Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 июля 2015 550 просмотров

Сотрудник для поездки в командировку воспользовался личным транспортом. Срок командировки по приказу 02.06.2015-05.06.2015, совещание проходит 03-04.06.2015, 02.06.20115 и 05.06.2015 - дни в пути. По дороге туда и обратно он не заправлялся, поэтому чеков на бензин у него нет. Согласно локальному нормативному акту предприятия - использование личного транспорта для служебных целей запрещено, поэтому на возмещение расходов сотрудник не претендует. Документов на проживание сотрудник не предоставил, так как жил у родственников. Согласно цели командировки, сотрудник принял участие в совещании, к авансовому отчету приложен протокол совещания, в котором обозначено время начала 9:00 утра 03.06.2015 и время окончания 16:00 04.06.2015. Время пути на автомобильном транспорте от города его постоянного проживания до города, куда он командирован, составляет около 12 часов. Достаточно ли такого набора документов (приказ на командирование, отчет о командировании - его форма утверждена положением о командировках предприятии, служебная записка с объяснением использования личного транспорта для служебных целей, протокол совещания с датами и временем проведения совещания) для подтверждения факта командировки для выплаты работнику суточных и начисления среднего заработка? Журнал учета прибывших командированных сотрудников в данной организации не ведут, поэтому выписку из него взять не удалось. Как еще можно подтвердить факт командировки и какие риски у компании при принятии к учету такой командировки?

По нашему мнению, перечисленного пакета документов будет достаточно и рисков возникнуть не должно.

Служебная записка подтверждает срок нахождения в командировке. Требование прикладывать чеки по ГСМ и путевые листы необходимо только для признания расходов на проезд, которое Вы оплачивать не будете, следовательно, их наличие необязательно.

Подробнее о пакете необходимых документов и их оформлении ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку


Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

44.1233 (6,8,9)

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Служебная записка

12.71065 (6,7,8,9)

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

2. Из статьи

ЖУРНАЛа «ГЛАВБУХ», № 3, ФЕВРАЛЬ 2015

Командировочные удостоверения отменили — как теперь оформлять служебные поездки

<…>

С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 371926 Положения, утв.постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред.постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

<…>

Решение о командировке можно оформить в виде приказа

В новой редакции постановления № 749 используется формулировка «по решению работодателя», а в Трудовом кодексе РФ осталось распоряжение (ст. 166 ТК РФ). Но противоречия здесь нет. По смыслу и то и другое — это приказ о направлении в командировку. Это самая удобная и привычная форма. Конечно, компания вправе самостоятельно разработать и использовать другой бланк, который можно так и назвать — распоряжение. Такую форму документа должен утвердить руководитель.

ИВАН ШКЛОВЕЦ,

заместитель руководителя Роструда

Разработать правила документооборота для поездок на личном транспорте. В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно или взять наш образец (см. далее в этой статье).

Как оформлять приказ о командировке

Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Раньше в постановлении № 749 фигурировало распоряжение. Но в Роструде нас заверили, что, по сути, ничего не поменялось. В решении, как и в распоряжении, фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа.

Компании, которые привыкли использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9, могут продолжать заполнять ее. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Приказ о командировке можно составить по-своему или взять форму № Т-9

Убрать можно такие данные, как коды ОКУД, ОКПО, табельный номер, сведения об источнике средств для командировки (если это всегда сама компания). Также можно удалить графу с основанием для приказа. Ведь раньше это было служебное задание, а теперь этот документ не составляется. Сведения о командированном работнике, месте назначения и цели поездки удобно представить в виде таблицы. Например, как в нашем образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Что писать в служебной записке

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Осторожно!

Если работник ездил в командировку на личной машине, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку, путевые листы и чеки на ГСМ. Иначе ревизоры доначислят налог на прибыль, НДФЛ и взносы.

В Роструде нам порекомендовали не перегружать записку лишними сведениями. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия, как в образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

<…>

Командировочное удостоверение больше включать в этот перечень не надо. А вот служебную записку в случае поездки на личном автомобиле нужно приложить вместе с путевыми листами и чеками на ГСМ. Перечень конкретных бумаг сотрудник приводит в отчете. Если вы используете унифицированную форму № АО-1, то таблица для внесения таких сведений на обороте отчета.

Но авансовый отчет, как и другую первичку, можно упростить. К примеру, таблицей с бухгалтерскими записями можно пожертвовать — бухгалтер и так сделает проводки в учетной программе. Расписку тоже можно убрать из формы, ведь работники все равно не хранят у себя отрывную часть отчета. Таблицу с перечнем расходов тоже можно сократить — убрать счета бухучета. Упрощенный вариант авансового отчета по командировке — в нашем образце ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка