Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 июня 2015 35 просмотров

Наша организация из СПб отправили сотрудника в командировку лен.область на один день. По дороге произошло ЧП, камень из под колес попал в стекло личного автомобиля сотрудника. Ремонт авто можно провести за счет организации и как оформить документально и отразить проводки в бух.учете.

Да, можно. В данной ситуации существует 2 варианта учета и оформления.

По общему правилу, при учете возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного транспорта для поездки в командировку, нужно руководствоваться пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. А значит, указанная компенсация признается в расходах в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Такие выводы следуют из Письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199. Конечно, организация вправе компенсировать сотруднику полную стоимость ремонта, однако разницу между нормативом и фактической суммой ремонта учесть в расходах при расчете налога на прибыль нельзя. При этом, суммы такой компенсации не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

Бухгалтерские проводки для этого варианта:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией и ремонтом личного автомобиля сотрудника.

  1. Компенсация расходов сотрудника на ремонт личного транспорта, связанных с его использованием для поездки в командировку:
  2. Заключить с сотрудником договор аренды его автомобиля без экипажа. Эта разновидность ГПД предусматривает обязанность арендатора оплачивать ремонт арендуемого ТС (ст. 644 и 646 Гражданского кодекса РФ). В этом случае учесть в расходах по налогу на прибыль можно будет всю стоимость ремонта автомобиля и оплатить его самостоятельно, без выплат компенсаций сотруднику. Минфин России подтвердил это в письме от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277. Однако, этот вариант имеет смысл только если стоимость ремонта существенна, поскольку в нем возникает необходимость выплаты арендной платы сотруднику и соответственно удержания НДФЛ. Страховые взносы при этом начислять не нужно ни на сумму арендной платы, ни на стоимость ремонта.

Бухгалтерские проводки для этого варианта:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60-оплачена стоимость ремонта арендованного ТС.

3.Документальное оформление - при первом варианте учета необходимо оформить следующие документы: служебную записку сотрудника об использовании в командировке личного автомобиля, к ней нужно приложить оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, т.е. путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

-при втором варианте учета необходимо оформить договор аренды автомобиля сотрудника без экипажа, путевой лист, документы в подтверждение расходов на ремонт.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).*

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.*

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку*. Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия*.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749*.

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ)*.

Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке

Да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.

От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ*.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428*.

Главбух советует: есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

  • выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
  • возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса*.

Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.

Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.

Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328*.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199)*. Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419)*.

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419)*.

Главбух советует: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ)*. Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле*.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. П*.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему)*.

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).*

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника*).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. ? 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья:Командировки на автомобиле. Путешествие с подтверждением расходов

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае компания обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой*. Разберемся, как оформить документы, чтобы списать все эти затраты – как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Командировки на автомобиле очень удобны. Они дают сотруднику возможность быть более мобильным, что зачастую позволяет значительно сократить срок его поездки. Подтвердить затраты на такие командировки вопреки бытующему мнению не так уж и сложно.

Расходы на проезд

Во время «автомобильной» командировки у сотрудника могут возникнуть затраты*:
на приобретение ГСМ;
связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля (например, плата за парковку, услуги автостоянки, ремонт в пути и т. п.).*

Порядок бухгалтерского и налогового учета этих расходов зависит от того, на каком автотранспорте сотрудник направился в командировку на служебном или личном*.

Однако и в той и другой ситуации для подтверждения расходов советуем выписывать сотруднику путевой лист.* Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автотранспорта применяется форма № 3.* Несмотря на то что она обязательна только для автотранспортных предприятий (см. письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129), в большинстве случаев ее используют и другие компании.

Независимо от того, по какой форме компания оформляет путевые листы, в них нужно указать следующие сведения:
конкретные пункты отправления и назначения (например, «место отправления г. Москва, ул. Бутырская, д. 28; место назначения г. Воронеж, ул. Парковая, д. 8»);
время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт;
километраж на протяжении всего маршрута следования*.

Дату выдачи путевого листа и дату его поступления в бухгалтерию необходимо зафиксировать в журнале учета движения путевых листов по форме № 8*.

Сотрудник едет в командировку на служебном транспорте

Бухгалтерский учет затрат. Расходы на потраченные в пути горюче-смазочные материалы отражают на счете 10 субсчет «Топливо». В зависимости от цели командировки их поступление и списание может быть отражено проводками:

Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 71
оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10 субсчет «Топливо»
списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Сопутствующие расходы на проезд (например, оплата услуг автостоянок и платных парковок, текущий ремонт) списываются проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71
списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Налоговый учет затрат. Затраты на текущий ремонт автомобиля можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме в соответствии со статьей 260 Налогового кодекса РФ. А расходы на платную парковку и автостоянки уменьшают налогооблагаемую базу в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Расходы на бензин списываются в налоговом учете в пределах норм. Правда, в Налоговом кодексе РФ они не утверждены. Поэтому разработать их должна сама организация. Но при такой, казалось бы, свободе, экономически обоснованными нормами инспекторы считают лишь те, которые не превышают нормы Минтранса (руководящий документ № Р3112194-0366-03,утвержден Минтрансом России 29 апреля 2003 года и согласован с МНС России 9 апреля 2003 года). С этим подходом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640). Поэтому, несмотря на то что с 1 января 2008 года вышеуказанные нормы фактически утратили силу, до тех пор, пока не будут приняты новые нормы, инспекторы будут ориентироваться на старые.

В то же время компания вправе разработать и утвердить приказом руководителя другие нормы расхода ГСМ для служебного автотранспорта. В том числе и в большем размере. Но в этом случае потребуются дополнительные доказательства экономической оправданности (например, заключение станции техобслуживания или документы о капитальном ремонте транспортного средства).

Работник едет в командировку на собственном автомобиле

Существует три способа оформления такой поездки*. В каждом из них расходы на проезд при расчете налога на прибыль учитываются по-разному.

Вариант первый заключить с сотрудником договор аренды транспорта без экипажа (ст. 642 Гражданского кодекса РФ)*. Этот способ самый выгодный. Он предполагает, что арендатор обязуется поддерживать машину в рабочем состоянии и нести расходы на ее содержание и эксплуатацию (ст. 644 и 646 Гражданского кодекса РФ).

В этой ситуации при расчете налога на прибыль можно учесть:*
арендную плату за автомобиль (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);
расходы на парковку, автостоянку и ремонт (подп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ);*
расходы на ГСМ (в пределах норм Минтранса России или других экономически обоснованных норм).

Минфин России подтвердил это в письме от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277.

Правда, с суммы арендной платы придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ*). ЕСН и пенсионные взносы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277).

Вариант второй заключить с сотрудником договор аренды транспорта с экипажем. В этом случае при расчете налога на прибыль помимо арендной платы можно учесть только затраты на бензин. Расходы на парковку, автостоянку и ремонт налогооблагаемую базу не уменьшают.

Кроме того, со стоимости услуг по управлению и технической эксплуатации нужно удержать НДФЛ, а также начислить на нее ЕСН (кроме ЕСН в части взносов в ФСС России).

Вариант третий выплатить сотруднику компенсацию за использование личного транспорта. Сделать это позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ. Размер компенсации нужно установить в приказе руководителя предприятия и прописать в трудовом договоре. Приказ составляется на основании заявления от сотрудника, в котором указана просьба о выплате компенсации. Кроме того, работник должен представить копию техпаспорта на автомобиль. Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и ее копия (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Сумму компенсации руководство может установить любую. Однако при расчете налога на прибыль ее можно учесть лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Более того, все остальные расходы (стоимость бензина, затраты на ремонт и т. п.) должны входить в сумму компенсации. Поэтому списать их как отдельные расходы не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140)*.

С НДФЛ тоже могут возникнуть проблемы. Некоторые налоговики уверены, что не облагать компенсацию этим налогом тоже можно лишь в пределах вышеуказанных норм. Несмотря на то, что в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06 Президиум ВАС РФ эту точку зрения опроверг*.

<…>

Журнал «Главбух» №5, март 2008 г.

4. Ситуациянужно ли организации удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если она оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, например, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 г. № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ*.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363. Подробнее об удержании налога см. Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Олег Хороший,

начальник отдела налогообложения прибыли организаций

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

5. Ситуациянужно ли организации начислить страховые взносы на оплату ремонта, техобслуживания и других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника

Нет, не нужно.

Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля) не признаются объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 12 марта 2010 г. № 550-19.

По общему правилу взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с выплат по гражданско-правовым договорам не начисляются. Исключением является случай, когда договором предусмотрена обязанность уплаты таких взносов. Об этом сказано в пункте 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Поэтому с суммы затрат по эксплуатации автомобиля взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также не начисляйте*.

<…>

Олег Хороший,

начальник отдела налогообложения прибыли организаций

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка