Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 июля 2015 507 просмотров

обязательный реквизит в документе в том числе - это подпись, должность, расшифровка. Может ли на документе должность и расшифровка проставляться штампиком?

это зависит от того, в какой именно документе должность и расшифровку подписи планируется проставлять штампиком.

Важно отметить, что по мнению Минфина России, в состав реквизита «Подпись» включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н (зарегистрировано в Минюсте России 21.11.2003 № 5252), а также ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 05.04.2004 № 04-03-11/541.Ф «О необходимости указания в счетах-фактурах кода причины постановки на учет и расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера»).

Таким образом, если оформляется первичный бухгалтерский документ, расшифровку подписи, как и саму подпись, важно написать вручную, поскольку все бланки строгой отчетности, имеющие четкие правила оформления, которые вносятся в книги продаж или покупок, и подтверждают понесенные расходы, должны содержать именно личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники) (пункт 13 Приказа ПБУ Минфина России от 29.07.1998 № 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»).

В отношении наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления такое требование не установлено, поэтому должность подписавшего сотрудника можно проставлять штампиком.

А в гражданско-правовых отношениях (между собой) стороны могут использовать первичные документы с факсимильной подписью (соответственно, и/или ее расшифровкой), но только и только если это предусмотрено соглашением сторон. При этом сами такие соглашения обязательно должны быть подписаны (и подпись, и расшифровка подписи) контрагентами собственноручно.

Обоснование

ИЗ ПИСЬМА МИНФИНА РОССИИ ОТ 05.04.2004 № 04-03-11/54 «О необходимости указания в счетах-фактурах кода причины постановки на учет и расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера»

«Согласно п.6 ст.169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя. По нашему мнению, в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н (зарегистрировано в Минюсте России 21.11.2003 № 5252) и разработанными на основе Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст*.

Таким образом, дополнения, внесенные в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 № 84 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 года № 914", о необходимости указания кода причины постановки на учет, а также расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, по нашему мнению, вышеуказанным нормам п.п.5 и 6 ст.169 Кодекса не противоречат.Согласно п.2 ст.169 Кодекса счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными п.п.5 и 6 ст.169 Кодекса, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.».

ИЗ ПРИКАЗА ПБУ МИНФИНА РОССИИ ОТ 29.07.1998 № 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»

«13. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты».

Из ситуации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, в которых нет расшифровок подписей должностных лиц

По мнению представителей контролирующих ведомств, расходы по документам, оформленным с нарушением установленных правил, учесть при расчете налога на прибыль нельзя.

Свою позицию представители налоговой службы мотивируют тем, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФписьмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167).

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности первичные учетные документы обязательно должны содержать расшифровки подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, при расчете налога на прибыль такие расходы учитывать нельзя.

Позиция налоговой службы находит поддержку в арбитражной практике (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540 и от 31 мая 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1369Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. № А13-1712/2005-28).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09,Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А). В частности, впостановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 ФАС Московского округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте приемки выполненных работ (при наличии такой расшифровки в договоре на их выполнение) не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из налоговой базы по налогу на прибыль.

Из ситуации Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика

Нет, нельзя.

Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, продавцы должны составлять счета-фактуры по установленной форме. Формой счета-фактуры предусмотрено, что этот документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (если счет-фактура составлен в электронном виде – только руководителем) с расшифровкой их подписей. При этом полностью достаточно указать только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами. Это следует из приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и писем Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 и от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54, УФНС России по г. Москвеот 14 июня 2007 г. № 19-11/055846от 9 марта 2005 г. № 19-11/14768.

Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые арбитражные суды (см., например,определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 2012/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 декабря 2007 г. № А19-8804/07-24-Ф02-9197/07от 7 февраля 2007 г. № А19-11894/06-9-30-Ф02-229/07-С1Северо-Кавказского округа от 22 марта 2007 г. № Ф08-724/07-295А,Дальневосточного округа от 4 октября 2006 г. № Ф03-А24/06-2/3260).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие покупателям принимать к вычету входной НДС по счетам-фактурам, в которых не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика. Они заключаются в следующем.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (при составлении в электронном виде – только руководителем) или другими лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью от имени организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. О том, что подписи этих лиц должны сопровождаться их расшифровками, в этом пункте не сказано. Нет таких требований и в пунктах 5–5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, где приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Следовательно, при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ, покупатель вправе принять к вычету входной НДС по счету-фактуре, в котором не расшифрованы подписи представителей поставщика.

Рассматривая споры, возникающие в связи с недостатками в оформлении счетов-фактур, многие суды исходят из того, что расшифровки подписей необходимы, чтобы установить факт подписания счетов-фактур надлежащими лицами. Однако само по себе отсутствие таких расшифровок не может служить безусловным основанием для отказа в вычете НДС. Такие выводы содержатся, например, в определении ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10415/08, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 25 октября 2012 г. № А26-9024/2011от 22 января 2008 г. № А05-6472/2007, Северо-Кавказского округа от 15 апреля 2011 г. № А20-939/2010от 15 апреля 2008 г. № Ф08-1829/2008Волго-Вятского округа от 12 января 2011 г. № А17-3520/2009, Уральского округа от 19 июня 2008 г. № Ф09-4099/08-С2от 25 марта 2008 г. № Ф09-1788/08-С2, Московского округа от 4 марта 2008 г. № КА-А40/14690-08от 10 августа 2007 г. № КА-А40/7741-07от 3 августа 2006 г. № КА-А41/7230-06-пЗападно-Сибирского округа от 7 мая 2008 г. № Ф04-2804/2008(4613-А81-42)Поволжского округа от 8 ноября 2007 г. № А55-15706/06Центрального округа от 30 августа 2007 г. № А48-4323/06-2.

Из ситуации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нет, нельзя.

Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Из статьи журнала «Упрощенка» № 6, Июнь 2015

«Первичка», подписанная факсимиле, не подтверждает расходы при УСН

Письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808

Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле, если это предусмотрено соглашением с контрагентом (п. 2 ст. 160 ГК РФ). То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования. Так, факсимиле могут проставлять инвалиды по зрению на документах, оформляемых банками и магазинами. То есть совершив, к примеру, покупку в супермаркете с помощью банковской карты, инвалид может поставить на слипе не личную подпись, а факсимильный оттиск (ст. 14.1 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

А вот на первичных документах факсимильную подпись ставить нельзя. Поскольку, по мнению Минфина, «первичка», заверенная факсимиле, не подтверждает расходы в целях налогового учета (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Соответственно, если вам от контрагента поступил первичный документ с факсимильной подписью руководителя, главбуха или иного уполномоченного лица, то лучше не принимайте его к учету. Можете попросить партнера переоформить документ, поставив на нем «живую» личную подпись.

В противном случае налоговые инспекторы могут снять расходы, которые подтверждены такими бумагами. И арбитры поддержат налоговиков (постановления ФАС Поволжского округа от 20.06.2012 № А12-13422/2011 и Западно-Сибирского округа от 19.07.2007 № Ф04-4926/2007(36480-А67-25)).

Также не рекомендуется ставить факсимиле на доверенностях, бухгалтерской отчетности, декларациях и трудовых книжках (письмо ФНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2011 № А56-66090/2010). Так как в перечисленных случаях соглашение об использовании факсимильной подписи заключать просто не с кем. Поэтому использование ее может быть расценено проверяющими как нарушение законодательства.

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №21, октябрь 2012
Подписание документов по сделке факсимильной подписью может повлечь доначисление налогов

Использование на документах факсимильной подписи вместо «живой» очень удобно, но с налоговой точки зрения рискованно. Тем не менее визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле не будет иметь неблагоприятных налоговых последствий ни для самой компании, ни для ее контрагентов

Термины «факсимиле» и «факсимильная подпись» на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает «делай подобное». На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица.

Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.

Подписание документов с помощью факсимиле возможно лишь в гражданско-правовых отношениях и только если это предусмотрено соглашением сторон

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

  • наименование должностей и ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков этих подписей;
  • перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
  • порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
  • срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение (см. врезку).

Негативные последствия

Последствия использования факсимильной подписи без заключения сторонами сделки соглашения об этом

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

  • незаключенным (постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 № А32-13609/2010, Уральского от 06.10.09 № Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 № Ф03-3794/2009 округов);
  • недействительным по причине несоблюдения формы договора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 № А02-413/2009).

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например, из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 № А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 № Ф09-10031/09-С5 округов).

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57)

На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору.

Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

Соглашение об использовании факсимиле, заключенное между сторонами сделки, должно быть подписано собственноручными, а не факсимильными подписями.

Е. В. Вайтман

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка