Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

В бухучете применяем налоговую классификацию основных средств

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
18 июня 2015 8 просмотров

Спасибо за оперативный ответ. Интересует как тогда оформлять путевой лист? Сотрудник может получить задание от руководителя о служебной поездке к контрагенту сразу из дома. Какой пробег в данном случае можно учесть: километраж от дома, где проживает сотрудник, до контрагента? И как быть с чеками на бензин. Работник не держит пустой бак в ожидании служебного задания, а заправляется тогда, когда считает нужным. Получается, что к учёту можно принимать подтверждающие чеки с любой датой и суммой, а компенсировать сумму, соответствующую служебному километражу?

В путевом листе указывается маршрут, по которому направляется сотрудник для выполнения служебного задания. Точкой отправления может быть и адрес, где проживает сотрудник. Чеки на бензин при выплате компенсаций не принимаются к учету. Так как компенсация назначается в фиксированной сумме. Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, которые используются для расчета компенсаций, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

<…>

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.* За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.*

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011,Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. ? 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Налог на прибыль: нормирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

<…>

Налог на прибыль: расходы на ГСМ

Ситуация: можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на покупку ГСМ, если организация возмещает их сотруднику помимо компенсации за использование личного автомобиля

Нет, нельзя.

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли.*

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3).

Главбух советует: чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.

В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. № А44-3149/2005-9).

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

19.06.2015г.

С уважением,

Ирина Киселева, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка