Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
16 июля 2015 888 просмотров

В кадровых документах можно ставить факсимиле? на заявлениях работников (внутр.перемещение, заявления на отпуск, приказы на прием увольнение..,резолюция директора, отчеты в военкомат, фонд занятости)и + по охране труда положения инструкции, журналы учета

Вообще без опаски можно использовать первичные документы с факсимильной подписью только в гражданско-правовых отношениях с контрагентами, и только если это предусмотрено соглашением сторон (т. е. если оба контрагента выразили согласие на такой способ обмена документами).

На кадровых документах использовать факсимильную подпись опасно. С одной стороны, понятие факсимиле в Трудовом кодексе не раскрыто, а нормы гражданского права на трудовые отношения не распространяются (ст. 5 ТК РФ). С другой стороны, запретов на его использование тоже нет. Но следует учесть, к таким документам трудовые инспекторы могут иметь претензии.

Поэтому трудовые договоры однозначно должны быть подписаны директором лично.

Локальные акты организации (табели, положения, журналы учета и т. д.) также должны подписываться личной подписью директора (или иного уполномоченного лица).

Что касается других кадровых документов, заверенных факсимильной подписью (документов по отпускам, переводам сотрудников), то чтобы подстраховаться от претензий инспекторов с помощью локальных актов - них нужно прописать порядок использования факсимиле в кадровых документах. Однако такая мера все равно не исключает претензий проверяющих. Поэтому использовать факсимиле в кадровых документах все же не стоит.

При передаче отчетности по ТКС можно использовать электронную цифровую подпись директора, а вот при передаче отчетности в контролирующие органы (ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, Служба занятости, военкоматы и т. д.) по почте или лично инспектору все подписи должны быть выполнены уполномоченными лицами собственноручно. В отношении бухгалтерской отчетности это прямо указано в ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В отношении отчетности в ИФНС, фонды, Росстат и военкомат законодательство четкой оговорки не делает, однако в этом случае действует императивный принцип – если прямого разрешения нет – запрещено. Суды по такого рода делам поддерживают контролирующие органы (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 № А56-66090/2010 иВолго-Вятского от 11.04.08 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 02.06.08 № 6600/08) округов). Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ – по мнению суда, в отчетности, представленной в контролирующие органы, возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Обоснование

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 3, март 2015

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

План семинара:

  1. Первичка.
  2. Счета-фактуры.
  3. Налоговые декларации.
  4. Доверенности.
  5. Кадровые документы.
  6. Договоры с контрагентами.
  7. Письма, справки, выписки.

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.*

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеруписьмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.*

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.*

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях 185 и 185.1ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Комментарий редакции

Налоговикам тоже запрещено использовать факсимиле

Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.

Кадровые документы

Здесь двоякая ситуация. С одной стороны, понятие факсимиле в Трудовом кодексе не раскрыто, а нормы гражданского права на трудовые отношения не распространяются (ст. 5 ТК РФ). С другой стороны, запретов на его использование тоже нет. Получается, работодатель тут действует на свой страх и риск.

Однако особое внимание хочу обратить на трудовые договоры. К факсимиле со стороны руководителя трудовики запросто могут придраться. Главным аргументом будут сомнения – вы ли поставили этот штамп и действительно ли вы хотели заключить конкретный договор.*

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Но ведь договор автоматически считается заключенным, если сотрудник начал работу. Тогда получается, что факсимиле не важно?
– Да, аргумент вполне разумный. Наличие факсимиле не может повлиять на сам факт заключения договора. И уж тем более из-за факсимильной подписи трудовой договор не признают ничтожным. Но трудовики вполне законно возразят: если подпись ставил не работодатель, то неизвестно, на этих ли условиях он предлагал работу сотруднику. Нарушение трудового законодательства налицо.

Что касается других кадровых документов, заверенных факсимильной подписью, то и к ним при желании проверяющие могут придраться. Попробуйте подстраховать себя локальными актами. В них нужно прописать порядок использования факсимиле именно в кадровых документах. Однако сразу оговорюсь, что никто не даст гарантии, что эта мера поможет. Вывод: использовать факсимиле в кадровых документах не стоит, чтобы исключить лишние придирки проверяющих.*

Договоры с контрагентами

А вот в договорах с бизнес-партнерами факсимиле будет уместным. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев.

Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.*

Но соглашение – обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08). Итог – факсимиле использовать в документообороте между контрагентами можно. Но необходимо заключить об этом соглашение.

Письма, справки, выписки

Вот здесь возможности использования факсимиле практически безграничны. Справки, выписки, поздравления, информационные бюллетени, копии документов – на всех этих бумагах можно смело ставить факсимильную подпись. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них никто не запрещает.

Очень пригодится факсимиле в деловых письмах. Важно только следить, чтобы заверенный оттиском текст не оказался акцептом или офертой.

Конспект подготовил Владимир Литвинов

Раиса Цветкова,

заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Конспект подготовил Владимир Литвинов


Из статьи журнала «Главбух» № 12, Июнь 2013

Что контролеры непременно проверят в вашей отчетности, прежде чем ее принять

Чем поможет эта статья: Убедиться, что в заполненной отчетности нет технических ошибок и недочетов, которые помешают ее сдать.

От чего убережет: От претензий сотрудников ИФНС или фондов на этапе сдачи полугодовой налоговой и страховой отчетности.

Есть несколько причин, по которым налоговые инспекторы и сотрудники Пенсионного фонда могут не принять вашу отчетность с первого раза. Все они прописаны в административных регламентах по приему отчетности ФНС и ПФР. В статье мы расскажем о таких недочетах подробно. А полный их перечень мы привели в таблице ниже.

Что может помешать вам сдать отчетность в ИФНС и Пенсионный фонд с первого раза

Ошибка Какую отчетность точно не примут из-за такой ошибки
виды отчетов способ подачи
Сдали отчет по устаревшей, недействующей форме (электронному формату) Налоговые декларации, расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам, персонифицированная отчетность На бумаге или в электронном виде
В отчете нет печати компании Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге
В отчетности нет подписи руководителя компании или ее представителя (усиленной квалифицированной электронной подписи этих лиц) Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге или в электронном виде*
У представителя компании нет доверенности на подтверждение в отчетности достоверности и полноты сведений Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге или в электронном виде
Сертификат ключа проверки электронной подписи, которой завизирован отчет, выдан на имя человека, не являющегося руководителем или представителем компании Налоговые декларации В электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи)
У представителя компании нет документа, удостоверяющего личность Налоговые декларации На бумаге
Файл с отчетом сформирован неправильно (некорректно обновлялась программа, неверно сохранен файл и т. д.) Налоговые декларации, расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам, персонифицированная отчетность В электронном виде

А вот у специалистов из ФСС пока нет официальных оснований отказывать в приеме расчета. Тем не менее и здесь советуем действовать осторожно. На практике сотрудники соцстраха все же могут найти повод не принять отчетность.

Что при сдаче отчетности вы считаете самым сложным?

Источник: опрос на сайте glavbukh.ru

Может ли ваша компания сдавать отчетность на бумаге

Предположим, вы подготовили отчетность в ИФНС или фонды в бумажном виде. А должны были отправить ее ревизорам по телекоммуникационным каналам связи. Формально проверяющие не могут «завернуть» декларации и расчеты, если вы решите сдать их не тем способом. Исключение — персонифицированная отчетность. Согласно Административному регламенту ПФР, утвержденному приказом Минтруда России от 21 сентября 2012 г. № 196н, сотрудники фонда могут отказаться принять такую отчетность, если обнаружены любые нарушения инструкции по заполнению. В том числе отчет сдан не тем способом.

Важная деталь

Формально налоговики не вправе отказать в приеме деклараций и расчетов, если вы сдали их не тем способом.

И все-таки на практике вы можете столкнуться с отказом проверяющих принимать и другие виды отчетности, если выбран не тот способ. Например, декларацию или расчет по форме-4 ФСС. С этим лучше не спорить. Тем более что компанию, отказавшуюся представить декларации по Интернету, могут оштрафовать по статье 119.1 Налогового кодекса РФ на сумму 200 руб. Такие же санкции законодательство предусматривает за несдачу по телекоммуникационным каналам связи расчетов по страховым взносам.

Напомним, кто обязан отправлять налоговую отчетность строго по Интернету. Это те компании, в которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый год превысила 100 человек. Так звучит требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Для пенсионной отчетности действует критерий в 50 человек.

<…>

Частые вопросы из практики по сдаче отчетности

Мы вовремя отправили отчет по прибыли по почте. Но позже поняли, что на нем нет подписи директора. Грозит ли нам штраф?
Да, инспекторы вправе не принять такой отчет. Поэтому ваша декларация будет считаться несданной. Штраф за просрочку предусмотрен в статье 119Налогового кодекса РФ.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка