Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 мая 2015 599 просмотров

Просим разъяснить какие нормативные документы существуют для написания инструкции по учету доверенностей на МПЗ, доверенностей по кассовым операциям?Просим уточнить срок действия доверенностей на получение МПЗ?

1. в настоящее время обязательных инструкций по учету доверенностей в организации нет. Процедура выдачи доверенности сотрудникам и их возврата организации законодательно не установлена, поэтому этот вопрос следует закрепить в локальных актах организации – например, регламенте работы с доверенностями.

Выданные доверенности можно регистрировать в журнале «Учет выданных доверенностей», в котором указываются основные сведения – данные о сотрудниках и реквизиты выданных им доверенностей. Журнал заполняется вручную, шнуруется, постранично нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью.

2. срок действия доверенностей на получение МПЗ зависит от того, какую форму доверенности используют в организации.

Для оформления доверенностей на получение МПЗ можно использовать унифицированные формы № M-2 и № M-2a, а можно - самостоятельно разработанные формы (решение об этом принимает руководитель организации, он же утверждает форму доверенности).

В первом случае срок унифицированной доверенности не может превышать 15-ти дней, иначе доверенность считается недействительной, как выданная с нарушениями установленных условий.

Связано это с тем, что доверенность по форме М-2 выдается по правилам, установленным Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а. В соответствии с п. 4 Постановления, доверенность на получение МПЗ по форме М-2 выдается не более чем на 15 дней.

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а действовало до отмены Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако в настоящее время организация вправе не применять унифицированные формы доверенностей на получение ТМЦ № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Во-втором случае, при выдаче доверенности в свободной форме, она оформляется в соответствии с правилами, установленными ГК РФ, и может быть выдана на любой срок (при отсутствии указания срока действия доверенности –1 год (ст. 186 ГК РФ)).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Юрист.

1. Ситуация: Как оформить доверенность на получение материалов со склада поставщика при доставке самовывозом

Если организация получает материалы со склада поставщика и самостоятельно организует доставку, то уполномоченному лицу организации нужно выдать доверенность (п. 45 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Она заполняется в одном экземпляре и выдается сотруднику под расписку.

Доверенность на получение материалов составьте по форме № М-2 или № М-2а. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71аФорму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Такую доверенность нужно зарегистрировать в журнале учета выданных доверенностей.

Доверенность по формам № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материалы поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.

Обо всем этом сказано в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*

Наталья Комова,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Ситуация: Обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара

Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара.

Если отгрузка происходит не в местонахождении покупателя, его представитель должен предъявить доверенность. Она передается поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности. Форму доверенности должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом можно использовать как самостоятельно разработанный документ, так и унифицированные формы № M-2 и № M-2a, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).*

Если отгрузка происходит на складе покупателя, например, при доставке силами продавца, тогда доверенность не требуется. Однако поставщику необходимо удостовериться, что получатель товара является сотрудником покупателя. В этом случае получатель товаров, являясь материально ответственным лицом, должен поставить свою подпись о получении на экземпляре накладной поставщика. После чего заверить эту подпись печатью (штампом) своей организации (покупателя).

Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Гражданский кодекс РФ

<…>

«Статья 185. Общие положения о доверенности

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители.

3. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.*

Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи.

4. Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений.

5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно.*

6. Правила настоящей статьи соответственно применяются также в случаях, если доверенность выдана несколькими лицами совместно.

Статья 185.1. Удостоверение доверенности

1. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.

2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, которые удостоверены администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

3. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Статья 186. Срок доверенности

1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.*
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность».

<…>

4. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 30.10.1997 № 71А «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации

по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов,

материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов,

работ в капитальном строительстве»

<…>

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учетных документах" Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 ноября 1997 года:

1.1. по учету труда и его оплаты:

NN Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу", Т-2 "Личная карточка", Т-4 "Учетная карточка научного работника", Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу", Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска", Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)", Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы", Т-13 "Табель учета использования рабочего времени", Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", Т-51 "Расчетная ведомость", Т-53 "Платежная ведомость", Т-54 "Лицевой счет", Т-54а "Лицевой счет";

Настоящее постановление утратило силу в части утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 года N 26.

1.2. по учету основных средств и нематериальных активов:

NN ОС-1 "Акт (накладная) приемки-передачи основных средств", ОС-3 "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов", ОС-4 "Акт на списание основных средств", ОС-4а "Акт на списание автотранспортных средств", ОС-6 "Инвентарная карточка учета основных средств", ОС-14 "Акт о приемке оборудования", ОС-15 "Акт приемки-передачи оборудования в монтаж", ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования", НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов";

Настоящее постановление утратило силу в части утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств: NN ОС-1, ОС-3, ОС-4, ОС-4а, ОС-6, ОС-14, ОС-15, ОС-16 - постановление Госкомстата России от 21 января 2003 года N 7.

1.3. по учету материалов:

NN М-2 "Доверенность", М-2а "Доверенность", М-4 "Приходный ордер", М-7 "Акт о приемке материалов", М-8 "Лимитно-заборная карта", М-11 "Требование-накладная", М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону", М-17 "Карточка учета материалов", М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений";

1.4. по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов:*

NN МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов", МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов", МБ-7 "Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений", МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

1.5. по учету работ в капитальном строительстве:

NN КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат", КС-6 "Общий журнал работ", КС-11 "Акт приемки законченного строительством объекта", КС-14 "Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией".

Настоящее постановление утратило силу с 1 января 2000 года в части утверждения формы N КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" - постановление Росстата от 11 ноября 1999 года N 100.

2. Установить ведение первичного учета по указанным в п.1 унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность в отраслях экономики.

3. Признать утратившим силу постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" на территории Российской Федерации в части утверждения форм первичной учетной документации по труду и заработной плате, основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и постановление Госкомстата России от 02.04.93 N 37 "Об утверждении типовой межведомственной формы первичной учетной документации "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" (форма N КС-3) и указаний по ее применению и заполнению"»

<…>

5. Статья:Регламент эффективной работы с доверенностями. Как делегировать полномочия с наименьшими рисками

Для чего компании нужен регламент работы с доверенностями
Стоит ли выдавать сотрудникам доверенности с правом передоверия
Как организовать отмену доверенностей увольняющихся работников

К сожалению, во многих компаниях юристы относятся к правовой функции работы с доверенностями как к технической, не требующей особых знаний и опыта. Между тем делегирование полномочий генерального директора через доверенности – очень ответственная сфера, Недостатки внимания к ней могут обернуться значительными убытками компании. Поэтому данную правовую функцию целесообразно упорядочить, установив четкий и подробный алгоритм работы с доверенностями. Каким образом это можно сделать, вы узнаете из этой статьи на примере стандартов эффективной работы с доверенностями, принятых в компании RU-COM.

Основные задачи и принципы работы с доверенностями

Ключевая задача состоит в том, что выдача каждой доверенности должна быть организована исключительно через юридическую службу (в том числе это касается доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, а также доверенностей на получение ТМЦ, которые на практике зачастую оформляются бухгалтерией). В идеале выдача доверенности без визы руководителя юридической службы должна стать невозможной. При этом необходимо обеспечить строгий единый учет всех доверенностей.

Процедура выдачи доверенностей. Важно четко регламентировать процесс выдачи доверенностей, в том числе путем утверждения максимального числа форм доверенностей для разных случаев и иных документов, необходимых для работы с доверенностями. Кроме того, нужно установить сроки подготовки доверенностей юрслужбой (например, в компании RU-COM они составляют не более 3 рабочих дней).*

Срок действия доверенностей. Лучше установить практику выдачи доверенностей работникам компании с бессрочными трудовыми договорами на максимальный срок (3 года), но в пределах срока действия полномочий директора. В случае увольнения работников, а также досрочного прекращения полномочий единоличного исполнительного органа можно прибегать к институту отмены доверенностей. Максимальный срок действия доверенностей оптимизирует работу юристов, особенно если число выдаваемых доверенностей в компании исчисляется сотнями. В такой ситуации проще выдавать доверенности на длительный срок, а дальше при необходимости отменять ставшие ненужными доверенности.

<…>

Регламент по работе с доверенностями. Регламент компании по работе с доверенностями должен содержать общие положения, разделы об инициировании подготовки доверенностей, о порядке подготовки доверенностей, их согласовании и выдаче, учете и хранении, прекращении, особенностях работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия, порядке одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом, контроле за соблюдением порядка работы с доверенностями. Регламент целесообразно периодически пересматривать (не реже раза в год) с учетом наработанной практики.*

Организация делегирования полномочий

В целях создания эффективной системы делегирования полномочий генерального директора в компании RU-COM ежегодно издается приказ, определяющий перечень контрагентов, а также перечень наименований должностей работников, которым с учетом их трудовой функции могут быть выданы доверенности по подписанию соответствующих документов и (или) на представительство в отношениях с соответствующими контрагентами.

Таким приказом также целесообразно утвердить перечень ключевых должностных лиц, в отношении которых юристы обязаны осуществлять автоматическую своевременную выдачу новых доверенностей взамен прекращенных в связи с истечением срока действия. Это могут быть финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель службы по работе с персоналом. Всем остальным сотрудникам лучше оформлять новые доверенности по письменным заявкам с указанием должностного лица, которое инициирует выдачу доверенности, лица, для представительства перед которым нужна доверенность, а также Ф.И.О. и паспортных данных представителя. Заявки обязательны также для выдачи доверенностей третьим лицам (не являющимся сотрудниками). Этот приказ также определяет перечень должностных лиц, которым доверенность предоставляется с правом передоверия, называет конкретные полномочия, которые можно передоверить, а также устанавливает перечень тех лиц, кому можно передать соответствующие полномочия в порядке передоверия (Ф.И.О. или наименование должностей). Такие же ограничения прописываются в тексте самих доверенностей с правом передоверия.

Организация учета доверенностей

Юридической службе необходимо организовать строгий единый учет всех доверенностей посредством ведения соответствующего журнала учета и архива копий выданных доверенностей. В случаях когда доверенности выдаются лицам, не являющимся работниками компании, или юридическим лицам, к архивной копии доверенности лучше прикладывать также копию паспорта представителя – физического лица или уполномоченного лица представителя-организации. В журнале нужно отражать сведения, в том числе о доверенностях, выданных в порядке передоверия, о прекращении и отмене доверенностей, о сроках их действия. Мониторинг сроков позволит вовремя отслеживать факты прекращения доверенностей и оперативно выдавать новые доверенности.

Для оптимизации работы учет доверенностей можно вести не только в бумажном журнале, но и в виде таблицы в Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех доверенностей компании.*

<…>

Прекращение доверенностей

Необходимо организовать процесс возвращения доверенностей от представителей в компанию при прекращении доверенностей (в том числе при их отмене), а также извещения об отмене доверенностей представителей и лиц, для представительства перед которыми эти доверенности были выданы. В случаях когда отменяются доверенности, выданные работникам компании, сделать это совсем несложно. Нужно разработать стандартную форму извещения об отмене доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ) и ввести в компании обязательную практику подписания такого извещения при прекращении трудового договора с каждым работником, которому выдана доверенность. Для этого в обходном листе, который заполняется при увольнении перед выдачей трудовой книжки, нужно указать в том числе юридическую службу. Увольняющийся работник должен посетить юридическую службу и, если на него была оформлена доверенность, подписать извещение об отмене этой доверенности и сдать ее оригинал.*

Кроме того, в текст доверенности нужно включать сведения об адресе представителя, по которому компания обязана направить извещение в случае отмены этой доверенности. Отправить извещение понадобится в случае, когда доверенность выдается лицу, не являющемуся работником компании, либо когда по каким-либо причинам работник уволился, не подписав извещение об отмене доверенности в юридической службе.

Третьим лицам, с которыми был вправе взаимодействовать представитель по отмененной доверенности (контрагентам, государственным органам и т. д.), нужно направить письма об отмене доверенности. В особых случаях – например, при смене руководства компании в условиях корпоративного конфликта – об отмене доверенностей можно дополнительно известить через СМИ и сайт компании.

<…>

Алексей Абакшин,

заместитель генерального директора по правовым и корпоративным вопросам бизнес-группы RU-COM

Владимир Гринько,

директор по договорной практике и работе с дебиторской задолженностью бизнес-группы RU-COMЖурнал «Юрист компании» № 10, октябрь2011

27.05.2015г.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка