Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 июля 2015 29 просмотров

Помогите принять решение по компенсации расходов при разъездном характере работы.В трудовом договоре у сотрудника установлен разъездной характер работы. Для выполнения своей работы сотрудник использует собственный автомобиль.Как правильно оформить компенсацию расходов при разъездном характере для целей налогообложения прибыли (а именно ГСМ), требуется ли оформление договора аренды авто сотрудника?

Отвечает Майя Жмакина, эксперт: «В Вашем случае если сотруднику установлен разъездной характер работы, то ему положена компенсация расходов в том числе и на проезд. Если сотрудник использует для разъездной работы свой автомобиль, то в таком случае ему компенсируют расходы на ГСМ. При разъездном характере работы отдельно составлять договор аренды автомобиля сотрудника не нужно. Документальным подтверждением таких расходов будут путевые листы с приложением расходных документов (чеков).

Кроме того, чтобы подтвердить разъездной характер работы, нужно:

— утвердить в приказе руководителя или другом документе перечень должностей, относящихся к разъездному характеру работы;

— установить в трудовых договорах, что работа сотрудника носит разъездной характер;

— определить правила, по которым компания будет возмещать расходы на служебные поездки в коллективном, трудовом договоре или внутреннем документе (например, в положении о служебных поездках работников).

Если оформить все указанные документы, тогда затраты на ГСМ, которые компания оплачивает работнику в связи с разъездным характером работы, можно учитывать при расчете налога на прибыль.»

Обоснование

1. Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы


Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗписьмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

<…>

2. Из статьиКак оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии

Журнал «Главбух» № 6, март 2014

<…>

Приведем пример из практики. Компания оплатила расходы на поездки директора и его зама. Налоговики отказали в учете этих затрат. Один из доводов — расходы на ГСМ не обоснованы, так как компания не составляла командировочные документы. Компания же ссылалась на то, что в соглашениях с руководителями прописан разъездной характер работы. Значит, документы на командировки необязательны.

Судьи признали, что к разъездной работе относятся только постоянные поездки. Кроме того, если и считать данные расходы на поездки компенсациями при разъездном характере работы, нужны подтверждающие первичные документы, например путевые листы, которые компания не представила (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2012 г. по делу № А41-20691/11).

Чтобы подтвердить разъездной характер работы, нужно:

— утвердить в приказе руководителя или другом документе перечень должностей, относящихся к разъездному характеру работы;

— установить в трудовых договорах, что работа сотрудника носит разъезднойхарактер;

— определить правила, по которым компания будет возмещать расходы на служебные поездки в коллективном, трудовом договоре или внутреннем документе (например, в положении о служебных поездках работников).

Такие требования установлены в трудовом законодательстве (ст. 168.1 ТК РФ). Также потребуются чеки и другие документы, подтверждающие расходы.

Если оформить все указанные документы, тогда затраты, которые компания оплачивает работникам, можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182). А НДФЛ и взносы на компенсацию расходов начислять не нужно.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка