Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 июня 2015 8 просмотров

На Вашем сайте есть семинар посвященный хранению и уничтожению первичных учетных документов.Согласно п.1. ст. 29 402-ФЗ "Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года."Номенклатура хранения ПУД в организации, строится по принципу учета по счетам. При этом имеют место факты, когда договор, заключенный с заказчиком в 2009 г. и платеж, полученный от него в качестве аванса в 2009 г. по состоянию на текущую дату (2015 г.) не выполнен по вине заказчика. В учете числится кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, которая подлежит списанию и по которой готовится соответствующий приказ. Но дело, в котором хранится платежное поручение 2009 г. уничтожено, в связи с истечением срока хранения первичных учетных документов. Должна ли экспертная комиссии организации, принимающая решение об уничтожении дел с ПУД за 2009 г. и ранее фильтровать документы на предмет того, истекли сроки исковой давности по договору, закрыт ли договор на текущую (2015 г) дату? Справочно, в организации имеются договоры пролонгируемые ежегодно и действующие до 10 лет.

Да, должны, если срок давности по обязательствам прерывается.

Минфин России считает, что для списания просроченной дебиторской задолженности у организации должны быть не только приказ генерального директора и акт инвентаризации расчетов с контрагентами, но еще и первичные документы, подтверждающие возникновение долга (Письмо от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347). Например, накладные на передачу имущества, акты о выполнении работ или оказании услуг, платежные и иные документы по хозяйственной операции, в результате совершения которой образовалась задолженность. Договор и акт сверки к таким документам не относятся (Письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955).

В отношении кредиторской задолженности такого требования нет, ведь организация не оплачивает обязательства (договор), а только лишь получает оборотные активы, являющиеся предметом кредиторской задолженности. В этом случае долг подтверждают не платежные полученные документы, а:
– выписка банка по расчетному счету о получении платежа;
– договор с установлением обязательств;
– акт сверки задолженности;
– оборотно - сальдовая ведомость (регистр учета).

В ситуации, когда срок давности по договорным обязательствам не прерывается кредиторка подлежит списанию на основании вышеназванных документов. Если срок давности прерывается, то помимо названных документов необходимо хранить еще и те документы, который подтверждают прерывание общего срока.

Обоснование данной позиции приведено ниже в статье журнала «Российский налоговый курьер», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» vip – версия и в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база» «Системы Главбух» vip – версия

1. Статья: Налоговые последствия утраты документов

Ирина Клементьева, эксперт журнала «Российский налоговый курьер», аттестованный налоговый консультант

Елена Лаптева, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Как правильно оформить копию утраченного документа

Восстанавливать ли «первичку», которую налоговики уже проверяли

Чем грозит отказ контрагента оформить дубликат счета-фактуры

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. 1 и 3 ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, — в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).

Справка

Сроки хранения документов в отдельных случаях

Документы, подтверждающие убыток прошлых лет
Компания вправе перенести полученный убыток на следующие налоговые периоды (п. 1 ст. 283 НК РФ). В течение времени учета убытка компания обязана хранить документы, подтверждающие его размер (п. 4 ст. 283 НК РФ, письма Минфина России от 25.05.12 № 03-03-06/1/278 и от 23.04.09 № 03-03-06/1/276). Такими документами являются регистры налогового учета и первичные документы (постановления Президиума ВАС РФ от 24.07.12 № 3546/12 и ФАС Северо-Западного округа от 16.11.12 № А56-4116/2012).

Документы, подтверждающие безнадежную «дебиторку»
Чтобы списать в налоговые расходы дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (письмо Минфина России от 08.04.13 № 03-03-06/1/11347 и определение ВАС РФ от 09.10.12 № ВАС-5055/12).*

Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость ОС
Такие бумаги, по мнению Минфина России, нужно хранить в течение всего срока, пока компания начисляет амортизацию (письмо от 26.04.11 № 03-03-06/1/270).

Бухгалтерские балансы за год и приложения к ним
Подпункт «б» пункта 351 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558) предписывает постоянно хранить годовые бухгалтерские балансы и соответствующие приложения.

Кадровые документы
Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет (п. 657 и 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).

Документы по расчету и уплате страховых взносов
Такие документы организации придется хранить в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС»)

<…>

Журнал «Российский налоговый курьер», № 8, апрель 2015

2. письмо Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347

<…>

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

Согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в составе внереализационных расходов учитываются убытки в виде суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

На основании п. 2 ст. 266 Кодекса безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

При этом на основании п. 1 ст. 252 Кодекса одним из условий признания расходов является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Следовательно, наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ), вступившим в силу 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.*

Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.).

Согласно абз. 2 ст. 622 Гражданского кодекса Российской Федерации, если арендатор не возвратил арендованное имущество либо возвратил его несвоевременно, арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за все время просрочки. В случае когда указанная плата не покрывает причиненных арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения.

Таким образом, для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо документальное подтверждение возникновения задолженности, а также истечения срока исковой давности.*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка