Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 июня 2015 160 просмотров

Можно ли не начислять сотруднику компенсацию за использованию личного транспорта? Корректно ли будет издать приказ об использовании заправочной карты с установленными лимитами в служебных целях, и полностью все затраты по карте в пределах лимитов ставить на затраты при исчислении налога на прибыль. Какие документы еще нужны для корректного ведения бух и налогового учета? нужен ли путевой лист?

Если работник использует в служебных целях личный автотранспорт, то ему можно не начислять компенсацию за использование автомобиля. Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор безвозмездного пользования. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли. При получении автомобиляв безвозмездное пользование нужно ежеквартально или ежемесячно учитывать доходы в размере рыночной стоимости аренды. Иначе инспекторы могут доначислить налог на прибыль, пени и штраф. Размер дохода можно подтвердить справкой, составленной на основании доступных данных об аренде в СМИ, Интернете. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально. Для этого лучше использовать путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован. Если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. В этом случае вы можете издать приказ об использовании заправочной карты с установленными лимитами в служебных целях. И полностью списывать все затраты по карте в пределах лимитов на основании приказа. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. О том как выдать и отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные.

<…>

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

<…>

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении получение имущества в безвозмездное пользование.

<…>

Бухучет: получение имущества

При получении имущества сделайте проводку:

Дебет 001 (012)
– получено имущество по договору ссуды.

Возврат имущества отразите следующим образом:

Кредит 001 (012)
– возвращено имущество ссудодателю.

Такой порядок следует из пункта 21 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, Инструкции к плану счетов, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтверждается письмом Минфина РФ от 23 марта 2001 г. № 04-02-05/3/11.

Стоимость полученного в безвозмездное пользование имущества указывайте в оценке, зафиксированной в договоре. Об этом сказано в Инструкции к плану счетов. (Несмотря на то, что данное правило применяется при получении имущества в аренду, его можно (но, не обязательно) применять для организации учета и при получении имущества в ссуду, так как эти сделки во многом схожи.)

Ссудополучатель не начисляет амортизацию по полученному в безвозмездное пользование имуществу. При необходимости это продолжает делать собственник активов – ссудодатель. Это следует из пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Бухучет: расходы на содержание имущества

Обязанность по поддержанию имущества в исправном состоянии (включая проведение текущего и капитального ремонта) возлагается на ссудополучателя, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ). Затраты по поддержанию имущества в исправном состоянии являются расходами по обычным видам деятельности. В бухучете такие расходы отразите проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10 (60, 69, 70, 76...)
– отражены расходы по поддержанию в исправном состоянии имущества, полученного в безвозмездное пользование.

Это следует из пунктов 5, 7, 11 и 16 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов.

<…>

Транспортный налог

Если организация получила в безвозмездное пользование транспортное средство, обязанности платить транспортный налог у нее не возникает. Его платит организация, на которую зарегистрировано транспортное средство (ст. 357 НК РФ). Зарегистрировать транспортное средство может его собственник (п. 20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, п. 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). (В законодательстве предусмотрен ряд исключений из этого правила (например, при лизинге транспортных средств), но безвозмездное пользование к ним не относится.) Право собственности на транспортные средства по договору безвозмездного пользования к ссудополучателю не переходит (п. 1 ст. 689 ГК РФ). Поэтому объекта обложения транспортным налогом у него не возникает.

<…>

Возврат имущества: налоги

Возврат имущества, полученного по договору безвозмездного пользования, не влияет на налогообложение. Так как при этом не происходит перехода права собственности, организация не получает доходов и не несет расходов.

БСС «Система Главбух» 2015

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как выдать и отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ.

Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ. Помимо него, организация может приобрести топливо:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Главбух советует: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009
– отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»
– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60
– получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009
– списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»
– списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51
– оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 60
– списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
– отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

4 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь–июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 5, Март 2014

Самые важные и безопасные условия в договоре безвозмездного пользования

<…>

Договор безвозмездного пользования обычно заключают, если учредитель передает компании помещение, оборудование, оргтехнику или другое имущество. Еще один распространенный пример — директор или другой работник ездит на своей машине по делам компании. В этом случае также можно оформить безвозмездное пользование (образец договора — см. ниже).

<…>

В договоре или акте приемки-передачи проще указать стоимость имущества. Тогда не нужно будет рассчитывать этот показатель или запрашивать его у ссудодателя, чтобы учесть объект на забалансовом счете.

Установите в договоре, что передачу объекта в пользование ссудодатель оформляет актом. Этот документ нужен, чтобы подтвердить получение имущества и обосновать расходы на его содержание.

<…>

Чем безвозмездное пользование отличается от аренды

Довольно распространенное заблуждение, особенно среди директоров, что договор безвозмездного пользования гораздо дешевле для компании, чем аренда. Ведь не надо тратиться на арендную плату. Это верно, но лишь отчасти.

По договору аренды у компании действительно возникнут расходы. Однако если оформить безвозмездное пользование, то затраты тоже появятся, правда, возможно, в меньшей сумме: надо будет начислять дополнительный налог на прибыль. Дело в том, что, заключив договор безвозмездного пользования (еще его называют ссудой), компания обязана ежеквартально или ежемесячно показывать доход. Такой позиции придерживаются чиновники (письмо Минфина России от 12 мая 2012 г. № 03-03-06/1/243). Их поддерживают и судьи (п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22 декабря 2005 г. № 98). Доход в данном случае равен рыночной стоимости аренды аналогичного имущества (п. 8 ст. 250 НК РФ). Размер дохода можно подтвердить справкой, составленной на основании доступных данных об аренде в СМИ, Интернете.

Осторожно!

При получении имущества в безвозмездное пользование нужно ежеквартально или ежемесячно учитывать доходы в размере рыночной стоимости аренды. Иначе инспекторы могут доначислить налог на прибыль, пени и штраф.

Причем доход нужно учесть, даже если договор заключили с участником, которому принадлежит более 50 процентов уставного капитала. Вообще если такой учредитель передает компании имущество, налог платить не нужно (подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ). Но в данном случае этой льготой воспользоваться нельзя, так как учредитель передает компании не имущество, а имущественные права.

При аренде же дополнительных доходов не возникает. Наоборот, компания может уменьшить налог на прибыль, так как будет включать в расходы ежемесячную плату. Причем даже если в договоре аренды установить небольшие платежи, претензии налоговиков маловероятны. Ведь из-за заниженных расходов компания не получает налоговую выгоду. Но если имущество поступает от физического лица, то с арендной платы надо будет удерживать НДФЛ и сдавать в инспекцию справку 2-НДФЛ При безвозмездном пользовании такой обязанности у компании нет.

Иногда договор аренды предпочтительнее исходя из требований законодательства. Например, если нужно оформить пользование имуществом коммерческой организации, в которой компания является учредителем. В этом случае заключить договор безвозмездного пользования нельзя (п. 2 ст. 690 ГК РФ).

Какие условия включить в договор безвозмездного пользования

Допустим, директор предпочел заключить договор безвозмездного пользования, а не аренды. Тогда включите в этот договор все необходимые условия, чтобы у налоговиков не было претензий к расходам компании.

<…>

Обязательное условие договора

Стороны сделки — это ссудодатель и ссудополучатель. В договоре нужно указать имущество, которое ссудодатель передает в безвозмездное пользование (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Иначе сделка будет считаться незаключенной. Также обязательно оформите акт приемки-передачи, который подтвердит, что компания получила имущество в пользование.

Добавим, что договор пользования офисом или другим недвижимым имуществом регистрировать в Росреестре не нужно. Закон этого не требует. А вот аренду недвижимости на срок не менее года регистрировать обязательно (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Расходы на содержание имущества

<…>

Важное условие договора

По общему правилу ремонт и расходы на содержание имущества, полученного в пользование, оплачивает ссудополучатель (ст. 695 ГК РФ). Но безопаснее предусмотреть это в договоре, чтобы налоговики не усомнились в том, что затраты компании обоснованны. Можно установить в договоре и другие правила. Например, капитальный ремонт отнести к обязанностям ссудодателя.

В любом случае, если согласно условиям сделки расходы на ремонт несет компания и контрагент эти затраты не возмещает, их можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260 НК РФ). Это подтверждают и чиновники (письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/159). НДС по таким расходам можно принять к вычету.

<…>

Полезное условие договора

Возможно, компании понадобится вкладывать средства, чтобы адаптировать полученное имущество для своих целей. Например, если нужно установить систему вентиляции. Такие неотделимые улучшения недвижимости или движимого имущества можно амортизировать в налоговом учете, если компания производит их с согласия ссудодателя (п. 1 ст. 256 НК РФ). При этом в договоре нужно указать, что ссудодатель не возмещает компании расходы на неотделимые улучшения.

С капвложений в недвижимость нужно платить налог на имущество (письмо Минфина России от 14 марта 2013 г. № 03-05- 05–01/7760). А вот стоимость неотделимых улучшений движимого имущества в расчет налога включать не надо (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).

Срок договора

<…>

Полезное условие договора

<…>

Договор безвозмездного пользования можно заключить на определенный срок. В этом случае компания по общему правилу может отказаться от сделки в любое время. Об этом нужно известить ссудодателя за месяц, если в договоре не прописан другой срок (п. 2 ст. 699 ГК РФ).

А вот ссудодатель не может отказаться от договора, если в нем такое право не установлено (определение ВАС РФ от 5 апреля 2010 г. № ВАС-3135/10).

Если срок договора прошел, но компания продолжает использовать имущество, полученное в безвозмездное пользование, перезаключать соглашение необязательно. Так как договор является возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ).

Другой вариант — не указывать период действия договора, тогда считается, что он заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

В этом случае не только компания, но и ссудодатель могут расторгнуть сделку в одностороннем порядке (п. 1 ст. 699 ГК РФ). Поэтому надежнее все-таки подписывать договор на определенный срок.

Главное, о чем важно помнить

1 Главные условия, которые надо перепроверить в договоре безвозмездного пользования: имущество, расходы на его содержание и ремонт, срок договора.

2 Если компания получает имущество в безвозмездное пользование, то возникает дополнительный доход. При расчете налога на прибыль доход определяется ежеквартально или ежемесячно исходя из рыночной стоимости аренды аналогичного объекта.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка