Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 июля 2015 6 просмотров

У нас при ревизии трудовых книжек после смены бухгалтеров обнаружено,что отсутствуют трудовые книжки 2-х работников. Записей в журнале трудовых книжек об отсутствующих книжках нет.Доказательств, что книжку получали от работника тоже нет, работник настаивает, что книжку передавал. Каким образом, восстановить отсутствующую трудовую книжку и записи в ней? Достаточно ли нам самостоятельно внести записи на основании данных от ПФ РФ, которые предполагается,что запросить работник в фонде? Нужно ли разыскивать прежних работодателей? При этом работник сообщает,что один из работодателей ликвидирован в настоящее время. Если записи в книжку можно внести настоящему работодателю, то какие сведения вносить в графу с указанием приказа и должности?

Подробно о том, как восстановить утерянные трудовые книжки, читайте в нижеследующих рекомендациях.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», № 9, сентября 2014
Как по всем правилам восстановить потерянную трудовую книжку работника

<…>

если трудовую книжку сотрудника потерял действующий работодатель, то именно он и должен выдать дубликат *. Ведь в этом случае ответственность за сохранность этого документа лежит на компании.

<…>

Обратимся к пункту 32 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Там перечислены сведения, которые нужно внести в дубликат трудовой *:

– информация об общем и непрерывном стаже работы до того, как он устроился в данную организацию;

– сведения о работе и награждении, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отмечу, что в настоящее время понятие «непрерывный трудовой стаж» практически не используется. Поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Сведения о работе нужно вносить на основании тех документов, которые подтверждают стаж. К примеру, трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы *.

Итак, сначала укажите общий суммарный стаж работы. То есть впишите общее количество лет, месяцев и дней работы человека. А затем общий трудовой стаж нужно расписать по отдельным периодам работы. При этом необходимо указать конкретную организацию, период работы и должности сотрудника. Этого требует пункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Только убедитесь, что есть все необходимые подтверждающие бумаги.

Есть определенный порядок, в котором нужно вносить записи в дубликат трудовой. После указанного общего стажа в графе 1 поставьте порядковый номер. В графе 2 укажите дату приема человека на работу.

Затем в графе 3 укажите наименование работодателя, структурное подразделение и должность сотрудника. А в графу 4 занесите название, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же. Необходимо указать порядковый номер в графе 1, дату увольнения в графе 2 и его причины в графе 3.

Обратите внимание! В отличие от подлинника трудовой книжки в дубликат название компании, в которой трудился работник, нужно прописывать в графе 3 напротив даты приема на работу, указанной в графе 2. А вот в оригинале вы указали бы название до этой записи.

Как правило, в тех документах, которые удается найти, есть далеко не вся информация о предыдущих местах работы человека. В этих случаях ничего не остается, кроме как внести в дубликат трудовой только те сведения, которые имеются *. Тут уж ничего не поделаешь.

В соответствии с пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в дубликате необходимо сделать запись о награждении (поощрении), которая вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Часто спрашивают, что делать с теми документами, на основании которых работодатель выписал дубликат? Порой действительно накапливается много бумаг. Порядок такой. После того как вы оформили дубликат книжки, нужно снять копии с документов и заверить. А сами оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Напоследок поясню такой момент. Изначально трудовые книжки создавались, чтобы подтвердить рабочий стаж граждан. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный.

В настоящее же время подсчет стажа осуществляется на основании предоставленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, если трудовая книжка потеряна, особой необходимости восстанавливать ее нет. В этом случае можно просто завести новую трудовую книжку. Негативных последствий для человека в будущем не будет *.

Но какой бы вариант вы ни выбрали, работнику нужно помочь собрать справки, которые подтвердят сведения о предыдущем стаже. Эти справки вместе с новой трудовой книжкой работник впоследствии представит в Пенсионный фонд, если вдруг возникнет необходимость уточнить какие-либо данные *.

<…>

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения *.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю *.

<…>

2. Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

<…>

оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации * (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив * (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

<…>

3. Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить дубликат трудовой книжки

<…>

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

<…>

Титульный лист

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Сведения о работе

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Записи заверяются печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать).

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инcтрукции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Главбух советует: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Кроме того, помните, чтобы отказаться от печатей, потребуется внести изменения в устав своей организации.

<…>

4. Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка