Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
17 июля 2015 1655 просмотров

У водителя нашего предприятия установлен разъездной характер работ. С 01 июля по 15 июля водителя направляли на работу в другой регион (ВНЕ МЕСТА ПОСТОЯННОГО ПРОЖИВАНИЯ). При этом ему был выдан маршрутный лист (документ, утвержденный нашим предприятием "Положением о разъездном характере работ"), на основании которого водителю должны начислять компенсацию (выплату суточных за разъездной характер работы). Водитель находился в ДРУГОМ РЕГИОНЕ с 01.07.2015 по 15.07.2015, при этом, согласно утвержденному графику работы, 5, 12 июля водитель НЕ РАБОТАЛ (выходные дни), но домой не выезжал (т.к. расстояние до места постоянного жительства 300 км.). В маршрутном листе стоят даты убыл - 01 июля, прибыл - 15 июля. В табеле 5,12 июля стоят выходные дни (согласно графику работ). ВОПРОС: должны ли выплатить водителю компенсацию в виде суточных при разъездном характере работы ЗА ВЫХОДНЫЕ ДНИ???

Размеры и порядок оплаты суточных при разъездном характере работы, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Работодатель вправе оплачивать суточные за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни. Данный порядок должен быть закреплен внутренними нормативными актами.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

<…>

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗписьмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

<…>


Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок

Нет, не нужно.

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956,от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.

<…>

Из статьи журнала «Зарплата», №5, май 2008

РАБОТНИК В ДОРОГЕ ДЕНЬ ЗА ДНЕМ

<…>

Нередко в штате организации есть сотрудники, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер. Как правило, фирмы компенсируют таким сотрудникам траты, связанные со служебными поездками. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, нужно правильно оформить всю необходимую документацию. О том, как это сделать, а также об особенностях бухучета и налогообложения подобных расходов расскажем в статье.

Порядок и размеры возмещения расходов, возникающих, если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер1, регламентируются Трудовым кодексом.

Работодатель обязан возместить следующие виды расходов (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

О надбавке за особый (разъездной) характер труда

Помимо норм, регулирующих возмещение разъездных расходов, можно установить надбавку (доплату) к заработной плате за особый, например разъездной, характер работы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Это может быть фиксированная сумма, или процент к должностному окладу, или величина, зависящая от выработки сотрудника. Надбавку можно установить в положении по оплате труда, в коллективном или трудовом договоре.

Независимо от вида работ (в пути, при разъездном или подвижном характере) расходы, связанные с их осуществлением, в налоговом и бухгалтерском учете отражаются в едином порядке. Характер выполняемых работ влияет на оформление внутренних документов, регламентирующих порядок возмещения расходов. Работодатель или стороны коллективного договора определяют конкретный перечень расходов, а также размеры и порядок их возмещения (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

ХАРАКТЕР РАБОТЫ ОПРЕДЕЛЯЕТ ПЕРЕЧЕНЬ ВОЗМЕЩАЕМЫХ ЗАТРАТ

Для определения перечня затрат в связи с работой в пути, разъездным и подвижным характером работы разберемся, в чем же отличия между ними.

Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. К сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, относятся курьеры, мастера, работающие по вызову (наладчики), рекламные и торговые агенты. Очевидно, что у этих категорий работников могут быть траты на проезд.

Разъездную работу следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором — нет. Заметим, что работа в пути выполняется при движении какого-либо транспортного средства. В пути работают, например, проводники пассажирских поездов, стюардессы, экспедиторы, водители-дальнобойщики. Такого рода работы требуют выплаты суточных и оплаты проживания.

Подвижная работа связана с частой переменой рабочего места (места выполнения трудовой функции), которым является какая-либо территория. К подвижной относится, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т. п. В этом случае состав расходов может включать полный перечень: на проезд, суточные, на оплату проживания и др.

Далее в статье все виды расходов, производимых при работе в пути, разъездном и подвижном характере работы, будем называть расходами, связанными со служебными поездками.

Чтобы иметь возможность производить такого рода расходы, учитывать их при расчете налога на прибыль, работодатель обязан правильно оформить ряд документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

Условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками, необходимо закрепить в следующих документах:

  • в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в отдельном положении);
  • трудовом договоре;
  • должностных инструкциях;
  • отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Раздел коллективного договора или отдельное положение

о служебных поездках

В первую очередь необходимо определить и зафиксировать перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Этот перечень лучше оформить как приложение к основному нормативному документу (так как он может дополняться или сокращаться чаще, чем изменяется положение).

В положении (разделе коллективного договора) устанавливают перечень возмещаемых расходов в зависимости от характера работы и должностных обязанностей работников. Часть 1 статьи 168.1 Трудового кодекса дает возможность расширить этот перечень без ограничений. Однако необходимо, чтобы возмещаемые расходы были экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Также в положении следует определить порядок возмещения затрат работника и установить в случае необходимости их размер.

Обратите внимание, что при определении облагаемой базы по налогу на прибыль размер расходов, возмещаемых сотрудникам, постоянная работа которых связана со служебными поездками, не ограничивается. То есть работодатель или стороны коллективного договора могут установить любой порядок возмещения и размер расходов для этих целей.

В положении (разделе коллективного договора) обязательно должно содержаться описание порядка представления отчетов об осуществлении и подтверждении работником расходов, связанных со служебными поездками.

ПРИМЕР 1

ООО «Аргус» оказывает услуги по доставке и сопровождению грузов, поэтому у части сотрудников (курьеров, экспедиторов, менеджеров по работе с клиентами, водителей) организации работа связана с разъездами. Необходимо составить положение о возмещении расходов, связанных со служебными поездками.

РЕШЕНИЕ. Положение и перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, приведены на с. 51 и 53.

Трудовой договор и должностная инструкция

Для того чтобы сотрудник имел право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками, а также на получение соответствующей надбавки, в трудовом договоре должно быть указано, что его работа носит особый, например разъездной, характер (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Такой же пункт должен содержаться в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре делают ссылку на положение или раздел коллективного договора, где описаны порядок, размеры и условия возмещения расходов, связанных со служебными поездками, сказано о назначении надбавки к зарплате.

ОБРАЗЕЦ ПОЛОЖЕНИЯ О РАЗЪЕЗДНОМ ХАРАКТЕРЕ РАБОТ

Положение

о порядке возмещения расходов, связанных со служебными

поездками работников ООО «Аргус», постоянная работа

которых имеет разъездной характер

г. Москва

2 июля 2007 года

1. Настоящим Положением регулируется порядок возмещения расходов работникам, чья работа определена как разъездная.

2. Положение распространяется на всех сотрудников ООО «Аргус», постоянная работа которых имеет разъездной характер.

3. Положение вступает в силу с 2 июля 2007 года и действует вплоть до отмены.

4. Перечень работ, профессий и должностей работников, указанных в пункте 2 Положения, приведен в приложении № 1 к Положению.

5. Для исполнения служебных обязанностей сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, по решению руководителя выдается аванс в счет предстоящих расходов на служебные поездки. В приказе указывается сумма аванса, выдаваемая работнику, а также дата, когда работник должен отчитаться за использование аванса.

6. Работодатель оплачивает:

1) суточные за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, в размере 900 руб. в день — экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям. При служебных поездках в такие населенные пункты, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются;

2) расходы по найму жилого помещения (по фактическим документально подтвержденным затратам, но не более 2500 руб. в сутки) — экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям;

3) канцелярские расходы (по фактическим документально подтвержденным затратам) — менеджерам по работе с клиентами.

4) расходы по проезду:

  • курьерам — ежемесячно приобретается проездной билет на все виды транспорта, проездной выдается работнику на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца;
  • экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами, чьи поездки связаны с использованием транспорта пригородного сообщения, — приобретается проездной билет на транспорт пригородного сообщения, который выдается на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца. Расходы на междугородние поездки возмещаются в сумме фактических затрат на приобретение железнодорожных билетов в купейный вагон, билетов на самолет в салон эконом-класса;
  • водителям — возмещаются расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, установленных приложением № 2 к настоящему Положению.

7. Работники, перечисленные в пункте 2 Положения, один раз в месяц обязаны составлять авансовый отчет по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, о расходах на служебные поездки. К отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расходы. Затраты, произведенные работниками в связи со служебными разъездами, оплачиваются после утверждения отчета руководителем ООО «Аргус».

Генеральный директор

ООО «Аргус» Варфоломеев В.Г. Варфоломеев

<…>

Налог на прибыль. Учет надбавки за разъездной характер работы

Надбавка к заработной плате за разъездной характер работы, установленная локальным нормативным актом, трудовым или коллективным договором, учитывается в составе расходов на оплату труда. Основание — пункт 3 статьи 255 Налогового кодекса.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка