Журнал, справочная система и сервисы
14 мая 2015 7 просмотров

Дополнительный вопрос по персональным данным: иногда нам требуются услуги транспортных компаний для перевозки грузов. Работаем с ними по счету (т.е. без заключения договоров). Доверенности не оформляются. При отгрузке товаров в товарно-транспортных накладных необходимо указывать данные водителей (ФИО, номер их водительских удостоверений и т.д.). Вопрос: надо ли нам брать согласие на обработку персонал. данных у этих водителей транспортных компаний?

да, надо.

ФИО и номер водительского удостоверения относятся в персональным данным гражданина. А значит при получении указанных сведений у сотрудников контрагента организации безопаснее получить их согласие на обработку данных.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников

В организации персональные данные сотрудников содержатся в личных карточках и личных делах, если они ведутся.

Получение персональных данных

Все персональные данные сотрудника вы можете получить только от него самого*. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц (например, от его прежнего работодателя), то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и подтверждается разъяснениями Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

<…>

Согласие сотрудника на обработку персональных данных

После получения персональных данных сотрудника у работодателя возникает необходимость их обработки.

По общему правилу обработку таких данных можно проводить только с письменного согласия сотрудников. В согласии должна быть указана информация об объеме обрабатываемых данных, целях, способах обработки, сведения о том, кто обрабатывает данные, срок, в течение которого действует согласие сотрудника, и его подпись (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).*

Случаи обработки данных без согласия сотрудника

В отдельных случаях обрабатывать персональные данные сотрудника можно без его согласия. Например, в случаях, прямо предусмотренных коллективным договором, а также локальными актами организации (разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.).

Также не нужно получать согласие человека на обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка предусмотрена законодательством. К таким случаям относится передача сведений в следующие органы:

    Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
    налоговую инспекцию (ст. 24 НК РФ);
    ФФОМС, ФСС России (ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
    военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);
    иные органы (например, суды, прокуратуру, трудовую инспекцию и т. п.).

Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета, а также данных, переданные в архивную организацию.

Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.*

Кроме того, не требуйте согласия сотрудника для передачи персональных данных банку при открытии и обслуживании платежной карты для начисления зарплаты:

    если договор на выпуск банковской карты заключен напрямую с сотрудником, а в договоре предусмотрена передача персональных данных работника банку;
    если организация оформила доверенность на представление интересов сотрудника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
    если соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре организации.

Об этом сказано в абзаце 10 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

<…>

Защита персональных данных

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 87 ТК РФ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).*

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:КАК ПОВЛИЯЕТ НА ВАШ БИЗНЕС ЗАКОН О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

<…>

На какие компании распространяется действие Закона

Для начала поясню, что считается персональными данными. Это информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу (п.1 ст. 3 Закона). То есть любая информация о гражданине, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, день и место рождения, адрес, данные о семейном, социальном, имущественном положении, образовании, профессии, доходах. Такую информацию собирают все компании – хотя бы для того, чтобы иметь сведения для заключения договора. Например, если кредитная организация не узнает у заемщика паспортные данные, ей будет затруднительно взыскать с того задолженность. Отсюда вывод: действие Закона распространяется абсолютно на все предприятия. Кстати, компании в тексте документа называются операторами персональных данных (п. 2 ст. 3), а сбор, хранение, использование, передача информации о гражданах – ее обработкой (п. 3 ст. 3).*

Что предпринять компании для соблюдения требований Закона

Есть несколько условий, которые должна выполнить компания, обрабатывая данные (ст. 18.1 Закона): получить согласие человека на обработку (ст. 9); уведомить Роскомнадзор (ст. 22); назначить ответственного в компании за обработку (ст. 22.1); подготовить документы, регламентирующие обработку данных на предприятии; обеспечить безопасность персональных данных (ст. 19); проводить внутренний аудит на соответствие обработки данных Закону; оценить вред, который может быть причинен гражданам при обработке их персональных данных;* ознакомить работников с внутренними актами, регламентирующими обработку сведений. Расскажу о некоторых более подробно.

Получение согласия на обработку данных

Данные могут обрабатываться как с согласия гражданина*, так и без такого согласия. Если компания заключила трудовой договор с работником, и персональные данные ей необходимы для выполнения обязанностей по такому договору, то письменное согласие от работника не требуется (подпункт 2.3 п. 2 ст. 10 Закона). Но если компания собирается выплачивать заработную плату работникам на выпускаемые для этого банковские карты – согласие от работника получить нужно. То же самое касается оформления добровольной страховки для сотрудников. У Ваших клиентов также придется просить письменные согласия на обработку личных данных, если, например, Вы оформляете им дисконтные карты.

<…>

Дмитрий Липатов, Партнер компании «Налоговик», Москва

Журнал «Генеральный Директор» № 1, январь 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка