Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

В компанию пришло письмо от Роскомнадзора о проверке

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
3 июля 2015 120 просмотров

Организация имеет обособленные подразделения в разных городах и снимает в аренду квартиры по местоположению головного офиса для командируемых сотрудников. Какими документами организация должна подтвердить производственный характер данных расходов, учитывая то, что в какой-то период в квартире может никто не проживать. Спасибо!

Согласно официальной позиции обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный. Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.). В то же время есть судебные решения, поддерживающие налогоплательщиков, которые принимают в расходы всю сумму арендной платы.

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников. Они заключаются в следующем.

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки.

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09). Ведь никто, в том числе и контролирующие ведомства, не сомневается, что, например, плату за аренду офиса можно включить в расходы полностью, а не в части, приходящейся на рабочие дни. То же относится и к расходам по аренде помещения до начала его фактической эксплуатации.

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую позицию ей, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Из статьи журнала «Главбух», № 6, Март 2015
Как подтверждать командировочные расходы, чтобы избежать ошибок в налогах и взносах

<…>

Как теперь учитывать расходы на жилье

Такой же вопрос задали 6 человек

Работнику нужно возместить расходы на проживание в командировке (ст. 168 ТК РФ). Списать расходы можно при наличии квитанций или счетов за жилье (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18202).

Чаще всего у коллег возникает такой вопрос: можно ли списать плату за аренду квартиры, в которой живет командированный работник? Ответ на этот вопрос зависит от того, как часто используется квартира. Если в ней живут работники на протяжении всего месяца, то расходы на аренду списать можно.

Но если квартира периодически пустует, то списывать в расходы всю стоимость рискованно. Безопаснее учесть сумму арендной платы пропорционально времени, в течение которого в квартире жил работник.

Переспорить инспекторов удается лишь в суде. Главный аргумент — компания сняла квартиру, так как расходы на гостиницу превысили бы арендную плату. Значит, все расходы на аренду обоснованны (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 3 октября 2014 г. по делу № А65-29223/2013).

Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности», № 11, Ноябрь 2013
Расходы на долгосрочную командировку

<…>

Наем жилья

Зачастую для организации рациональнее (дешевле) на время длительной командировки арендовать работнику квартиру, чем оплачивать проживание в гостинице.

Затраты на аренду квартир, предназначенных для проживания в них командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в них данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов), могут относиться к расходам, признаваемым для целей налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 24 мая 2012 г. № 16-15/045924@).

При этом Минфин России отметил, что расходы учитываются в той части, которая соответствует времени проживания командированных работников организации в арендуемом жилом помещении на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др. (письма Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 1 августа 2005 г. № 0303-04/1/112).

Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Можно оптимизировать расходы, заключив договор субаренды жилого помещения на период, когда оно не используется командированным. Или командированный работник на время командировки сдаст в аренду организации жилье, которое он же сам использует для проживания в данный период.

Возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки также может учитываться в составе прочих расходов (письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какими вопросами сотрудники замучили вашу бухгалтерию?

Сотрудники хоть раз просили завысить или занизить доходы в справке 2-НДФЛ?

Сотрудники хоть раз говорили, что вы им неправильно рассчитали зарплату или др. выплаты?

Сотрудники просят пояснить, что за суммы в их расчетных листках?

Сотрудники требуют 13-ую зарплату или дополнительные выплаты?

Сотрудники просят объяснить, как они могут получить налоговые вычеты?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка