Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 июля 2015 286 просмотров

Очень простой вопрос про командировки: помимо а/билетов и гостиничных броней, ген.директор и его зам часто сдают чеки за парковку, постоянно сдают квитанции и чеки из такси (лицензированные организации) на трансфер из дома в аэропорт и из аэропорта в гостиницу (и обратно), а также чеки с питанием, требуя, чтобы я им все это возместила. Квитанции за такси из аэропорта/в аэропорт отношу на командировочные расходы, т.к. трансфер у нас предусмотрен НК РФ. Парковку и такси по городу - отношу на необлагаемые расходы и прибыль не занижаю (списывается в пост.разницы). Питание - по мере возможности оформляю представительскими. В последнем чеке по питанию увидела "кальян"... Можно кальян тоже списать в представительские? Если нет, то как его "выделить" из чека?Главный вопрос - что из этого списка нужно облагать НДФЛ? Если нужно, конечно...И по поводу трансфера на такси тоже хотелось бы услышать ваше мнение.Заранее признательна,Виктория.


Учитывать кальян, в составе представительских рискованно.

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты, в частности, на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Правда на эту тему есть письмо Минфина Росии от 21.10.14 № 03-03-06/1/53004, однако конкретного ответа на вопрос оно не содержит. Поскольку выделить стоимость кальяна из чека расчетным путем не представляется возможным, поэтому более безопасным не учитывать стоимость такого обеда при налогообложении и удержать НДФЛ.

С компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФписьмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы не удерживайте. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241.

Обоснование

1.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении представительские расходы, произведенные во время командировки

Состав представительских расходов

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы,подтверждающие размер и назначение затрат. Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д. Подробнее о том, какими документами оформить расходы, понесенные через подотчетное лицо, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма "Гермес"» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

<…>

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив. В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 1114 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09
– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

<…>

2.Из газеты «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 43, НОЯБРЬ 2014 «РОССИЙСКИЙ

Письмо Минфина России от 21.10.14 № 03-03-06/1/53004

<Об учете представительских расходов>

Вопрос: Просим дать подробные разъяснения по поводу того, что можно ли учесть в целях налогообложения прибыли в качестве представительских расходов стоимость спиртных напитков, сигарет и кальяна. В основном это чеки из ресторанов, где основная или большая часть расходов – это спиртные напитки. Мы являемся рекламной компанией, и представительские мероприятия есть неотъемлемая часть нашей производственной деятельности. Часто представительские встречи происходят в офисе нашей компании с приглашением сотрудников наших клиентов для обсуждения дальнейших совместных действий и налаживания коммуникационных отношений. Или в ресторане, если переговоры ведутся между руководством нашей стороны и руководством клиента или потенциального клиента.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета для целей налогообложения прибыли организацийпредставительских расходов и сообщает следующее.

В соответствии с положениями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму экономически оправданных и документально подтвержденных затрат, произведенных для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

На основании пункта 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведенияпредставительских мероприятий.

В отношении учета представительских расходов главой 25 Кодекса установлено ограничение, в соответствии с которым такие расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями Кодекса не регламентирован.

Однако, следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 Кодекса, а именно должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 № 03-02-07/2-138 направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
А.С. Кизимов

3. Из статьи ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 15, AПРЕЛЬ 2015а

Удерживать ли у работников НДФЛ со стоимости обедов

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Это зависит от того, оплачивает компания питание в своих интересах или интересах работника.

К доходам в натуральной форме относится стоимость товаров, полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах. Например, стоимость бесплатного питания, не предусмотренного законодательством (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Стоимость питания, которую организация оплачивает за сотрудника в своих интересах, не облагается НДФЛ (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Например, не облагается НДФЛоплата счетов ресторанов, посещение которых входит в программу представительских мероприятий. Основанием для освобождения от налога являются приказ о проведении деловых переговоров и список сотрудников, которые должны принимать в них участие. Об этом сказано в письме Минфина России от 03.03.15 № 03-04-06/11078.

4.Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси


При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

  • до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы есть в разъяснениях Минфина России (письма от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки(указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило: оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

  • до места назначения и обратно;
  • в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № Ф03-1879/2014.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка