Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 июня 2015 300 просмотров

Если ООО реорганизована, либо ликвидирована, либо закрыта. Как поступать с первичными документами, с ведомостями по зп, с выставленными и полученными с/ф, гтд, кассой, кадровыми. Сколько, и какие хранить? Либо передавать в архив.

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет.

Документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет.

Срок хранения документов, относящихся к оплате труда (зарплатные ведомости, положения об оплате труда, премировании работников и других), должен быть установлен не менее 75 лет.

Документы, которые подтверждают начисление и уплату страховых взносов, надо хранить шесть лет.

Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке.

При ликвидации организации документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как хранить документы в кадровой службе

<…>

Сроки хранения

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).*

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.*

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).*

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

<…>

Из рекомендации «Как хранить документы в кадровой службе»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.*

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет* (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

<…>

Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Ситуация: должна ли организация-правопреемник хранить документы реорганизованной организации

Да, должна.

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).* Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

<…>

Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Статья:Правила хранения документов

1.12.49 Период, в течение которого надо хранить документы согласно Налоговому кодексу РФ.

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса в рамках выездной проверки запросить документы могут за период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. В качестве примера возьмем налог на прибыль: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за 2010 год? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2010 года, а окончанием — 31 декабря 2014 года.

В некоторых случаях налоговое законодательство предписывает хранить документы еще дольше. В частности, организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, при их переносе на будущее (п. 4 ст. 283 НК РФ). Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12 судьи пришли к выводу о том, что первичные документы, которые подтверждают образование и перенос убытков, должны храниться не менее 13 лет (10 лет — период переноса убытков, 3 года — возможный период проведения проверки).

Кроме того, в случае представления уточненной декларации налоговики вправе провести выездную налоговую проверку периода, за который она представлена (п. 4 ст. 89 НК РФ, письмо ФНС России от 25 июля 2013 г. № АС-4-2/13622).

Поэтому, если организация представит в инспекцию уточненную декларацию за период, истекший больше трех лет назад, нужно будет представить чиновникам все документы, касающиеся исчисления налога.

В целях исчисления налогов весь срок эксплуатации следует хранить документы, касающиеся приобретения основных средств и нематериальных активов.

Организация также должна хранить документы, подтверждающие расходы, которые она отнесла на будущие периоды и будет принимать в состав затрат с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов.

1.12.50 Период, в течение которого надо хранить документы согласно бухгалтерскому законодательству.

В соответствии с частью 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты предприятия, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, также хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утверждены сроки хранения документов в зависимости от их вида, исчисляемые с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В частности, пять лет хранятся:

  • -аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
  • -образцы подписей материально ответственных лиц и работников, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Пять лет хранят все типы договоров (после завершения их исполнения), за некоторыми исключениями. Так, договоры и документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации хранят постоянно, договоры и документы по залогу движимого имущества — десять лет, аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости — постоянно. Бессрочно хранят акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс). Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества нужно держать в архиве в течение десяти лет после совершения сделки.

Срок хранения документов, относящихся к оплате труда (зарплатные ведомости, положения об оплате труда, премировании работников и других), должен быть установлен не менее 75 лет.*

Столько же времени нужно хранить журналы учета работников, совмещающих профессии с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. А также тарификационные ведомости (списки), акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. Столько же должны храниться договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации ТМЦ — пять лет.

Постоянно согласно приказу Минкультуры России № 558 должны храниться годовая бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней.

При этом срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, «постоянно» не может быть менее десяти лет. Как правило, подавляющее большинство коммерческих организаций не обязаны комплектовать архивы и это правило относится к ним. Таким образом, если в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558) срок хранения документа указан «постоянно», то его предприятие должно хранить не менее 10 лет.

Срок хранения, который в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558) указан как «до минования надобности», в организации не может быть установлен менее одного года.

Правила хранения распространяются как на бумажные документы, так и на документы, составленные в электронном виде (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104). Хранить последние обычно разрешается без распечатки — на электронных носителях информации. Вывод на печать производится по общему правилу только по требованию другого лица или государственного органа в случаях, предусмотренных законодательством РФ или договором (ч. 6, 8 ст. 9, ч. 7, 9 ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляет, например, бухгалтерская (финансовая) отчетность, которая хранится не только в электронном виде, но и в бумажном с собственноручной подписью директора (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), а также кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера.

Документы, которые подтверждают начисление и уплату страховых взносов, надо хранить шесть лет. Такое требование содержит статья 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.*

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф с должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Контролирующим органом в данной области является налоговая инспекция (ст. 28.3 КоАП РФ).

При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их хозяйственной деятельности документы по личному составу, а также сроки временного хранения, которые не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив* (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Передаются они на хранение на основании договора между ними в упорядоченном состоянии.

Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества (п. 3.9 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03–33/пс).

Законом не установлено, когда общество должно передать документы в архив. Но учитывая, что ИФНС может отказать в регистрации ликвидации предприятия, документы в архив надо передать после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка