Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
29 мая 2015 4 просмотра

Мы перечислили нерезиденту оплату за подачу заявки регистрации в системе американского института AMERICAN PETROLEUM INSTITUTE на получение сертификата соответствия системы менеджмента качества.Какие документы нам дадут? Не известно.Как закрыть взаиморасчеты с контрагентом и поставить затраты в расходы?

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, Налоговым Кодексом не определены. На практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. Подтвердить расходы, понесенные при приобретении услуг за границей, можно документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка. Закрыть взаиморасчеты можно на основании документа, подтверждающего оплату услуг.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.* При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена статьей 4 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605.

Акт об оказании услуг

Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг

Подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.

Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.

Документы, оформленные за границей

Ситуация: как подтвердить расходы на приобретение имущества за границей. Покупателем является зарубежное представительство российской организации. Имущество принято на учет головным отделением организации в России

Подтвердить расходы, понесенные при приобретении имущества (работ, услуг) за границей, можно документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка.*

При приобретении имущества (работ, услуг) такими документами могут быть контракты, передаточные акты, счета, а также документы, подтверждающие, что с продавцом (исполнителем) рассчитались. Кроме того, для обоснования затрат, понесенных за границей, можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов (таможенные декларации, приказы о командировках, проездные документы и т. п.). Такой вывод позволяет сделать пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Объясняется это тем, что официальное делопроизводство во всех организациях ведется на русском языке как государственном языке России (п. 1 ст. 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1ст. 68 Конституции РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 февраля 2009 г. № 03-03-05/23,от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66.

Документы, составленные в иностранной валюте

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые составлены в иностранной валюте

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие сделки оформлены документами, составленными в иностранной валюте.

Если речь идет о расходах, понесенных российской организацией в рамках внешнеторговых контрактов или за рубежом, то при расчете налога на прибыль их можно учесть, даже если документы, подтверждающие характер и размер затрат, составлены в иностранной валюте. Это объясняется тем, что первичные документы, оформленные по законодательству иностранных государств, могут подтверждать расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль российских организаций (п. 1 ст. 252 НК РФ,письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). Например, документами, составленными в иностранной валюте, могут быть подтверждены расходы на оплату жилья или проезд за время пребывания сотрудника в загранкомандировке.

При определении налогооблагаемой прибыли расходы, выраженные в иностранной валюте, подлежат пересчету в рубли (п. 5 ст. 252 НК РФ).

Если же речь идет о расходах, понесенных российской организацией в сделках на внутреннем рынке, то они должны быть подтверждены документами, составленными в рублях. Дело в том, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ). Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях (ч. 2 ст. 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Следовательно, в первичных учетных документах в качестве измерителей хозяйственных операций обязательно должны указываться рубли.

В бухгалтерских регистрах активы и обязательства, выраженные в валюте, нужно показать и в рублях, и в валюте расчетов (п. 20 ПБУ 3/2006). Учетные регистры составляются на основании первичных документов(ч. 1 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). С учетом этих требований в первичных документах суммы расходов можно отразить через дробь двумя суммами рубли/валюта.

Документы без расшифровки подписей

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, в которых нет расшифровок подписей должностных лиц

По мнению представителей контролирующих ведомств, расходы по документам, оформленным с нарушением установленных правил, учесть при расчете налога на прибыль нельзя.

Свою позицию представители налоговой службы мотивируют тем, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФписьмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167).

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности первичные учетные документы обязательно должны содержать расшифровки подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, при расчете налога на прибыль такие расходы учитывать нельзя.

Позиция налоговой службы находит поддержку в арбитражной практике (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540 и от 31 мая 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1369Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. № А13-1712/2005-28).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов(см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А). В частности, в постановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 ФАС Московского округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте приемки выполненных работ (при наличии такой расшифровки в договоре на их выполнение) не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из налоговой базы по налогу на прибыль.

Срок хранения документов

По общему правилу документы, подтверждающие расходы, организация должна хранить не менее четырех лет(подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом специальные правила хранения установлены в отношении документов, подтверждающих:

  • размер убытков, которые организация переносит на будущее, их нужно хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы, но не менее четырех лет (п. 4 ст. 283 НК РФ);
  • расходы в виде амортизационных отчислений четырехлетний срок хранения таких документов нужно отсчитывать с момента окончания начисления амортизации в налоговом учете.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

30.05.2015г.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка