Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

2017: Листки нетрудоспособности станут электронными

Подписка
Срочно заберите все!
№23
19 мая 2015 137 просмотров

Организация является официальным дилером нескольких марок автомобилей. При осуществлении деятельности по продаже автомобилейвозникают расходы на ГСМ для автомобилей на тест-драйве и для автомобилей в служебных целях. Для подтвержденияобоснованности расходов на ГСМ необходимы ли путевые листы? Или возможно подтвердить эти расходы иными документами,например заборными листами с подписями менеджеров о получении ими талонов и нулевыми чеками с АЗС? Если заполнение путевых листовявляется обязательным условием для подтверждения расходов на ГСМ, то какими нормативно-правовыми актами это установлено?

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354. В этом письме Минфин РФ поясняет, что на организации, не являющиеся транспортными обязательное применение путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, не распространяется. При использовании талонов на автомобильное топливо организация может вести учет топлива, получаемого по талонам и его получения водителями, а также движения талонов с использованием отрывных купонов к погашенным талонам со штампом АЗС и книги учета движения талонов. Эти документы будут основанием для учета топлива на счете 10 «Материалы». Однако, в целях подтверждения расходов на топливо при расчете налога на прибыль Вам понадобятся документы, позволяющие достоверно определить пройденный путь как указано выше.

Однако, если Ваша организация хочет избежать споров с ИФНС по этому вопросу, надежнее будет все же оформлять путевые листы, поскольку несмотря на разъяснения Минфина РФ, налоговые инспекции при проверках часто отказывают организациям в правомерности такого документального подтверждения расходов на ГСМ. Об этом свидетельствует сам факт наличия судебной практики по подобным ситуациям. При этом суды становятся на сторону налогоплательщиков, ссылаясь на ту же позицию, которую высказывает Минфин РФ в Письме от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 (Постановление ФАС Московского округа от 18.09.13 № А40-19421/13-99-60).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

  • по талонам;*
  • по топливным картам;
  • за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

<…>

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по талонам

Приобретение ГСМ по талонам – один из способов снабжения организации этим видом материалов. Помимо него, организация может приобрести ГСМ:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды талонов

Талоны на ГСМ могут быть:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.

Внимание: талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.

Приобретение ГСМ

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

1. Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.

2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.

3. Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.

4. Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.

5. Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС*.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам

Да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Главбух советует: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.

Книга учета

Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Например, выдачу талонов можно фиксировать в книге учета движения талонов*.

<…>

Документальное подтверждение расхода ГСМ

Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Таково решение суда, или Обзор судебной практики

Редакция журнала представляет очередной обзор свежих судебных решений по налоговым спорам. Большинство из отобранных на этот раз дел связано с тонкостями расчета налога на прибыль в разных ситуациях. Еще одно дело будет интересно налоговым агентам по НДФЛ, особенно если они выплачивают дивиденды в натуральной форме

Суд указал, что организации, не являющиеся автотранспортными, вправе учитывать расходы на покупку ГСМ даже без составления путевых листов

Реквизиты судебного акта: постановление ФАС Московского округа от 18.09.13 № А40-19421/13-99-60.*

Налоговики ошибочно полагали, что путевые листы обязаны оформлять не только автотранспортные предприятия, но также и юридические лица, и предприниматели с иными видами деятельности, эксплуатирующие легковые и прочие автомобили

Причина спора: инспекция по итогам выездной проверки исключила у организации, занимающейся продажей новых и подержанных автомобилей, расходы на приобретение ГСМ для транспорта, которые она использует при проведении тест-драйва и иных служебных поездок. По мнению налоговиков, эти расходы не были подтверждены надлежащим образом и, значит, их нельзя было признавать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Дело в том, что стоимость ГСМ для автомобилей, используемых в тест-драйве, организация включала в расходы на основании ежемесячных актов о списании топлива. Путевые листы по таким поездкам она не составляла, ссылаясь на то, что не является автотранспортным предприятием (приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152).

Однако инспекторы утверждали, что путевые листы на эксплуатируемые легковые и прочие автомобили обязаны оформлять не только автотранспортные предприятия, но также и все остальные юридические лица и предприниматели.

Компания составляла путевые листы лишь на те служебные автомобили, которые отражала в учете в составе основных средств. Однако у налоговиков нашлись претензии и к этим путевым листам, поскольку в большинстве из них в качестве маршрута поездки было указано: «Москва — Московская область — Москва». Инспекторы отметили, что путевой лист, в котором нет сведений о конкретных местах следования автомобиля (включая наименование организации, в которую ездили, и ее адрес), не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ для него. В результате они пересчитали организации налог на прибыль за два года, начислили пени и штраф.

Цена вопроса: 303 тыс. руб.

Кто победил в споре: организация.*

Аргументы и выводы судов: арбитражные суды всех трех инстанций не согласились с налоговиками. Арбитры указали, что составление путевых листов является обязательным только для автотранспортных предприятий. Ведь в преамбуле приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152, утвердившего состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов, говорится, что этот документ принят во исполнение Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В свою очередь в пункте 1 статьи 1 этого закона прописано, что он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным и городским наземным электрическим транспортом*.

Поскольку организация занимается продажей автомобилей и запчастей к ним, их ремонтом и техническим обслуживанием и не оказывает услуг по перевозке, на нее не распространяется действие указанного федерального закона и принятого в соответствии с ним подзаконного акта. Таким образом, она вправе не оформлять путевые листы на автомобили, которые использует в работе, и может подтвердить расходы на ГСМ иными документами, в том числе актами о списании топлива*.

Кроме того, суды отметили, что расходы на приобретение ГСМ характерны и необходимы для осуществления тех видов деятельности, которыми занимается компания. Поэтому арбитры пришли к выводу, что эти расходы экономически обоснованны и направлены на получение дохода. Производственный характер расходов на ГСМ подтверждают также путевые листы на те автомобили, которые числятся в учете в составе основных средств, таблицы расхода топлива и табели учета рабочего времени, которые свидетельствуют о том, что для лиц, составивших путевой лист, соответствующий день был рабочим. Наличие отдельных недостатков в оформлении путевых листов, по мнению судей, не препятствует признанию спорных расходов при расчете налога на прибыль. В итоге арбитры отменили доначисление этого налога, пеней и штрафа.

Журнал «Российский налоговый курьер», №21 ноябрь 2013

19.05.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка