Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 июля 2015 88 просмотров

Можно ли учесть в расходах услуги за проживание при приеме на работу?Работодатель пригласил на собеседование кандидата на вакантное место из другого города. Была для него заказана гостиница. Затем было принято решение о приеме его на работу.

Да, можно. Расходы организации по проживанию соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 30.06.2014 № 030406/31359от 28.10.2010 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 № 03-03-06/1/562).

Обоснование

Из статьи журнала «Зарплата », №10, октябрь 2014

Соискатель приехала на собеседование из другого города

<…>

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ

Специалисты Минфина России в письмах от 30.06.2014 № 030406/31359от 28.10.2010 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 № 03-03-06/1/562 указывают, что расходы компании на проезд и проживание соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования*:

  • - могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ);
  • - являются доходом физического лица — соискателя работы, полученным в натуральной форме, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • - не облагаются страховыми взносами, поскольку не являются выплатой в рамках трудовых отношений, поэтому не относятся к объекту обложения в соответствии счастью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и пунктом 1 статьи 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

КАК ДОКУМЕНТАЛЬНО ПОДТВЕРДИТЬ И ОБОСНОВАТЬ РАСХОДЫ

Документально подтвержденными считаются затраты, удостоверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Компания может самостоятельно разработать и утвердить пакет документов для безопасного оформления компенсации расходов, связанных с приездом кандидатов к месту собеседования.

Приглашение на собеседование

Во-первых, предлагаем направить выбранному кандидату приглашение на собеседование. Унифицированной формы такого документа нет. Его можно составить в произвольной форме.

В тексте приглашения стоит описать вакансию, предлагаемые условия работы, оплаты труда, социальный пакет. Также можно указать, что резюме данного специалиста очень заинтересовало работодателя. Квалификация, трудовые навыки, опыт работы — все характеристики полностью удовлетворяют работодателя. Степень заинтересованности такова, что компания готова взять на себя расходы по поездке на собеседование, а также в случае заключения трудового договора затраты по переезду, обустройству семьи работника и прочие его расходы, например, по найму жилья

<…>

К экземпляру письма, который остается в компании, для обоснования выбора нелишним будет приложить копии резюме других менее интересных соискателей.

Данный документ будет надежным доказательством экономической оправданности расходов на проезд соискателя на собеседование.

Заявление соискателя о компенсации расходов

Конкретную сумму расходов бухгалтер определит по документам об оплате проезда и проживания соискателя, которые тот приложит к заявлению на выплату денег.

Заявление составляется также в произвольной форме. Однако рекомендуем посоветовать его автору указать свой ИНН, СНИЛС, паспортные данные, место регистрации. Также хорошо бы сделать копии этих документов. Информация может понадобиться бухгалтеру для целей расчета и удержания НДФЛ. Заставлять соискателя написать авансовый отчет нельзя. Пока он не стал работником компании, он не является ее подотчетным лицом.

Покажем на примере, как составить документы, рассчитать налоги, оформить проводки.

ПРИМЕР

Менеджер по персоналу ООО «Ресурс» проанализировала несколько резюме соискателей на должность «директор отдела продаж» и выбрала самого подходящего кандидата Р.К. Фаберже, который проживает в Санкт-Петербурге.

Для подтверждения правильности выбора, а возможно, и для заключения трудового договора его необходимо пригласить на собеседование в Новосибирск.

Нужно составить приглашение, подтверждающее экономическую оправданность финансирования расходов на проезд соискателя к месту собеседования и обратно, а также его пребывания в Новосибирске, рассчитать налоги, отразить операции в бухгалтерском учете, если известно, что для прохождения собеседования соискатель вынужден понести следующие расходы:

— купить авиабилеты (Санкт-Петербург — Новосибирск — Санкт-Петербург) — 14 000 руб.;

— оплатить проживание в гостинице — 1100 руб.;

— потратиться на питание — 1000 руб.;

— проезд в общественном транспорте — 100 руб.

Решение

Приглашение на собеседование менеджер по персоналу составила так, как показано ниже (образец 1).

ОБРАЗЕЦ 1 ОБРАЗЕЦ ПРИГЛАШЕНИЯ

Соискатель откликнулся на приглашение, оплатил свою поездку к месту собеседования, прекрасно показал себя при личной встрече, был приглашен на работу, но взял тайм-аут на размышление. Он подал в ООО «Ресурс» заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты и приложил к нему оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты). Образец 2 заявления приведен ниже.

ОБРАЗЕЦ 2 ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ СОИСКАТЕЛЯ О КОМПЕНСАЦИИ ЕГО РАСХОДОВ

На основании заявления и прилагаемых к нему подтверждающих документов Р.К. Фаберже выдана согласованная сумма компенсации расходов, за вычетом удержанного с нее НДФЛ, 14 094 руб. (16 200 руб. – 16 200 руб. ? 13%).

Так как соискатель пока не является сотрудником ООО «Ресурс», использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя, расчеты с ним ведутся с применением счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», для аналитики счета лучше создать субсчет, например субсчет 76-6 «Расчеты с соискателями».

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки*:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями»

— 16 200 руб. (14 000 руб. + 1100 руб. + 1000 руб. + 100 руб.) — начислена компенсация расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование;

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 68 «Расчеты по НДФЛ»

— 2106 руб. (16 200 руб. ? 13%) — исчислен и удержан из суммы компенсации НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 2106 руб. — перечислен в бюджет удержанный НДФЛ;

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 50

— 14 094 руб. (16 200 руб. – 2106 руб.) — выдана из кассы сумма компенсации расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование, за вычетом удержанного НДФЛ.

ЕСЛИ КОМПАНИЯ САМА ОПЛАТИЛА ПРОЕЗД И ПРОЖИВАНИЕ СОИСКАТЕЛЯ

Если компания самостоятельно приобретает для соискателя билеты, оплачивает его проживание в гостинице, состав бухгалтерских проводок будет несколько иным, чем в нашем примере*.

Проводкой ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с разовыми подрядчикам» бухгалтер отразит суммы счетов, выставленных транспортной организацией и гостиницей.

Проводка ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разовыми подрядчикам» КРЕДИТ 51 зафиксирует факт оплаты этих счетов с расчетного счета компании.

Очевидно, что в этой ситуации у компании нет никакой возможности удержать НДФЛ из дохода соискателя, полученного в натуральной форме.

В этом случае необходимо будет сообщить в налоговую инспекцию и получателю дохода о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января 2015 года, оформив сообщение по форме 2-НДФЛ с признаком 2.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка