Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Коллеги путают, когда заработок для пособий делить на 730, 731 и 732

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4
18 июня 2015 145 просмотров

В положении об оплате труда организации предусмотрено предоставление отпуска в связи с рожением ребенка, с бракосочетанием и в связи со смертью.1. Когда эти отпуска могут предоставляться- до или после события? Сразу после события или через какое-то время после события? Например, работник на свадьбу не брал оплачиваемый доп. отпуск, а через месяц поехал отдыхать и хотел присоединить эти дни доп. отпуска к основному ежегодному отпуску. Или работнику нужен отпуск в связи со смертью родственника (40 дней после смерти). Или по положению все отпуска предоставляются по согласованию с руководством организации в любое время?2.Какие подтверждающие документы должен предоставить сотрудник вместе с заявлением?3.Какой код нужно проставить в табеле?Спасибо!

1. Вопрос о предоставлении административного отпуска, его продолжительности, а так же о датах начала и окончания решается по согласованию сотрудника и администрации организации. Так же возможно прописать общие правила предоставления таких отпусков во внутренних документах организации.

2. Сотрудник может предоставить любые подтверждающие документы, согласованные с работодателем. Наиболее правильным будет прописать список таких документов в локальных актах организации.

3. В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12) напротив фамилии работника следует поставить отметку «ДО» или 16.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

<…>

Когда организация обязана предоставить отпуск

Организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

  • участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году (абз. 2 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году (абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов УИС, погибших при исполнении военных обязанностей (прохождении службы) – до 14 календарных дней в году (абз. 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней* (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • сотрудникам, совмещающим работу с обучением;
  • супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями (женами) и продолжительность отпусков не совпадает (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
  • совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);
  • сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации (абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:БЕСПЛАТНЫЙ ОТПУСК ПО ИНИЦИАТИВЕ РАБОТОДАТЕЛЯ

Можно ли отправить работников в неоплачиваемые отпуска
— Чем грозит административный отпуск работнику и компании
— Как правильно оформить документы

Чтобы пережить временные финансовые трудности, некоторые компании отправляют работников в неоплачиваемые отпуска.

ОТПУСК ЗА СВОЙ СЧЕТ ПО ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ

Порядок предоставления неоплачиваемого отпуска установлен в статье 128Трудового кодекса.

Отпуск без сохранения заработной платы отличается следующими признаками (ч. 1 ст. 128 ТК РФ):*

  • - предоставляется по инициативе работника с согласия работодателя;
  • - работник не выполняет трудовые обязанности;
  • - работник не получает зарплату;
  • - за работником сохраняется рабочее место.

В некоторых случаях согласия работодателя не требуется. Он обязан предоставить неоплачиваемый отпуск работникам льготных категорий, в частности (ч. 2 ст. 128 ТК РФ):

  • - пенсионеру — до 14 календарных дней в году;
  • - работнику-инвалиду — до 60 календарных дней в году;
  • - любому работнику — до 5 календарных дней в случаях рождения ребенка, вступления в брак, смерти близких родственников*.

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОТПУСК

Административным принято называть отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый по инициативе не работника, а работодателя.

Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрен. В Трудовом кодексе нет понятия «административный отпуск».

Последствия принуждения к административному отпуску для работодателя

Принудительно выгонять работников в неоплачиваемые отпуска нельзя. За это налагается административный штраф (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

Если директор однажды уже был наказан за принуждение к неоплачиваемому отпуску, его могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)

  • - на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб., при повторном нарушении от 10 000 до 20 000 руб.;
  • - юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении от 50 000 до 70 000 руб.

Негативные последствия для работника

У работника может сдвинуться дата начала следующего рабочего года для ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Так как начиная с 15-го календарного дня отпуск без оплаты не учитывается при подсчете отпускного стажа (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Если работник заболеет во время неоплачиваемого отпуска, пособие ему не назначат (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Время отпуска без сохранения зарплаты не включается в страховой пенсионный стаж (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ,п. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ).

Избежать негативных последствий можно

Компания может и не нарушать Трудовой кодекс. В ее распоряжении есть другие инструменты экономии.

Как оформить и оплатить простой, читайте в статьях «Как оформить простой» и «Как оплатить дни и часы простоя»

Объявить простой. Простой — временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). Правда, в этом случае компании придется потратиться. Так как время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника (ч. 1 ст. 157 ТК РФ).

Сократить штат или численность. В этом случае важно соблюсти процедуру увольнения (ст. 81178 — 180 ТК РФ): предупредить работников за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

При сокращении необходимо выплатить работнику заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ), компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), выходное пособие в размере среднего заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ), средний заработок на период трудоустройства (ч. 1 и 2 ст. 178 ТК РФ).

Если эти варианты вам не подходят, воспользуйтесь рекомендациями журнала «Зарплата» по оформлению неоплачиваемого отпуска.

ПОДСКАЗКИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Трудовой кодекс не запрещает отпускать работников в неоплачиваемые отпуска по их инициативе. Следовательно, первым документом должно быть заявление работника с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты*.

Заявление от работника

Форма. Заявление может быть написано в произвольной форме. Для этого достаточно чистого листа бумаги. Но в некоторых компаниях применяют специально разработанный бланк.

Оба варианта хороши. Но если все заявления будут как под копирку, это может привлечь внимание инспекторов Роструда. Лучше, если каждое заявление будет уникальным, написанным работником от руки. Образец заявления приведен ниже.

ОБРАЗЕЦ 1 ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК ЗА СВОЙ СЧЕТ. РАБОТНИК ПИШЕТ ЗАЯВЛЕНИЕ САМ, НЕ НА БЛАНКЕ КОМПАНИИ

Обоснование отпуска. Работник должен пояснить, почему ему нужен неоплачиваемый отпуск. Он должен указать объективную, действительную, уважительную причину*. Он не может написать причину «в связи с отсутствием объема работ» или «по независящим от меня обстоятельствам технологического характера». Всякое указание на ситуацию в компании исключается.

В заявлении работник может написать: «по семейным (личным) обстоятельствам». Далее он развернуто и обстоятельно изложит суть. Например*:

  • - ремонт квартиры;
  • - долгожданный визит тещи;
  • - необходимость лечения домашней канарейки;
  • - внезапная поездка на отчетный музыкальный концерт к любимому племяннику;

Если есть возможность приложить к заявлению документы, подтверждающие необходимость отпуска, это будет для вас большим плюсом*

  • - любой вариант, предложенный известным персонажем Ю. Деточкиным в кинофильме «Берегись автомобиля».

Продолжительность отпуска. Длительность отпуска по инициативе работника не ограничена. Но работник не может уйти в отпуск без сохранения зарплаты с открытой датой*.

Даты его начала и окончания в заявлении указывает сам работник. Работодатель вправе согласиться или предложить иной вариант, например, сдвинуть даты, изменить длительность. Окончательный срок отпуска указывают в приказе.

Виза руководителя. На заявлении руководитель подразделения проставляет свою визу. Это может быть однозначное «Согласен» или «Не возражаю», любой иной вариант одобрения.*

Но может быть и уточняющая виза «Согласен, предоставить с 1 апреля 2015 года» или «Не возражаю, оформить по 30 июня 2015 года включительно».

Ссылки на нормы Кодекса не обязательны. Работник не обязан досконально знать трудовое законодательство. Но его незнание не освобождает вас от обязанности исполнять Трудовой кодекс. В заявлении может не быть ни одного указания на норму закона. Главное, чтобы оно однозначно письменно выражало желание работника уйти в неоплачиваемый отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска

Можно не использовать унифицированную форму приказа на отпуск, а разработать внутренний бланк или составить его в произвольной форме

Для оформления приказа о предоставлении отпуска сотруднику можно воспользоваться унифицированной формой № Т-6 (или № Т-6а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В данном документе в разделе Б первой строки укажите «отпуск без сохранения заработной платы», а чуть ниже проставьте количество дней и период. Образец приказа смотрите ниже.

ОБРАЗЕЦ 2 ПРИКАЗ НА ОТПУСК БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ

В разделе В укажите общее количество дней, даты начала и окончания отпуска независимо от заполнения раздела А.

Приказ должен подписать руководитель или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Затем ознакомьте с ним работника. Он должен поставить свою подпись и дату, тем самым подтвердив свое согласие на условия предоставления отпуска.

Дистанционному работнику можно оформить отпуск без сохранения заработной платы путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными электронными подписями (ч. 45 ст. 312.1 ТК РФ, ст. 5и 6Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Личная карточка

Информацию об отпуске без сохранения заработной платы отражают в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2):

  • - вид отпуска;
  • - количество дней отпуска;
  • - период;
  • - основание (реквизиты приказа).

Фрагмент заполнения личной карточки приведен ниже.

ОБРАЗЕЦ 3 ФРАГМЕНТ ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ

Отвечаем нашему подписчику на сайте электронного журнала «Зарплата» (e.zarp.ru/otvet)

Вопрос. Нужно ли заполнять графу «За период работы» в приказе формы № Т-6 в случае предоставления работнику отпуска без сохранения зарплаты?

Ответ. Графу «За период работы» заполнять не обязательно. В трудовом законодательстве нет прямого указания о том, что нужно указывать период работы, за который предоставляется неоплачиваемый отпуск.

По мнению редакции, данную графу лучше заполнить. Поясним, для чего.

Во-первых, для облегчения расчета отпускного стажа. Если в течение рабочего года работник использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты, то дни сверх этого количества не учитываются при расчете отпускного стажа (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ), начало следующего рабочего года сдвигается. Удобно указать даты начала и окончания рабочего года, за который можно использовать 14 календарных дней.

Во-вторых, для ведения учета количества использованных дней. Это важно, когда работник относится к одной из льготных категорий, например является инвалидом. Для них установлен предел количества дней неоплачиваемого отпуска на год, которые компания обязана предоставить по просьбе работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12) напротив фамилии работника следует поставить отметку «ДО» или 16. Так указывают отпуск без сохранения заработной платы работнику по разрешению работодателя.*

«ЛОЖКА МЕДА» ДЛЯ РАБОТНИКА

Пока работник находится в неоплачиваемом отпуске, за ним сохраняется рабочее место. В это время он не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением некоторых случаев: если инициатива исходит от него самого (ст. 80 ТК РФ), достигнуто соглашение между ним и работодателем (ст. 78 ТК РФ), компания ликвидируется (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Дни неоплачиваемого отпуска не учитываются при расчете среднего заработка (подп. «е» п. 5 Положения о среднем заработке, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). То есть средний заработок (например, отпускные) в будущем не уменьшится.

О.В. Говоров, специалист по трудовому праву

Журнал «Зарплата» № 4, 2015 г.

18.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка