Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 июня 2015 14 просмотров

Можно ли подтвердить расходы на проезд в командировку (по России) если в наличии имеются: 1. маршрутная квитанция электронного билета, 2. посадочный талон, 3. сотрудник получил в кассе денежные средства на покупку билета наличными, а оплатил со своей личной банковской карты (не зарплатная, к организации не привязана), распечатка о проведении операции по банковской карте не представлена. Приказ,служебное задание и отчет имеются.

Нет, нельзя. Поскольку отсутствует документ, подтверждающий оплату поездки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:*

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 1112, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФПоложение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:
1) не возмещать расходы на проезд;
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Порядок такого возмещения необходимо прописать в локальном документе организации. Например, в положении о командировках.

Данный вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:*

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Главбух советует: чтобы избежать разногласий, не стоит полностью отказывать в возмещении расходов сотрудникам, которые потеряли подтверждающие документы.

В локальном документе организации можно прописать полный отказ в возмещении командировочных расходов, если сотрудник не принес подтверждающие документы (или если они составлены неправильно). Но делать это рискованно.

Дело в том, что существуют правила возмещения неподтвержденных расходов для организаций госсектора. Например, федеральные учреждения в этом случае возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Локальные нормативные акты организации не могут ставить ее сотрудников в худшее положение, чем это установлено законодательством. Даже если конкретные правила на сотрудников коммерческой организации не распространяются, как в данной ситуации. Поэтому локальный акт, в котором возмещение командировочных затрат, не подтвержденных документами, запрещено, суд может признать недействующим (ст. 8 ТК РФ).

Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:*

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:*

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:*

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.*

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.*

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).*

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация).

Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка