Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Как заполнить сложные реквизиты в новой декларации по упрощенке

Подписка
3 месяца подписки и королевский фарфор в подарок!
№5
8 июня 2015 97 просмотров

Сотрудница ушла в декретный отпуск с 06.04.2015 года, но больничный лист принесла с опозданием только 08.06.2015 года. Дата выдачи больничного 29.05.2015 года. По больничному листку освобождение от работы с 06.04.2015 года по 23.08.2015 год. Больничный лист выписан на другую фамилию, так как вышла замуж, свидетельство о браке выписан - 20.02.2015 года, паспорт поменяла на новую фамилию 09.04.2015 года. Может ли бухгалтерия принять листок нетрудоспособности на новую фамилию и произвести расчеты и возместить расходы за счет ФСС.

Да, Ваша организация может принять, оплатить и возместить расходы за счет ФСС по данному больничному листку, так как такой листок нетрудоспособности действителен. Если сотрудница обратилась в медицинское учреждение и предъявила паспорт, который уже успела заменить, то листок нетрудоспособности правомерно выписывается на новую фамилию сотрудницы, которая указана в паспорте.

При этом необходимо учитывать, что сотрудница должна предъявить копии документов: свидетельство о заключении брака и новый паспорт с измененной фамилией.

На основании этих документов Ваша организация должна новую фамилию сотрудницы занести в трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку и другие кадровые документы. Кроме того, важно не забыть переоформить для сотрудницы пенсионное свидетельство.

Больничный листок сотрудница вправе подать не позднее шести месяцев после окончания декретного отпуска (ч. 2 ст. 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 80 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Как должен быть оформлен больничный листок, который сотрудница представляет в организацию для получения пособия по беременности и родам

<…>


Срок подачи больничного листка

Больничный листок сотрудница вправе подать не позднее шести месяцев после окончания декретного отпуска (ч. 2 ст. 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗп. 80 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). Это касается и дополнительного больничного листка, который выдается при осложненных родах.*

<…>

Галина Орлова, внештатный консультант ФСС России

2.Статья: Нештатная ситуация: работник сменил фамилию

Как выйти из положения: Новую фамилию работника надо занести в трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку и многие другие кадровые и бухгалтерские документы. Кроме того, важно не забыть переоформить длясотрудника пенсионное свидетельство* и медицинский полис.

Взять с сотрудника заявление и оформить приказ

Разумеется, из-за смены фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения сотрудника недостаточно. Нужны письменные доказательства.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации в данной статье подойдут и для тех компаний, которые платят «упрощенный» налог.

Итак, с человека, недавно сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя компании с просьбой внести изменения в соответствующие документы. При этом снимите копии с нового паспорта сотрудника и с бумаг, подтверждающих смену его личных данных. Зачастую это свидетельства о браке или разводе. Но может быть и просто свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества, выданное отделом ЗАГСа.

Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров). Потом вы их подошьете в личное дело работника.

Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных сотрудника за подписью руководителя. Строго установленной формы для такого приказа нет. Ваша воля составить его так, как посчитаете нужным. Только обязательно перечислите и старые, и новые данные работника, а также реквизиты тех документов, копии которых вы недавно сделали.*

Чтобы вам помочь, в этой статье мы разместили примерный образец приказа ниже. Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.

Исправить личные данные в трудовом договоре*

Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор два варианта.

Первый вариант. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся измененияили просто изложить его с учетом новых персональных данных.

Вообще закон, а точнее, статья 72 Трудового кодекса РФ, не требует в подобных случаях заключать соглашение. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними. В то же время, подписав дополнительное соглашение, вы точно ничего не нарушите.

Второй вариант более трудоемкий. Вносить исправления надо прямо в текст трудового договора. Причем в экземпляре работника тоже.

Устаревшую фамилию от руки нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать. Затем сверху или сбоку вписать новые сведения. Здесь же надо уместить на– именование и реквизиты документа, который явился основанием для исправлений (допустим, свидетельства о заключении брака). Рядом, на полях, сделать запись «Исправлено», поставить дату внесения изменений и свою подпись.

Печать в данном случае не потребуется. Раздел «Реквизиты сторон» тоже поправьте – там будут уже новые паспортные данные работника.

Внести изменения в трудовую книжку*

Исправить фамилию в трудовой книжке надо обязательно. На то есть требования пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Там же написано, как правильно это сделать.

Принцип вам уже знаком. Прежнюю запись аккуратно зачеркните, чтобы она осталась легкочитаемой, а сверху (или рядом, где есть место) запишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки надо пояснить, на основании каких документов были внесены изменения, указав их номера и даты. Данную запись обязательно заверьте печатью организации (кадровой службы) и своей подписью, если именно вы ответственны за ведение книжек (см. наглядный пример ниже).

Исправить данные о работнике в личной карточке и других документах*

Итак, вы уже сделали немало: на основании заявления работника, копий нового паспорта и свидетельства составили приказ, исправили текст трудового договора (или заключили допсоглашение к нему), внесли изменения в трудовую книжку. Но это еще не все, а только половина пути. Теперь перед вами должны быть следующие документы:
– личная карточка работника (форма № T-2);
– лицевой счет (формы № Т-54Т-54А);
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– график отпусков (форма № Т-7);
– табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12Т-13);
– налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);
– карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.

В этих регистрах придется тоже менять анкетные данные человека. Хорошо, если кадровый учет, также как и расчет зарплаты, вы ведете в электронном виде – это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника, и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.

Если какие-то регистры вы ведете традиционно на бумаге, используйте привычный метод. Старые данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.

<…>

Главное, о чем важно помнить

1. Старую фамилию работника надо исправить на новую во всех документах, где содержатся персональные данные. Самое главное – изменить надо трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку. Кроме того, работодатель обязан обменять пенсионную карточку и полис медстрахования работника.

2. Прежде чем вносить изменения в кадровые бумаги, от работника надо получить копии нового паспорта и подтверждающего свидетельства из ЗАГСа. Со слов сотрудника делать исправления нельзя.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 11, ИЮНЬ 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка