Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
10 июня 2015 1603 просмотра

Компания перечисляет командировочные расходы на личные банковские карты сотрудников. Это также закреплено внутренними локальными документами. Но в самих платежных поручениях на перечисление указываем "на карту сотрудникам (к.р.) согласно условиям договора №...". Договор № - это договор с банком по зарплатному проекту. К.Р. - это командировочные расходы. Почему пишем к.р. - экономия средств компании при перечислении. Существуют ли налоговые риски в части НДФЛ при указании в платежном поручении такой формулировки как "к.р." вместо слов "командировочные расходы"?

Проверяющие могут переквалифицировать перечисленные подотчетные средства в выплаты, облагаемые НДФЛ. Чтобы снизить эти риски стоит составить отдельное распоряжение руководителя о порядке выплаты командировочных расходов, с указанием, что по заявлению работника они могут перечисляться за зарплатную кату, с указанием в назначении платежа сокращения «к.р.». Но безопаснее будет внести изменения в договор с обслуживающим банком о сохранении тарифов при перечислении подотчетных сумм на карты сотрудникам.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

  1. Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.*

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.


Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России вписьме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.


Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.*

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как выдать деньги под отчет

<…>

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника* (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представленияотчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Статья: Перечисляем подотчетные суммы на зарплатную карту работнику

<…>

Чтобы инспекторы не смогли переквалифицировать перечисленные подотчетные средства в выплаты, облагаемые НДФЛ, должны соблюдаться три условия.*

Условие 1: правильно заполнить платежку

В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» бухгалтеру нужно указать, что средства, перечисленные на зарплатную карту работника, являются подотчетными: «выдача под отчет».

Условие 2: установить порядок выдачи подотчетных сумм на зарплатные карты

Для перечисления денежных средств под отчет с расчетного счета компании назарплатную карту сотрудника необходимо:

  • - в учетной политике компании установить порядок выдачи подотчетных сумм. Если у компании есть положение о командировках и в нем расписан порядок выдачи подотчетных сумм (образец 2), в учетной политике можно дать ссылку на это положение;
  • - в договоре с банком предусмотреть возможность исполнения банком платежных поручений на перечисление денежных средств, которые не являются зарплатой;
  • - подготовить приказ руководителя компании с перечнем сотрудников, назарплатные карты которых компания будет перечислять подотчетные средства;
  • - получить письменное согласие сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их зарплатных карт.

Условие 3: авансовый отчет работника должен быть правильно оформлен

Работнику нужно правильно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие оплату.

В срок не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу работник должен представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета для случаев перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты сотрудников (образец 3).

<…>

ЗАРПЛАТА №11, ноябрь 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка