Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 июня 2015 78 просмотров

В дополнение к вопросу №559755.Акцент но отчетность в ПФР, можно ли проставлять факсимильную печать директора в Пенсионном отчете, если в компании 500 человек и на каждого распечатывается лист СЗВ-1, СЗВ-2. Может нужно разработать внутренний распорядок документооборота или положение, но оно не должно противоречить законодательству.Спасибо.

Нет, нельзя.

Бумажная отчетность для Пенсионного фонда также должна быть подписана живой подписью руководителя или лица, подписывающего отчетность по доверенности. Факсимильная подпись может быть приравнена к технической ошибке, и на этом основании организации может быть отказано в приеме отчета.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.

1. Рекомендация:Как составить и сдать расчет взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР)

<…>

Доверенность и полнота сведений

В левой нижней части титульного листа укажите сведения о том, кто представляет расчет.

Если расчет подписывает законный представитель страхователя (например, руководитель организации), то в ячейках, предусмотренных для подписи, проставьте 1 и фамилию, имя и отчество представителя полностью. Подпись заверьте печатью и укажите дату подписания.

Если расчет подписывает уполномоченный представитель – гражданин, то в ячейках, предусмотренных для подписи, проставьте 2, фамилию, имя и отчество представителя полностью, дату подписания, а также вид документа, подтверждающего полномочия представителя.*

Когда расчет подписывает уполномоченный представитель – специализированная организация, в ячейках, предусмотренных для подписи, проставьте 2, наименование специализированной организации, фамилию, имя и отчество ее руководителя (уполномоченного сотрудника) полностью. Подпись представителя в этом случае заверяется печатью специализированной организации, также указывается дата подписания и вид документа, удостоверяющего полномочия представителя.

Если расчет подписывает правопреемник организации, в ячейках, предусмотренных для подписи, проставьте 3 и фамилию, имя и отчество представителя правопреемника полностью. Подпись заверьте печатью организации-правопреемника и укажите дату подписания.

Об этом сказано в пункте 5.13 раздела II Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п.

После заполнения титульного листа пропустите раздел 1 и начинайте заполнять раздел 2 и следующие разделы. Раздел 1 заполняйте в последнюю очередь на основе данных всех заполненных разделов.

<…>

Любовь Котова

заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Ольга Прыгова

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

2. Статья Что контролеры непременно проверят в вашей отчетности, прежде чем ее принять

Чем поможет эта статья: Убедиться, что в заполненной отчетности нет технических ошибок и недочетов, которые помешают ее сдать.

От чего убережет: От претензий сотрудников ИФНС или фондов на этапе сдачи полугодовой налоговой и страховой отчетности.

Есть несколько причин, по которым налоговые инспекторы и сотрудники Пенсионного фонда могут не принять вашу отчетность с первого раза. Все они прописаны в административных регламентах по приему отчетности ФНС и ПФР. В статье мы расскажем о таких недочетах подробно. А полный их перечень мы привели в таблице ниже.

Что может помешать вам сдать отчетность в ИФНС и Пенсионный фонд с первого раза

Ошибка Какую отчетность точно не примут из-за такой ошибки
виды отчетов способ подачи
Сдали отчет по устаревшей, недействующей форме (электронному формату) Налоговые декларации, расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам, персонифицированная отчетность На бумаге или в электронном виде
В отчете нет печати компании Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге
В отчетности нет подписи руководителя компании или ее представителя (усиленной квалифицированной электронной подписи этих лиц) Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге или в электронном виде*
У представителя компании нет доверенности на подтверждение в отчетности достоверности и полноты сведений Налоговые декларации и расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам На бумаге или в электронном виде
Сертификат ключа проверки электронной подписи, которой завизирован отчет, выдан на имя человека, не являющегося руководителем или представителем компании Налоговые декларации В электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи)
У представителя компании нет документа, удостоверяющего личность Налоговые декларации На бумаге
Файл с отчетом сформирован неправильно (некорректно обновлялась программа, неверно сохранен файл и т. д.) Налоговые декларации, расчет по пенсионным и медицинским страховым взносам, персонифицированная отчетность В электронном виде

А вот у специалистов из ФСС пока нет официальных оснований отказывать в приеме расчета. Тем не менее и здесь советуем действовать осторожно. На практике сотрудники соцстраха все же могут найти повод не принять отчетность.

Что при сдаче отчетности вы считаете самым сложным?

Источник: опрос на сайте glavbukh.ru

Может ли ваша компания сдавать отчетность на бумаге

Предположим, вы подготовили отчетность в ИФНС или фонды в бумажном виде. А должны были отправить ее ревизорам по телекоммуникационным каналам связи. Формально проверяющие не могут «завернуть» декларации и расчеты, если вы решите сдать их не тем способом. Исключение — персонифицированная отчетность. Согласно Административному регламенту ПФР, утвержденному приказом Минтруда России от 21 сентября 2012 г. № 196н, сотрудники фонда могут отказаться принять такую отчетность, если обнаружены любые нарушения инструкции по заполнению. В том числе отчет сдан не тем способом.

Важная деталь

Формально налоговики не вправе отказать в приеме деклараций и расчетов, если вы сдали их не тем способом.

И все-таки на практике вы можете столкнуться с отказом проверяющих принимать и другие виды отчетности, если выбран не тот способ. Например, декларацию или расчет по форме-4 ФСС. С этим лучше не спорить. Тем более что компанию, отказавшуюся представить декларации по Интернету, могут оштрафовать по статье 119.1 Налогового кодекса РФ на сумму 200 руб. Такие же санкции законодательство предусматривает за несдачу по телекоммуникационным каналам связи расчетов по страховым взносам.

Напомним, кто обязан отправлять налоговую отчетность строго по Интернету. Это те компании, в которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый год превысила 100 человек. Так звучит требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Для пенсионной отчетности действует критерий в 50 человек.

<…>

Частые вопросы из практики по сдаче отчетности

Мы вовремя отправили отчет по прибыли по почте. Но позже поняли, что на нем нет подписи директора. Грозит ли нам штраф?
Да, инспекторы вправе не принять такой отчет. Поэтому ваша декларация будет считаться несданной. Штраф за просрочку предусмотрен в статье 119Налогового кодекса РФ.*

<…>

Журнал «Главбух» № 12, Июнь 2013

3. Статья:Проверка на риски: подписываем документы без проблем с налоговой и фондами

<…>

Ситуация пятая

Компания подписала налоговую декларацию при помощи факсимиле.

Когда возникает риск

В любом случае.

Во время отпуска гендиректор также вправе подписывать документы

Налогоплательщик или его представитель самостоятельно подписывает налоговую декларацию (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не уточняет, что подпись можно проставить при помощи факсимиле. Контролеры на местах указывают, что такие действия компании неправомерны. И суды, как правило, с проверяющими соглашаются (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 № А56-66090/2010 иВолго-Вятского от 11.04.08 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силеопределением ВАС РФ от 02.06.08 № 6600/08) округов).*

Отметим, что проставлять факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах также рискованно. Финансовое и налоговое ведомства, а также ряд судей выступают против таких подписей (письма Минфина России от 01.06.10 № 03-07-09/33 и УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, ФАС Северо-Западного от 22.02.13 № А52-1727/2012 и от 13.09.13 № А42-3909/2012Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 26.08.13 № ВАС-10799/13) и Центрального от 28.03.13 № А68-2818/12 округов).

Но некоторые суды все же подтверждают право на вычет НДС на основании счета-фактуры, подписанного факсимильной подписью (постановления ФАС Московского от 07.03.12 № А40-128912/10-127-739 и Северо-Западного от 21.04.11 № А13-8617/2008 округов).

Случай из практики, когда компании удалось доказать правомерность подписать документы факсимиле, читайте в следующей статье этого номера.

<…>

Журнал «Российский налоговый курьер» № 13-14 июль 2014

4. Статья:На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

План семинара:

  1. Первичка.
  2. Счета-фактуры.
  3. Налоговые декларации.
  4. Доверенности.
  5. Кадровые документы.
  6. Договоры с контрагентами.
  7. Письма, справки, выписки.

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.*

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеруписьмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.*

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.*

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях 185 и 185.1ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Комментарий редакции

Налоговикам тоже запрещено использовать факсимиле

Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.

<…>

Раиса Цветкова,

заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Конспект подготовил Владимир Литвинов

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 3, март 2015

04.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка