Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Должна ли ваша компания встать на учет по взносам в налоговой

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
19 июня 2015 16 просмотров

Помогите пожалуйста определиться в следующей ситуации:Наша компания выплачивает сотрудникам компенсации за использование личного а/м в служебных целях согласно ст. 188 ТК на основании следующего:1. Приказ руководителя, в котором определены сотрудники имеющие право получить компенсацию и в котором установлен размер этой компенсации: 10 руб. за 1 км. пробега, где в том числе учтено топливо. Отдельно, израсходованное топливо не компенсируется.2. Приказом руководителя утверждена форма путевого листа и такой путевой лист сотрудники заполняют один раз в месяц и предоставляют его в бухгалтерию. Обязательными реквизитами в путевом листе является "место отправления", "место назначения" и цель поездки. Заполненные путевые листы подлежат согласованию с руководителем бизнес-подразделения.3. Сотрудники предоставили в бухгалтерию копии ПТС и свидетельства гос. регистрации на а/м.Чеки за потраченное топливо сотрудники не прикладывают к путевому листу и фактически учет израсходованного топлива ими в путевом листе не ведется.Вопрос: Является ли в данном случае выплачиваемая компенсация за использование личного а/м в служебных целях документально оформленной и подтвержденной? Если документов указанных в пункте 1-3 достаточно, то компенсацию считаю документально оформленной и подтвержденной в расходах и следовательно на нее не начисляется НДФЛ и страховые взносы. Если принципиально наличие чеков на топливо, то есть риск того, что могут доначислить НДФЛ и страховые взносы. Помогите определиться пожалуйста.

Нет, в данном случае выплачиваемая компенсация за использование личного а/м в служебных целях документально оформленной и подтвержденной не является. Т.е. документов, указанных в пункте 1-3 не достаточно, а именно чеков за потраченное топливо. Так как в данной ситуации сам факт осуществления ими расходов не подтвержден. Следовательно, наличие чеков на топливо - принципиально, иначе есть риск того, что могут доначислить НДФЛ и страховые взносы. Так как:

- компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем (статья 188 Трудового кодекса РФ);

- при этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

• подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));

• обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);

• авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-04-05/25434, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход и арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210);

- перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

НДФЛ: общий порядок

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ: нормы

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-04-05/25434, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19, пункте 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на сумму компенсации за использование автомобиля и сумму возмещения расходов, связанных с этим, если сотрудник ездит не на собственной машине

Да, нужно.

Компенсация за использование автомобиля и связанных с этим расходов не облагается страховыми взносами только в том случае, когда машина находится в собственности у сотрудника. То есть ПТС и свидетельство о регистрации транспортного средства оформлены на него, а не на кого-то еще. И копии таких документов сотрудник представил в бухгалтерию.

Дело в том, что от страховых взносов освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок выплаты компенсаций за использование имущества сотрудника (в т. ч. и автомобиля) установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ. Здесь сказано, что за использование личного автомобиля в интересах работодателя сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер такой компенсации прописывают в трудовом договоре. А вот компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом не предусмотрены.

Получается, что компенсационная выплата считается законодательно установленной и, соответственно, не облагается страховыми взносами только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это, в свою очередь, подразумевает, что автомобиль находится в собственности человека (в т. ч. и совместной, например, с супругой), что подтверждено документально (например, копиями ПТС и свидетельства о регистрации транспортного средства).

Когда же сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другого человека, такое транспортное средство его личным имуществом не считается. И значит, сумма компенсационной выплаты облагается страховыми взносами.

Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 и пункта 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Главбух советует: страховые взносы на суммы выплачиваемой компенсации можно не начислять, даже если сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другого человека. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. Тут помогут следующие аргументы.

Понятие «личное имущество» в законодательстве отсутствует. Поэтому таковым можно признать любое имущество, которое принадлежит человеку на любом законном основании. Таким основанием может являться и доверенность на управление автомобилем. Ведь это документ, который письменно подтверждает полномочия человека в отношении вещи (п. 1 ст. 185 ГК РФ). То есть переданный сотруднику по доверенности автомобиль фактически находится в его владении и пользовании.

И поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля по доверенности страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Правомерность такой позиции подтверждается арбитражной практикой (см., например, определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановления ФАС Уральского округа от 23 сентября 2013 г. № Ф09-9554/13, от 29 мая 2013 г. № Ф09-4358/13, Поволжского округа от 9 октября 2012 г. № А12-2881/2012).

При этом организация должна документально подтвердить размер компенсационных выплат, их обоснованность, а также тот факт, что сотрудник действительно понес расходы.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

<…>

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

22.06.2015г.

С уважением,

Наталья Иванченко, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка