Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 мая 2015 3 просмотра

Наша организация заключила агентский договор с физическим лицом НЕ зарегистрированным в качестве ИП. К отчету агента он не может предоставить документы подтверждающие оплату, т.к. расплачивался наличными деньгами, он предоставляет только накладную и с/ф. Мы перечислили ему аванс по этому договору в сумме 80 т.р. и остались еще должны возместить расходы и оплатить вознаграждение агента. Как нам быть в данной ситуации? можем ли мы принять этот отчет без документов об оплате?

Вы можете принять такой отчет без документов об оплате при наличии товарной накладной. Конечно, безопаснее приложить к отчету агента копии расчетных документов по сделке о приобретении товаров (работ, услуг). Но вместе с тем, перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.*

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья:3.7. Какой отчет поможет обосновать расходы по посреднической сделке

Отчет о выполнении поручения – документ, которым сопровождается любая посредническая сделка. Будь то договор комиссии или агентский договор. Сразу скажем, что отчет комиссионера оформляется по тем же правилам, что и агентский отчет. И разницы между тем и другим фактически нет (ст. 1011 Гражданского кодекса РФ). В нашей статье мы будем говорить об отчете агента, подразумевая под этим любой из отчетов посредника (образец – см. ниже).

<…>

Что обязательно должно быть в отчете агента. Унифицированной формы отчета посредника нет. Поэтому вы можете разработать бланк документа самостоятельно, при необходимости согласуя с контрагентом. И лучше это сделать на этапе заключения договора. Чтобы готовый бланк отчета приложить к контракту. Так ваша компания обезопасит себя в первую очередь от возможных разногласий со второй стороной сделки.*

Поскольку отчет агента – это первичный документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, названные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В том числе подписи ответственных лиц с расшифровкой и их должности.*

Из отчета должно быть понятно, каков размер агентского вознаграждения. И за что конкретно принципал его выплачивает. При этом надо сделать ссылки на договоры и первичные документы, на основании которых посредник выполнял поручение. Например, если агент закупал товары для принципала, то нужно указать реквизиты договора поставки. А также дату и номер товарной накладной.*

В отчете может быть и другая информация. Все зависит от особенностей сделки. Если по договору агент обязуется продать товары или услуги, то в отчете отражают сумму, полученную от покупателей. А в случае закупки товаров обозначают сумму истраченных средств. Ведь именно на основании этих сведений принципал возместит посреднику расходы (ст. 1001, 1011 Гражданского кодекса РФ).*

Какие документы приложить к отчету посредника. Доказательством агентских расходов будут копии документов. Тех самых, на которые сделаны ссылки в отчете.*

Кстати, условие о том, что посредник обязан представлять копии подтверждающих документов, лучше прописать в агентском договоре. И хотя это условие прямо закреплено в пункте 2 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ, лишним оно не будет.*

<…>

Библиотека журнала «Главбух».

Как должна измениться ваша первичка из-за новых правил

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка