Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 июня 2015 303 просмотра

По согласованию сторон изменяется количество товара в сторону уменьшения. При оформлении корректировочной счет фактуры программа из-за округлений показывает разную цену товара без НДС до изменения и после. Сумма НДС считается в том числе. Программист утверждает, что такие арифметические действия заложены программой. Допускаются ли расхождения цены без НДС в 0,01 коп в графе 4 корректировочной счет фактуры (при изменении количества)?Заранее спасибо!

Действующее законодательство и подзаконные акты не содержат понятия «погрешности из-за округления» при заполнении корректировочных счетов-фактур. Цены в графе 4 могут отличаться только в случае их изменения, письменно согласованного сторонами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Журнал «Главбух» № 20, Октябрь 2014:Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Осторожно!

Для продавца ошибки в первичке чреваты спорами с контрагентами и расторжением договора. Для покупателя — проблемами с вычетами НДС и признанием расходов в налоговом учете.

В небольших компаниях договоры, первичку и счета-фактуры зачастую оформляют менеджеры. Но для них главная задача продать товар, а потому документы, которые в итоге попадают в бухгалтерию, обычно далеки от идеала. Погрешности бывают совершенно разные — начиная от обычных опечаток и заканчивая арифметическими ошибками.

Что касается последствий, то для поставщика это может быть и просьба контрагента переделать документы, и отказ подписывать договор, и даже требование возместить ущерб, возникший из-за небрежности в оформлении бумаг. Для покупателя — отказ в вычетах и признании расходов. Статья подскажет, чем грозят компании частые ошибки менеджеров в оформлении документов и в каких случаях бумаги лучше переделать.

Ошибки в названии продавца или покупателя

Почему безопаснее исправить. Опечатку в названии самой компании или организации-контрагента можно обнаружить и в договоре, и в накладной, и в счете-фактуре. Менеджер может запросто забыть про дефис в наименовании, большие буквы заменить на маленькие, задвоить какую-то из них или вообще пропустить. Если в названии нет кавычек, добавлены лишние тире, вместо прописных букв стоят строчные или наоборот, то такие ошибки исправлять необязательно. Конечно, при условии, что в документах приведен верный ИНН. У покупателя в этом случае не должно возникнуть проблем с вычетами. Специалисты Минфина России давно подтвердили, что опечатки в названии компании не препятствуют вычету НДС (письмо от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130). Этого же мнения придерживаются в ФНС России (см. комментарий ниже). Сложностей со списанием расходов быть также не должно.

Комментирует Ольга Думинская, cоветник государственной гражданской службы РФ 2-го класса.

Опечатки в названии компании не мешают вычету НДС

— Ошибки менеджеров в счетах-фактурах компании, которые не препятствуют налоговым инспекторам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также сумму налога на добавленную стоимость, не являются основанием для отказа в вычетах по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому если в документах (счетах-фактурах и первичке) менеджеры компании отразили верные ИНН продавца и покупателя, а также другие обязательные реквизиты счета-фактуры, то опечатка в названии поставщика или покупателя не является основанием для отказа в вычетах. Речь идет также о ситуации, когда в документах отразили неверную организационно-правовую форму компании, а ее название и ИНН правильные.

Другое дело, если в названии продавца какие-то буквы перепутаны местами, не хватает букв или стоят лишние. Например, в первичке и счете-фактуре менеджер написал ООО «Бизнес-экспресс», а на самом деле название компании «Бизнес-Эксперт». Такие ошибки безопаснее исправить. Ведь есть риск, что налоговики при проверке покупателя снимут вычет и расходы. Придирка проверяющих будет формальная: продавца (то есть вашу компанию) по документам невозможно идентифицировать. Покупателю понадобится в суде доказывать свое право на вычет и признание затрат (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011).

Арифметические ошибки в документах

Почему безопаснее исправить. Арифметические ошибки в документах однозначно надо исправлять, так как они приведут к негативным последствиям как для вашей компании, так и для покупателей.

Допустим, менеджеры отразили стоимость товаров без НДС — 100 000 руб., а сумму налога — 20 000 руб. (вместо 18 000 руб.). Инспекторы могут потребовать, чтобы компания-поставщик перечислила в бюджет 20 000 руб. Ведь продавец выставил налог покупателю именно в такой сумме.

Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС. Причем такую претензию проблематично будет оспорить даже в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товаров и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Осторожно!

Инспекторы откажут в вычете НДС, если в счете-фактуре есть арифметические ошибки.

Налоговики могут придраться к счету-фактуре, даже если речь идет не об арифметической ошибке, а о копеечном расхождении. Например, когда из-за округлений, которые делает бухгалтерская программа, стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадают на несколько копеек с итогом, отраженным в счете-фактуре. Но суды в таких случаях встают на сторону компаний (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 января 2012 г. по делу № А56-17988/2011).*

Разные названия одного и того же товара

Почему безопаснее исправить. Если одни и те же товары в договорах, первичных документах и счетах-фактурах называются по-разному, то продавцу такие ошибки ничем не грозят. Но их надо исправить, чтобы покупатель смог без спора получить вычеты и признать расходы. Налоговики при проверке компании-покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС (ст. 169 НК РФ). Отстоять вычеты в такой ситуации удается лишь в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 13 апреля 2010 г. № А12-17733/2009). Кроме того, возможны претензии к расходам покупателя, так как налоговики могут посчитать, что в первичке отразили неверные названия товаров. Избежать таких ошибок поможет приказ руководителя о наименованиях, которые необходимо использовать, заполняя документы (см. мнение специалиста ниже).

Разъясняет Максим Симонов, cтарший юрист налоговой практики «Дювернуа Лигал»

Приказ с наименованиями товаров снизит риски проверки

— Если менеджеры регулярно допускают неточности в наименованиях товаров или отражают их различные аббревиатуры в документах, то целесообразно издать внутренний приказ по организации за подписью директора. А в нем закрепить правила, на основании которых менеджеры смогут правильно заполнять документы, указывать наименования товаров. Или перечень правильных наименований товаров. Это поможет избежать расхождений в документах, проблем с бухучетом и налоговых рисков. Что касается налоговых рисков, то они могут возникнуть у покупателя, который получит от вашей организации счета-фактуры и первичку с неправильными наименованиями товаров. Покупатель в этом случае может столкнуться с отказом в вычете НДС и признании расходов при расчете налога на прибыль.

Часто бывает, что у поставщика приняты одни наименования, а у покупателя другие. Тогда во входящих и исходящих документах будут различные названия. В этом нет ничего страшного. Ведь компания может приобретать товары у разных поставщиков. А значит, в наименованиях возможны различия.

Неверные названия должностей работников

Почему безопаснее исправить. Для налоговиков неверная должность в документе — это всегда повод усомниться в реальности сделки. Но если в первичке стоит верная подпись, а также Ф. И.О. работников, уполномоченных подписывать документы, то спор маловероятен (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А вот если должность работника, уполномоченного подписывать первичные документы, не указана, то такую ошибку безопаснее исправить. Иначе есть риск, что из-за этого дефекта в документах налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Тогда за отменой доначислений понадобится обращаться в суд (постановление ФАС Центрального округа от 29 декабря 2011 г. по делу № А64-1900/2010).

Суммы, отраженные цифрами, не совпадают с расшифровками

Почему безопаснее исправить. Ошибку необходимо исправить. Ведь различия в сумме, обозначенной цифрами, и ее текстовой расшифровке могут запутать не только вашего контрагента, но и проверяющих из налоговой инспекции. В итоге контрагенты по ошибке заплатят за товары не ту сумму. А налоговики на проверке доначислят налог на прибыль и НДС продавцу с большей из двух сумм. А покупателю снимут вычеты по НДС, сославшись на то, что в счете-фактуре и накладной (акте) приведены разные суммы.

Главное, о чем важно помнить

1 Замена строчных букв прописными в названии компании не является критичной. Но если букв не хватает или стоят лишние, то счет-фактуру и накладную безопаснее исправить.

2 Из-за арифметических ошибок в стоимости товаров и НДС покупателю откажут в вычете НДС.

2. Журнал «Главбух» № 8, Апрель 2014:Как отражать денежные суммы в бухгалтерских документах — с копейками или без

Осторожно!

Даже небольшие расхождения между начисленными и уплаченными налогами или взносами могут стать поводом для проверяющих потребовать заплатить недоимку.

Налоги можно платить в рублях, а страховые взносы — в рублях и копейках. В первичке показатели можно округлять, а в счетах-фактурах — нет. Для отчетности тоже свои правила. Иногда из-за такого разнообразия можно случайно неверно округлить сумму платежа. Как следствие, возникнет долг перед бюджетом. Вроде бы копейки, но лучше их избегать. Во-первых, проверяющие часто выставляют требования даже на копеечные суммы. Во-вторых, мизерная недоимка может помешать получить справку об отсутствии долгов перед бюджетом. В-третьих, минимальные расхождения становятся причиной, по которой проверяющие отказываются принимать отчетность.

Расскажем, каких правил стоит придерживаться, чтобы и в учете все было верно, и с инспекторами спорить не пришлось.

В первичных документах и счетах-фактурах — с копейками

В первичных документах допускается округление показателей до целых рублей. Бухгалтеры в компаниях вправе вести бухгалтерский учет хозяйственных операций, имущества без копеек (п. 25 Положения, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

В то же время округлять показатели до целых рублей в счетах-фактурах не допускается. Их заполняют в рублях и копейках (письмо Минфина России от 29 января 2014 г. № 03-02-07/1/3444). Если вы округлите цены и стоимость в счетах-фактурах, то налоговики могут отказать вашему покупателю в вычете НДС. И хотя компаниям удавалось раньше оспорить такие решения налоговых инспекторов, лучше изначально не округлять суммы в документах до целых рублей.

Округлять ли пени по налогам

Пени по налогам исчисляют из 1/300 ставки рефинансирования. Она в настоящее время равна 8,25 процента. То есть размер ежедневных пеней составляет 0,0275 процента (8,25: 300). Надо ли их округлять и как?

Округлять дневную ставку пеней до двух знаков после запятой, то есть до 0,03 процента, не надо. Ведь из Налогового кодекса РФ не следует, что ежедневную сумму пеней надо округлять. А все неясности толкуют в пользу компаний. Поэтому выгоднее применять дневную ставку, в которой четыре знака после запятой — 0,0275. Так сумма пеней у компании будет меньше. И только их общую сумму за все дни просрочки можно округлить до двух знаков после запятой (определение ВАС РФ от 22 октября 2009 г. № ВАС-13685/09). Такой вариант не спровоцирует споров с проверяющими. Именно такой расчет приводят налоговики в приказе ФНС от 18 января 2012 г. № ЯК-7-1/9@.

Если в счетах-фактурах вы будете указывать стоимостные показатели с копейками, а в первичке в целых рублях, у компании возникнут разницы. Из-за этого налоговые инспекторы наверняка откажут вашему покупателю в вычете входного НДС. Поэтому во всех документах показатели лучше отражать с копейками. Тем более бухгалтерские программы обычно автоматически округляют данные в первичных документах и счетах-фактурах до двух знаков после запятой. Однако у контрагентов могут возникнуть сомнения, правильно ли сделано округление. Предположим, ваш покупатель рассчитал сумму аванса в размере 125 026,55 руб., а вы выставили ему счет на предоплату в сумме 125 026,52 руб.

Если контрагенты обращаются с такими требованиями регулярно, то имеет смысл прописать в учетной политике, как программа делает округления. А выписку из учетной политики представлять контрагентам (образец — см. ниже). Это избавит вас от частых исправлений первички.

Важная деталь

Сделайте для контрагента выписку из учетной политики. У него больше не будет вопросов об округлении в первичке и счете-фактуре.*

<…>

01.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка