Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
14 мая 2015 269 просмотров

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста каков должнен быть признак фискального режима - ЭКЗЛ либо ФП и еще какие я не знаю Какие кассовые чеки я могу принять от подотчетных лиц

В кассовом чеке, который принес сотрудник, должны быть обе отметки, и «ФП», и «ЭКЗЛ», иначе налоговые органы поставят под сомнение расходы по такому документу.
В настоящее время все используемые на территории России кассовые аппараты должны иметь специальное устройство - фискальную память (ФП). Когда организация или предприниматель покупает новую ККТ, то в ней изначально установлен нефискальный режим и ФП не заполняется. При этом на чеках некоторых моделей так и написано: «Нефискальный». Когда ККТ регистрируется в налоговой инспекции, аппарат переводится в фискальный режим. После этого на каждом кассовом чеке будет проставлен признак фискального режима. Причем у разных моделей ККТ признак фискального режима отражается по-разному (узнать его можно из руководства по эксплуатации конкретного аппарата): может быть, например,
особый шрифт,
особый графический знак,
словосочетания типа «Фискальный документ, «Фискальный чек» или «ККМ с ФП»,
слово «Фискальный», его часть «Фиск», две или одна буква (например, «ФП», «ФР» или «Ф»); сочетание перечисленных факторов.
Эти слова или буквы могут быть размещены на серой или черной полосе, напечатаны курсивом и т.д. Но могут быть и совершенно другие признаки фискального режима. Например, чрезвычайно распространенным признаком является наличие строки «* ПФП <число с ведущими нулями> ». При этом ПФП расшифровывается как признак (или показатель) финансовой памяти, а число чаще всего отражает регистрационный номер ККТ в налоговой инспекции.
Важно отметить, что применение при осуществлении денежных расчетов ККМ без ФП, с ФП в нефискальном режиме (на кассовых чеках нет признака фискального режима) или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ (п. 5 Положения, п. 1 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 N 16).
ЭКЛЗ есть не на всех ККМ, реквизиты чека, связанные с ЭКЛЗ, не обязательны, однако если на ККМ предусмотрена ЭКЛЗ, то на кассовом чеке это должно отражаться в обязательном порядке.
ЭКЛЗ расшифровывается как «электронная кассовая лента защищенная» - это небольшой электронный блок, являющийся дублером и контролером фискальной памяти. Модуль ЭКЛЗ обеспечивает контроль функционирования ККМ путем:
некорректируемой (защищенной от коррекции) регистрации в нем информации обо всех оформленных на ККМ платежных документах и отчетах закрытия смены, проводимой в едином цикле с их оформлением;
формирования криптографических проверочных кодов (КПК) для указанных документов и отчетов закрытия смены;
долговременного хранения зарегистрированной информации в целях дальнейшей ее идентификации, обработки и получения необходимых сведений налоговыми органами.
Если на ККМ установлена ЭКЛЗ, то на кассовом чеке должны быть две дополнительные строки: на одной - аббревиатура «ЭКЛЗ» с регистрационным номером ЭКЛЗ; на другой - номер и значение КПК, разделенные символом «#». Причем номер - восьмизначное число с ведущими нулями, значение - шестизначное число с ведущими нулями.
Важно отметить, что если на чеке нет реквизитов ЭКЛЗ, но для данной модели ККМ они обязательны, налоговый орган и суд могут посчитать, что ККМ применялась с неисправным блоком фискальной памяти. А это приравнивается к отсутствию ККМ (Определение ВАС РФ от 15.12.2008 N ВАС-15783/08, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.08.2008 N Ф04-4837/2008(9478-А03-3)).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Какие обязательные реквизиты должен содержать кассовый чек
Пробитый чек должен содержать, в частности, следующие обязательные реквизиты:
наименование организации (фамилию, имя, отчество предпринимателя);
ИНН организации (предпринимателя);
полный заводской номер ККТ;
порядковый номер чека;
дату и время фискализации;
сумму чека;
признак фискального режима.
Такой перечень установлен пунктом 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.
Если ККТ использует платежный агент, то ее чек должен содержать такие обязательные реквизиты:
наименование документа – кассовый чек;
наименование оплаченного товара (работ, услуг);
общую сумму принятых денежных средств;
размер вознаграждения, взимаемого с плательщика (если оно удерживается);
дату, время приема денежных средств;
номер кассового чека;
номер ККТ;
адрес места приема денежных средств;
наименование, ИНН и местонахождение организации, принявшей денежные средства;
номера контактных телефонов организации, принявшей деньги, а также организации (лица), фактически получающей эти деньги.
Такой перечень установлен частью 2 статьи 5 Закона от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями»
«2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении, означают следующее:
«кассовый чек» - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов;
3. Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее - Государственный реестр) и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:*
а) иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
б) обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
в) обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
г) обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
д) обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
е) эксплуатироваться в фискальном режиме;
ж) регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
з) блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;*
и) иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
к) быть исправной;
л) обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
м) соответствовать образцу, представленному в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации при внесении сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
н) иметь паспорт установленного образца;
о) иметь идентификационный знак установленного образца;
п) иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
р) утратил силу.
с) иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.»
3. Статья: Налоговики станут проверять обязательные реквизиты на кассовых чеках
Документ: Письмо ФНС России от 6 марта 2013 г. № АС-4-2/3777.
Что изменилось в работе: Налоговые инспекторы не зарегистрируют ККТ, если в распечатанном на ней чеке недосчитаются хотя бы одного обязательного реквизита.
Все чаще при проверках налоговики стали обнаруживать, что в некоторых кассовых чеках не хватает того или иного обязательного реквизита. Какие реквизиты в чеке должны быть, мы показали в образце, пояснения к которому приведены ниже.
Проверьте чек, распечатанный на кассовой технике вашей компании. Если каких-то сведений в нем недостает, лучше обратитесь в техцентр, где обслуживаете аппарат, чтобы его там перенастроили как надо. Так вы избежите лишних вопросов со стороны контролеров. Хотя оштрафовать компанию за то, что ее ККТ печатает чеки с погрешностями, ревизоры не вправе. Главное, чтобы касса была зарегистрирована в налоговой. А перед тем как ставить аппарат на учет, инспекторы сами должны были вывести чек и проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть. И не ваша вина, что они этого не сделали, нарушив Административный регламент (см. приказ Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н).
Вы собираетесь регистрировать новую кассу или перерегистрировать старую в инспекции? Тем более проверьте все данные в чеке. Теперь-то ревизорам поручено четко выполнять свои обязанности.
Эти реквизиты обязательно должны быть в любом кассовом чеке
1. Наименование организации. Или фамилия, имя, отчество предпринимателя.
2. ИНН компании (индивидуального предпринимателя).
3. Заводской номер ККТ. Он тот же, что вы указывали в заявлении о регистрации аппарата.
4. Порядковый номер чека.
5. Дата и время платежа. С точностью до минуты.
6. Стоимость покупки (услуги). Естественно, с копейками.
7. Признак фискального режима. Как правило, пробивается сочетание букв «ФП».
8. Номер ЭКЛЗ (электронной кассовой ленты).
9. Криптографический проверочный код.
Журнал «Главбух» № 7, Апрель 2013
4. Статья:Когда инспектор сможет привлечь организацию за неприменение кассы, а когда нет
Признак 4. Организация применяет кассу без фискальной памяти
Следующий признак неприменения ККТ – это использование кассы без фискальной памяти. Сюда же можно отнести и применение аппарата в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти – пункт 1 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16. Если в ходе проверки инспектор обнаружит один из этих фактов, он тут же привлечет организацию к ответственности и будет абсолютно прав –постановление ФАС Дальневосточного округа от 1 августа 2007 г. № Ф03-А04/07-2/2283.
Тем не менее порой инспекторы расширенно трактуют этот признак, в связи с чем неправомерно привлекают компанию в ответственности. Смотрите, в Положении по применению ККМ, утвержденном постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745, дан перечень обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в выдаваемых покупателям чеках. Одним из обязательных реквизитов чека является указание в нем на то, что кассовый аппарат работает в фискальном режиме. Обычно об этом свидетельствует буква «F» или «Ф» в кассовом документе либо слова «Фискальный режим», «Фискальный чек». Если во время проверки инспектор на выбитом ему чеке не обнаружит заветных букв или слов, то он тут же поспешит привлечь компанию к ответственности за неприменение ККМ.8
Сразу скажу, что действия налоговиков в данном случае неправомерны. Отсутствие фискального признака в чеке свидетельствует об отсутствии обязательного реквизита, но еще не говорит о том, что компания действительно использует кассовый аппарат без фискальной памяти или в нефискальном режиме. Это подтверждают и судьи, например, впостановлении ФАС Волго-Вятского округа от 3 сентября 2007 г. № А28-4121/2007-181/27.
Таким образом, привлекать организацию к ответственности только за, что в чеке отсутствует признак фискального режима, инспекторы не вправе. И только если проверяющие докажут, что аппарат действительно не работает в фискальном режиме, что, в частности, подтвердит и отсутствие буквы «Ф» на чеке, только тогда они смогут привлечь компанию к ответственности по статье 14.5 КоАП РФ.
Ярослав Калинин,
юрист-консультант, эксперт-преподаватель Журнал «Семинар для бухгалтера» № 1, январь2010
5. Статья: Что обязательно должно быть в чеках и БСО, по которым вы сможете без опаски признать расходы
Чем поможет эта статья: Вы запросто распознаете среди всех чеков и квитанций, что принесут вам подотчетники, те, по которым признавать расходы опасно. Мы подскажем, какие данные проверить.
От чего убережет: Контролеры не доначислят налог на прибыль только из-за того, что в чеке или БСО не хватает какого-то обязательного реквизита.
Сотрудник принес вам на проверку авансовый отчет. А к нему, как обычно, приложил чеки и различные бланки строгой отчетности (БСО), подтверждающие стоимость покупок. Некоторые из таких квитков не внушают вам доверия: в одном невозможно найти номер документа, в другом смущает дата. А по какому-то вообще сложно определить, на что конкретно ваш сотрудник потратил деньги компании. Невольно задумаешься, стоит ли учитывать при расчете налога на прибыль расходы по такой первичке.
Важная деталь
Вы можете самостоятельно проверить кассовый чек на подлинность, не дожидаясь, пока это сделает инспектор (kpkcheck.ru).
Чтобы у вас не копился ворох сомнительных чеков и бесполезных квитанций, мы подскажем, какие из них можно принять к учету, а какие — явно не стоит.
А ниже вы прочитаете советы юриста о том, как самостоятельно проверить подлинность чека. Благо сегодня это не проблема. А налоговики настойчиво призывают осмотрительно выбирать контрагентов. К тому же, если при проверке у вас найдут фиктивный документ, признанные по нему расходы снимут и доначислят налог на прибыль.
Подсказывает Антон Соничев, адвокат компании «Налоговик»
Прежде чем учесть расходы по чеку, убедитесь, что он не фальшивка
— Советуем проверять кассовые чеки на подлинность. Сейчас это легко узнать по реквизитам такого документа. Достаточно зайти на сайтkpkcheck.ru и нажать на вкладку «Экспресс-проверка», указав при этом адрес своей электронной почты и данные проверяемого чека. Уже через несколько минут на ваш виртуальный ящик придет ответ. Он может быть как положительным, если чек настоящий, так и отрицательным, когда фискальный документ — подделка.
Кстати, налоговики активно используют этот сервис в своей работе. Поэтому, если не хотите, чтобы инспекторы неожиданно сняли расходы по недействительным чекам, заранее проведите проверку самостоятельно. Тогда вам не придется доказывать в стенах суда реальность сделки (см., к примеру, по данному вопросу постановление ФАС Центрального округа от 13 марта 2013 г. по делу № А62-2453/2012).
Удостоверьтесь, что все необходимые реквизиты в бланке есть
Несмотря на то что чеки и БСО — это лишь приложения к авансовому отчету (сами по себе они расходы не подтверждают), требования у контролеров к ним довольно строгие.
И первое, на что обратят внимание проверяющие — все ли обязательные реквизиты есть в документе. Ведь они просто необходимы для любой первички. Правда, и для чеков, и для БСО установлены отдельные перечни таких сведений.
Информация, которая обязательно должна быть в кассовом чеке
О том, какие реквизиты непременно должны быть пробиты в любом кассовом чеке, недавно напомнили представители ФНС России в письме от 6 марта 2013 г. № АС-4-2/3777. А мы для вас подготовили наглядное пособие, с помощью которого вы без труда сверите свои чеки с образцовым документом. Его вы увидите ниже.
Эти данные непременно должны быть в любом кассовом чеке
1. Наименование компании. Или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя.
2. Номер чека, который кассовая техника автоматически присваивает по порядку каждому документу.
3. ИНН компании или индивидуального предпринимателя.
4. Дата и время покупки, согласно данным ККТ.
5. Стоимость оплаченных товаров или услуг.
6. Признак фискального режима. Распознать его можно по сочетанию букв «ФП». 7. Заводской номер ККТ. У каждого аппарата он индивидуальный.
8. Номер ЭКЛЗ. Это электронная кассовая лента. Без нее продавец не имеет права применять кассовую технику.
Сотрудник принес чек, а в нем не хватает одного или нескольких таких реквизитов? Тогда документ лучше не прикладывать к авансовому отчету, а сумму по нему безопаснее не относить к расходам.
Дело в том, что на практике инспекторы зачастую снимают расходы, признанные по дефектным чекам, и доначисляют налог на прибыль. А вместе с тем требуют уплатить штраф и пени. В частности, такие выводы есть в письме УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.
Судебная же практика довольно противоречива. Компании нередко выигрывают споры. Пример тому — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 января 2013 г. № А78-3770/2012. Но есть решения и в пользу контролеров (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 февраля 2013 г. по делу № А27-9391/2012).
А кроме того, ваш директор наверняка откажется компенсировать расходы, которые не получится принять к налоговому учету.
Руководитель все же утвердил авансовый отчет и согласен возместить сотруднику затраты? В таком случае выдайте подотчетнику необходимую сумму, удержав при этом НДФЛ. И уплатите страховые взносы. Так того требуют налоговики.
Кстати, судьи считают, что НДФЛ с возмещения неподтвержденных затрат удерживать вовсе не обязательно (постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10).
Проверьте, чтобы в чеке был конкретный перечень приобретений
Как вы знаете, расходы необходимо не только подтвердить документально, но еще и обосновать с экономической точки зрения. Таковы правила пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть все ваши затраты должны быть направлены на получение материальной выгоды в будущем.
Поэтому очень важно, чтобы в документе было четко прописано, за что именно ваш сотрудник заплатил деньги компании. Такие сведения не поместились в чек или бланк? Тогда обязательно надо приложить к документу расшифровку приобретенных товаров или услуг. Например, в виде накладной, акта выполненных работ, товарного чека или квитанции.
Посмотрите также, все ли позиции первички действительно принесут доход вашей компании в будущем.
Допустим, подотчетник принес вам документ, часть покупок по которому сложно отнести к производственно необходимым. К примеру, в чеке значатся суммы, истраченные на бензин, мороженое и воду. Просто работник забыл попросить продавца, чтобы тот пробил сладости и прохладительные напитки отдельным чеком. Или же перед вами квитанция из гостиницы, а в ней значится не только стоимость проживания, но еще и завтрак отдельной строкой.
В таких случаях в расходы включите только те суммы, которые были истрачены на нужды именно компании. А личные покупки сотрудников во внимание не берите. Это касается и стоимости завтраков — их не учитывайте, ведь на подобные расходы вы выдаете командированному суточные.
Кстати, когда стоимость питания указана вместе с услугами проживания одной суммой, советуем запросить расшифровку в гостинице. И уже согласно полученному документу распределите сумму. Иначе не исключены споры с контролерами. Питание компенсируют суточными, считают они.
Посмотрите, обозначена ли сумма НДС отдельной строкой
Вообще, документ, дающий право на вычет, это счет-фактура. Его обязательно надо хранить вместе с чеком ККТ, если не хотите рисковать вычетом.
Один только кассовый чек не оправдает вычет по НДС. Даже если в этом документе сумма налога выделена обособленной строкой. К чеку все равно обязательно приложите счет-фактуру с реквизитами документа об оплате. То есть в графе 5 »К платежно-расчетному документу» должны быть указаны номер и дата кассового чека.
Осторожно!
На основании одного лишь чека НДС к вычету принимать опасно. Претензий не будет, только если у вас есть правильно оформленный счет-фактура.
Как показывает практика, подотчетники часто забывают сообщить продавцу о том, что они покупают товары по поручению компании. И в результате приносят в бухгалтерию документы на свое имя. Претензии контролеров в таком случае обеспечены.
Поэтому перед тем, как отправить своего сотрудника за покупками, вручите ему распечатку с реквизитами вашей компании. С такой шпаргалкой ни один подотчетник не забудет, для кого покупает ценности. А у поставщика будет меньше шансов допустить ошибку при оформлении счета-фактуры.
Счет-фактуру вам так и недонесли? Тогда НДС к вычету принять, увы, не удастся. Не стоит и включать эту сумму в стоимость приобретенных товаров при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).
А вот для БСО правила не такие строгие — достаточно, чтобы в документе была выделена конкретная сумма входного налога на добавленную стоимость. Это может быть проездной билет или квитанция из гостиницы.
К слову, чтобы подтвердить расходы на проезд, теперь достаточно распечатать контрольный купон или, другими словами, выписку из автоматизированной системы управления перевозками. Об этом официально заявили представители ФНС России в своем письме от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308. Образец такого документа мы разместили ниже.
Купон вам в обязательном порядке направят по ТКС при покупке билета на сайте транспортной компании. Так что если у вас будет распечатка электронного проездного документа с обозначенной суммой НДС, контролеры не станут возражать против вычета. Об этом периодически напоминают чиновники из Минфина России, как например, в письме от 3 апреля 2013 г. № 03-07-11/10861. Главное зарегистрировать контрольный купон в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Главное, о чем важно помнить
1Если в чеке или БСО проверяющие недосчитаются хотя бы одного обязательного реквизита, расходы по такому документу они поставят под сомнение.
2Стоимость личных покупок сотрудника, зафиксированных в одном чеке с затратами на корпоративные нужды, в расходы при расчете налога на прибыль не включайте.
Журнал «Главбух» № 11, Июнь 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка