Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Решаем проблемы с документами филиала

24 ноября 2006 11663 просмотра

А Рульков

Мало бухгалтерам проблем с расчетом налогов из-за неясностей законодательства и налоговых инспекторов – так еще «свои» добавляют головной боли. Возьмем филиалы компании: не вовремя присылают первичные документы и счета-фактуры, допускают ошибки в бухгалтерском учете, игнорируют учетную политику... «Разруливать» такие ситуации приходится, как правило, бухгалтерии головной организации. Как рассчитать налоги по проблемным документам филиалов? Можно ли избежать сложностей в дальнейшем, особенно если документооборот между головным офисом и подразделениями большой? Что учесть при налоговых проверках? Ответы – в этой статье.

Где хранить документы филиала – в подразделении или в головном офисе?

Начнем с ситуации, когда филиал не выделен на отдельный баланс.

Как правило, ведение учета и расчет налогов в такой организации является обязанностью центральной бухгалтерии. Филиал лишь занимается бумажной работой – заключает договоры, выписывает своим покупателям «первичку» и счета-фактуры, получает документы от поставщиков.

В этом случае передача документов в головной офис – необходимость. Причем документы в идеале должны приходить от филиалов в короткий срок, например раз в неделю. Несвоевременная доставка документов может создать проблемы при налогообложении.

Чтобы оптимизировать процесс, можно организовать электронную передачу информации, а оригиналами документов обмениваться реже. Это позволит головному офису своевременно учитывать информацию при налогообложении.

Комментирует Евгения Мельникова, ведущий аудитор группы компаний «РУСКОНСАЛТ»:

– Организации, у которых большой документооборот, а налоги рассчитывает головной офис, обычно налаживают электронный обмен данными. Сотрудники филиала вводят данные о полученных от поставщиков и выписанных покупателям документах в программу. И с помощью Интернета ежедневно пересылают такую информацию в головной офис. А оригиналами документов филиал и головная фирма обмениваются, например, раз в две недели. При такой схеме головная организация может своевременно рассчитывать налоги, даже если оригиналы документов получены из филиала не вовремя.

А вот филиал, выделенный на отдельный баланс, ведет полноценный бухгалтерский и налоговый учет. И обычно в центральный офис передается информация о заключительных оборотах по счетам бухучета и видам доходов и расходов налогового учета. То есть в этом случае головной офис с «первичкой» не работает.

Но документы все равно лучше хранить в головном офисе.

Во-первых, это позволяет центральной бухгалтерии выборочно проверить, насколько правильно филиал ведет учет. Во-вторых, хранение документов в центральной бухгалтерии поможет избежать проблем при проверке. Об этом поговорим подробнее.

Если при проверке запросили документы из филиала

Формально филиал могут проверить две инспекции – по местонахождению головного офиса и та, в которой состоит на учете подразделение. Но на практике проверки по местонахождению подразделений проводятся крайне редко. Налоговики предпочитают приходить в головной офис и разбираться сразу со всеми операциями фирмы.

Комментирует Юрий Воробьев, адвокат компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:

– Хранить документы филиала, бесспорно, лучше в головной организации. Вероятность того, что инспекторы станут отдельно проверять филиал, мала. Это связано с тем, что местные налоговики, проверив филиал, не смогут сделать, например, по налогу на прибыль или НДС однозначного вывода о правильности расчета платежей по всей организации. Поэтому обвинить филиал в недоплате не получится. Выходит, что проводить отдельную проверку филиала нет смысла (за исключением только местных налогов).

Предположим, налоговая инспекция, в которой зарегистрирован головной офис, начала выездную проверку. При проверке налоговики затребовали первичные документы и регистры филиала.

Документы, необходимые проверяющим, организация должна представить в течение пяти дней – независимо от объема документов и наличия филиалов. Это следует из статьи 93 Налогового кодекса РФ. С 1 января 2007 года срок, в течение которого налогоплательщик обязан подготовить документы, составит 10 дней. За каждый документ, не полученный вовремя, инспекторы могут оштрафовать на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ (50 руб. за документ).

Понятно, что если документы хранятся в филиале, то уложиться в срок, предусмотренный законодательством, сложно. Особенно если филиал находится в другом городе или регионе.

Ситуация усугубляется тем, что надо не только доставить в центральную бухгалтерию документы, но и снять с них копии. Согласно статье 93 Налогового кодекса РФ, фирма обязана предоставить для проверки именно копии документов, а не их оригиналы. Причем бумаги должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Чтобы ускорить подготовку документов к проверке, лучше если копии сделает сам филиал. Ну а чтобы вовсе избежать проблем с предоставлением документов, нужно чтобы к началу проверки они хранились в центральной бухгалтерии.

Как рассчитывать налоги, если «первичка» и счета-фактуры поступили из филиала с опозданием?

Вообще, чтобы филиалы не задерживали передачу бумаг в головную организацию, сроки нужно четко прописать в учетной политике. Естественно, чем раньше центральный офис получит документы, тем лучше – особенно это касается налогов, которые сам филиал не исчисляет.

Причем в учетной политике советуем подробно указывать наименование всех документов, которые обязан передавать филиал в центральную бухгалтерию (о том, какие положения по документообороту установить для филиалов, – на стр. 86).

Но допустим, совсем победить опоздания с документами не получается. Самая распространенная проблема, с которой сталкивается головная бухгалтерия при работе с филиалами, это поступление «первички» и счетов-фактур в головной офис не в том периоде, в котором они были получены от поставщиков. Причины обычно банальные: потеряли, забыли...

В таких ситуациях сложности возникают прежде всего у организаций, чьи филиалы на отдельный баланс не выделены, когда учет ведет центральная бухгалтерия.

Получив с опозданием документы на реализацию, придется сдавать «уточненки» по налогу на прибыль и по НДС – в том периоде, когда документы были выписаны. Кроме того, в этом случае неизбежны пени.

А вот мнение чиновников по поводу того, что должна делать организация при получении с опозданием документов на расходы, недавно поменялось.

Вычет по НДС – в том периоде, которым датированы счета-фактуры

Не так давно инспекторы придерживались такой точки зрения. Принять «входной» НДС по счету-фактуре, полученному от филиала с опозданием, нужно в том периоде, когда головной офис фактически получил документ. То есть оформлять уточненные декларации за тот налоговый период, когда поставщик выписал счет-фактуру, не нужно. Этот вывод местные инспекторы делали из письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/133. И хотя здесь рассмотрена ситуация, когда счет-фактура пришел с опозданием от поставщика, такую же логику инспекторы применяли и в случае, если причина просрочки – нерасторопность филиалов.

Как показывает практика, такой подход был удобен компаниям и не вызывал вопросов при проверке. Организация получала позже вычет, но зато не исправляла прошлые периоды.

Комментирует Гульзар Алексеева, начальник отдела налогового планирования и учета ООО «Офис – Недвижимость»:

– Опоздавшие документы – это глобальная проблема нашего предприятия, имеющего филиалы в разных регионах. Наладить работу так, чтобы документы поступали из регионов вовремя, нереально. Поэтому мы всегда принимаем НДС к вычету в том периоде, когда получаем документы – «первичку» и счета-фактуры – на руки. Возможность заполнять уточненные отчеты наша фирма никогда не рассматривала. И как показывает опыт налоговых проверок, инспекторы не против того, чтобы вычет мы применяли по факту.

Однако есть риск, что подход инспекторов скоро изменится. Причина – письмо ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@. В пункте 2 этого письма прямо указано: если фирма обнаружила незарегистрированные счета-фактуры, то следует внести исправления в тот налоговый период, когда они получены от поставщика. При этом в книге покупок оформляются дополнительные листы. Сотрудники ФНС России применяют такую логику. Принять к вычету НДС надо в том периоде, когда выполнены все условия, перечисленные в статьях 171 и 172 Налогового кодекса РФ. То есть покупка отражена в учете и есть счет-фактура поставщика. Следовательно, как только филиал получил от поставщика «первичку» и счет-фактуру, бухгалтер должен был принять НДС к вычету. И если этого не произошло своевременно, то придется подавать «уточненку» и вносить изменения в книгу покупок. К книге покупок в этом случае оформляются дополнительные листы.

В Минфине России также предупреждают, что мнение инспекторов в связи с новым подходом налогового ведомства скорее всего изменится. И это усложнит работу организациям. Придется корректировать прошлые налоговые периоды.

Комментирует Анна Лозовая, главный специалист департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:

– Возможно, что от организаций, филиалы которых передали счета-фактуры с опозданием, инспекторы будут требовать пересчета НДС за прошедший налоговый период и «уточненки». Такой подход следует из письма ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@. Запрет налоговиков на вычет НДС в более поздний период связан со следующей ситуацией. Многие организации намеренно откладывают вычет, если в том периоде, когда получен счет-фактура, сумма «входного» НДС превышает начисленный налог. В такой ситуации сложно получить возврат переплаты или добиться ее зачета в счет будущих платежей. Поэтому фирмы намеренно откладывают вычет до тех налоговых периодов, когда сумма начисленного НДС будет больше вычета. Теперь это будет сделать сложно. Единственная ситуация, когда налоговики разрешат принять НДС в текущем периоде, – получение счета-фактуры с опозданием от поставщика. Например, из-за проблем с почтовой связью.

Признание расхода – в том периоде, которым датирована «первичка»

Признать расходы на основании опоздавших документов нужно в том отчетном периоде, которым датирована «первичка». Обоснование – пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что расходы при расчете налога на прибыль учитываются исходя из условий договоров. Следовательно, расходы нужно отражать строго в том периоде, к которому они относятся. И дата фактического получения документов значения не имеет.

Комментирует Константин Новоселов, советник налоговой службы РФ III ранга:

– Расходы могут быть признаны только на основании оправдательных документов и лишь в том отчетном периоде, к которому относится сделка. Поэтому если первичные документы поступили от филиала в головной офис с опозданием, то придется пересчитывать авансовые платежи и сдавать уточненный налоговый расчет.

Согласимся с выводом чиновников о том, что расходы нужно отражать в том периоде, к которому они относятся. Однако если документы филиал представил в том же налоговом периоде (году), то сдавать уточненный расчет по авансовым платежам необязательно. Ведь в результате пересчета сумма расходов увеличится. Поэтому недоимки у фирмы не возникает. А в такой ситуации Налоговый кодекс РФ сдавать уточненный отчет не требует.

Но есть момент, из-за которого компании уточненный расчет выгоднее все-таки сдать. Если организация уплачивает ежемесячные авансовые платежи исходя из прибыли за предыдущий отчетный период, то от суммы, указанной в расчете, будет зависеть размер платежей в следующем квартале. И если фирма сдаст «уточненки», то уменьшится заявленная в отчетности сумма авансовых платежей.

Как бороться с ошибками в «первичке» и счетах-фактурах?

Первичные документы и счета-фактуры поставщиков, которые поступают от филиалов, могут содержать ошибки. Особенно часто эта проблема возникает, когда в филиале нет бухгалтерии и документы принимают «неспециалисты».

Ошибки могут быть двух видов: нет всех необходимых реквизитов или данные указаны неверно. В каждом из этих случаев инспекторы могут не признать расходы фирмы и запретить вычет «входного» НДС.

Самая действенная общая мера – составить для филиала подробную инструкцию о том, на что стоит обращать внимание при получении документов (пример инструкции см. на стр. 86). Важно прописать в инструкции риски, которые несет фирма, получая документы с ошибками.

А теперь рассмотрим, как ошибки исправить.

В документах не хватает реквизитов. Такую ошибку, как правило, исправить несложно. Бухгалтерия головной организации может сама вписать в «первичку» и счета-фактуры необходимые данные. Даже если документы распечатаны на компьютере, нет препятствий дополнить их от руки. По счетам-фактурам смешанный способ заполнения прямо разрешает пункт 14 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Заполнять первичные документы частично на компьютере, частично от руки также можно – законодательство не запрещает.

Но чтобы головной организации дозаполнить документы, нужно знать всю необходимую информацию о поставщике и покупке. Получить такие сведения логичнее, конечно, от филиала. Но если документооборот большой, а сотрудники подразделения не торопятся помочь головной организации с предоставлением информации, возникают проблемы. Тогда бухгалтерам головной фирмы приходится самостоятельно разыскивать поставщика. Такие трудности означают, что жизненно необходима жесткая инструкция для филиалов, о которой мы сказали выше.

В документах неверные реквизиты. В этом случае лучше всего добиться, чтобы поставщик выписал документы еще раз – без ошибки. Ведь исправить реквизиты, отраженные в «первичке» и счете-фактуре, головной офис самостоятельно не сможет. Все исправления должны быть заверены поставщиками, которые выписали документы. И в этом случае решение проблемы зависит от взаимодействия головного офиса с филиалами и партнерами. И на практике бухгалтеры головных отделений действуют двумя способами.

Первый: постоянно напоминают филиалам о важности проверять документы на месте. И второй: с особо невнимательными поставщиками проводят беседы самостоятельно.

Комментирует Гульзар Алексеева, начальник отдела налогового планирования и учета ООО «Офис – Недвижимость»:

– Со счетами-фактурами поставщиков, в которых не хватает реквизитов, проблему решаем просто – дописываем данные самостоятельно. Получив же счет-фактуру с ошибкой, просим поставщика выписать его заново. А вот исправления в ошибочном счете-фактуре по договоренности с поставщиками не практикуем, чтобы избежать повторной регистрации документа в книге покупок и заполнения в ней дополнительных листов.

Как избежать расхождений в учете?

Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете у головной организации и филиалов должна быть единая учетная политика. Это следует из пункта 10 ПБУ 1/98 и статьи 313 Налогового кодекса РФ. То есть в идеале филиал должен отражать операции по тому же принципу, что и головная бухгалтерия. На практике выходит иначе. Каждый бухгалтер понимает принципы учета по-своему. Выход такой: четкое регламентирование всех операций в учетной политике.

Еще один способ избежать расхождений – вести учет всем отделениям в единой программе по принципу on-line. Тогда филиал не сможет вести учет на свое усмотрение без разрешения центральной бухгалтерии.

Комментирует Дмитрий Курситыс, главный бухгалтер ОАО «Инпром»:

– Проблемы с ведением бухгалтерского учета, если у фирмы есть филиалы, безусловно, возникают. Самый результативный способ при работе с подразделениями – это установка единого программного обеспечения, которое позволяет вести учет в режиме on-line. То есть заводить единые справочники наименований затрат, имущества и т. д. В этом случае программа ограничивает «возможность» филиала вводить операции так, как это не предусмотрено единой учетной политикой организации. И бухгалтерия головного офиса всегда оперативно может реагировать на действия филиала. Еще мы практикуем разъяснительную работу с филиалами в виде регулярных семинаров.

И еще один совет, который позволит предупредить самодеятельность филиалов. Если на практике возникают ситуации, подробно не прописанные в учетной политике, то следует вносить в нее дополнения и доводить их до сведения всех подразделений.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка