для признания затрат на бензин.

Также не забудьте, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна быть зафиксирована в учетной политике организации. Это требование пункта 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Понятно, что, разрабатывая собственную форму, организация за основу чаще всего берет путевой лист, утвержденный постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Я обычно сталкиваюсь с тем, что бухгалтеры убирают из него ненужные реквизиты, а в остальном оставляют лист прежним. Это нормальная практика. Так, лишними, как правило, оказываются такие строки, как «Задание водителю», «Расчет заработной платы», «Выезд разрешаю» и др.

Типичный вопрос: как часто нужно заполнять путевые листы? Дело в том, что в уже упомянутом постановлении № 78 сказано, что путевой лист выписывается на один день или смену. И до недавнего времени многие налоговики требовали, чтобы все фирмы, которые хотят учесть расходы на бензин при расчете налога на прибыль, поступали именно так. Если же фирма заполняла путевой лист раз в неделю или раз в месяц, инспекторы зачастую отказывались признавать стоимость бензина в расходах.

Конечно, было много судов, и чаще всего дела решались в пользу налогоплательщиков. Запишите реквизиты некоторых из них, они вам могут пригодиться - постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 21 июня 2005 г. № Ф04-9595/2004 (12148-А75-23) или ФАС Дальневосточного округа от 1 октября 2003 г. № Ф03-А51/03-2/2230.

Подобные судебные дела способствовали тому, чтобы фирмы все чаще и чаще составляли путевые листы еженедельно или ежемесячно. И вот в 2006 году Минфин России выпустил ряд писем, которые официально разрешили организациям составлять путевые листы хоть раз в месяц или даже квартал. Главное, чтобы на их основании можно было судить о том, что расходы на бензин обоснованны. Запишите номера этих писем Минфина России: от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77, от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Отдельно хочу остановиться на той ситуации, когда фирма возмещает сотрудникам расходы за использование личного транспорта. В этом случае налоговики настаивают на том, что фирма также обязана составлять путевые листы. Эта позиция высказана в письме МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@.

Конечно, мнение чиновников не совсем справедливо. Ведь в размер компенсации входят не только затраты на ГСМ, но и сумма износа, затраты на техобслуживание и текущий ремонт. Однако чтобы не спорить с проверяющими, лучше путевые листы все же составлять.

Задача № 3. Правильно списывать расходы на бензин и шины

Существуют нормы расхода топлива, которые утверждены Министерством транспорта РФ 29 апреля 2003 г. И налоговики нередко требуют, чтобы фирмы учитывали для целей расчета налога на прибыль расходы на бензин только в пределах этих норм. Причина - письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223.

Бензин. Однако в Налоговом кодексе РФ нигде не сказано, что расходы на покупку бензина для служебных машин нужно учитывать в пределах норм. Расходы должны просто соответствовать требованиям статьи 252 кодекса, то есть быть экономически оправданы и документально подтверждены. В бухгалтерском учете затраты на ГСМ тоже списываются по факту.

Нормы, установленные Минтрансом, носят рекомендательный характер. Они нужны только для того, чтобы организация могла контролировать расходование топлива и планировать себестоимость. Более того, если вы там не находите нормы для вашего автомобиля, значит вы имеете полное право обратиться в Минтранс, и он специально для вашего автомобиля разработает норматив. Или же разработайте нормы самостоятельно. Директору организации достаточно издать приказ, указав в нем, сколько бензина тратит та или иная машина. Этот документ и будет свидетельствовать, что расходы экономически обоснованы.

Таким образом, несмотря на установленные нормы для целей налогообложения прибыли фирма может учесть в расходах и ту сумму, которая превышает установленные нормативы. Чтобы у проверяющих не возникло вопросов, можно, повторюсь, издать приказ руководителя, в котором он разрешает принять расходы на бензин.

В бухгалтерском учете списание бензина, если вы применяете нормы, отражается такими проводками:
дебет 20 кредит 10
- списан бензин в пределах норм;
дебет 91, субсчет «Прочие расходы» кредит 10
- списан перерасход бензина.

Обе эти суммы, как я уже сказала, могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

Автомобильные шины. Как я уже упоминала в начале лекции, стоимость шин, которые идут в комплекте к автомобилю, включается в его первоначальную стоимость. Получается, что они списываются на расходы равномерно, в течение срока службы автомобиля, посредством амортизации.

Если же шины приобретаются отдельно от автомобиля, они должны учитываться на счете 10 «Материалы». Причем на счете 10 надо учитывать даже те покрышки, которые переданы в эксплуатацию. Значит, к этому счету надо открыть два субсчета «Автомобильные шины в запасе» и «Автомобильные шины в эксплуатации».

Получается, что в состав расходов шины можно списать только после того, как они придут в негодность.

Списывать шины можно, руководствуясь пунктом 107 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. А именно: их покупную стоимость переносят на затраты одним из четырех выбранных способов - по единице продукции, отпущенной в производство, по средней стоимости, методом ЛИФО или ФИФО.

Напомню, чтобы определить среднюю себестоимость, нужно разделить общую стоимость шин на их количество. При этом количество и вся стоимость определяется исходя из общей цены на начало месяца и поступлений в течение месяца. При методе ФИФО первыми в производство поступают те материалы, которые были приобретены первыми по времени. А при методе ЛИФО первыми списываются шины, которые были приобретены последними.

Выбранный способ нужно зарегистрировать в учетной политике. Но есть еще один документ, которым вам нужно руководствоваться при списании шин. Это Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента... утвержденные приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Так, стоимость шин можно списывать линейным методом или пропорционально пробегу. Если применяется линейный метод, бухгалтер сам устанавливает срок полезного использования для шины и ежемесячно списывает на затраты определенную сумму.

Запишите проводки, которые вы должны будете сделать, приобретая шины:
дебет 10, субсчет 5 «Автомобильные шины в запасе» кредит 60
- отражена покупка шин;

дебет 10, субсчет 11 «Автомобильные шины в эксплуатации» кредит 10, субсчет 5 «Автомобильные шины в запасе»
- шины переведены в эксплуатацию.

Ежемесячно, по мере списания, нужно делать такую проводку:
дебет 20 кредит 10, субсчет 11 «Автомобильные шины в эксплуатации»
- списана часть стоимости шин.

Таким образом, в бухгалтерском учете стоимость шин окончательно спишется после их полного износа. А вот в налоговом учете стоимость шин списывают на расходы сразу после покупки. В результате таких расхождений бухгалтер должен начислить в бухучете отложенное налоговое обязательство*. Оно будет погашено в том месяце, когда шины признают непригодными для дальнейшей эксплуатации и спишут в бухучете на расходы.

Комментарий редакции

Автомагнитолу лучше учитывать отдельно

Нередко одновременно с машиной приобретается автомагнитола. Ее лучше учитывать как самостоятельный инвентарный объект. Во-первых, потому, что срок службы автомагнитолы меньше, чем машины. Значит, у вас есть все основания учесть их раздельно (п. 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). Во-вторых, автомагнитола, как правило, стоит существенно меньше, чем 20 000 рублей. Следовательно, ее можно включить в состав материалов и не амортизировать.

Что касается налогового учета, то здесь автомагнитола сразу списывается на расходы, если ее стоимость не превышает 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ). Обосновать производственную необходимость покупки магнитолы можно тем, что она позволяет создать нормальные условия труда для водителя. А именно: он получает возможность узнавать о погодных условиях, пробках на дорогах и др. Документальным подтверждением этого может служить, например, локальный нормативный акт, подписанный руководителем организации.

O семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Учет автотранспортных средств»
Длительность: 6 часов
Количество участников: 10 человек
Стоимость: 5300 рублей
Компания-организатор: Институт повышения квалификации ИКТ группы компаний ИНЭК, УМЦ № 74 ИПБ РФ, тел. (495) 786-22-35,

target=_blank> www. ikt. ru

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка