Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 июля 2015 121 просмотр

В моей организации сотрудники иногда используют личный автомобиль для служебных поездок. Это происходит НЕРЕГУЛЯРНО, а по мере необходимости (может быть несколько раз за 1 месяц, а может быть 1 раз в 3 месяца и реже). Можем ли мы ссылаясь на ст 188 ТК РФ заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и прописать там следующее:"1. Работник при исполнении должностных обязанностей, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (паспорт транспортного средства серия__ № ____).2. Транспортное средство, имеет следующие характеристики: легковой седан ___ номерной знак___, год выпуска ___, идентификационный номер (VIN) ___, цвет ___.3. Работнику возмещаются расходы на приобретение горюче-смазочных материалов на основании представленного Работником отчета с приложением чеков ККТ АЗС по окончании месяца.4. Остальные положения трудового договора № __ от _____ г. остаются без изменений."???То есть наша цель выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях по мере необходимости, а не на регулярной основе.Законно ли это? И правильно ли с точки зрения закона составлено доп. соглашение

Трудовым кодексом помимо возмещения расходов на топливо предусмотрена компенсация износа автомобиля. Вместе с тем, поскольку организация использует автомобиль сотрудника не на регулярной основе, в дополнительном соглашении можно предусмотреть только компенсацию расходов на топливо. Образец дополнительного соглашения находится по ссылке: http://vip.1gl.ru/#/document/118/21187//?step=40.

Следующий момент, на который обращают внимание проверяющие. В должностной инструкции работника, который пользуется личным автомобилем в служебных целях, должен быть указан разъездной характер работы. В противном случае расходы в виде компенсации не примут. Поскольку если работа не связана с разъездами, то очевидно, что автомобиль для исполнения служебных обязанностей сотруднику не нужен. И следовательно, при списании расходов не будет выполнено требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обоснование

1.Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России


Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

<…>

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, а указать размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.*

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует изписьма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

<…>

2.Из статьи журнала «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 3, ЯНВАРЬ 2012

Как выгоднее оформить использование личного автомобиля сотрудника

Здоровенко А. О., консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению ООО «АЗъ-Консультант», член Палаты налоговых консультантов

<…>

Вариант второй — выплата работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Сотруднику, который с согласия или ведома работодателя использует свой личный автомобиль для служебных поездок, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер и порядок выплаты определяются письменным соглашением между сторонами либо условиями трудового договора.

Работник и работодатель вправе установить любую разумную сумму такой компенсации. Приводить ее расчет или экономическое обоснование они не обязаны. Тем не менее при определении размера компенсации рекомендуем учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 письма ПФР от 29.09.10 № 30-21/10260 и письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.10 № 1343-19).

Кроме того, работодатель вправе возмещать сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля для служебных целей (ст. 188 ТК РФ). Порядок возмещения также оговаривается в соглашении или непосредственно в трудовом договоре.

Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации. Работник обязан представить копию паспорта транспортного средст-ва (ПТС) и свидетельства о его регистрации. Если автомобиль не является его собственностью и сотрудник управляет импо доверенности, компенсацию выплатить можно, даже несмотря на то что в статье 188ТК РФ речь идет о выплате компенсации за использование только личного имущества. Однако в налоговом учете могут возникнуть проблемы с признанием суммы компенсации и расходов по такому автомобилю.

<…>

3. Из статьи журнала «СЕМИНАР ДЛЯ БУХГАЛТЕРА», № 9, СЕНТЯБРЬ 2009

Компания использует автомобиль сотрудника. Как сэкономить на налогах

Ольга Бондаренко, преподаватель ИПБР, член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов России

<…>

Теперь что касается учета расходов на ГСМ. Для начала напомню положения статьи 188 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что работнику выплачивается компенсация за использование, износ личного транспорта в служебных целях, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. То есть теоретически он может получать две компенсации за использование своего автомобиля в интересах компании. Одна выплата будет компенсировать износ автомобиля, другая – эксплуатационные расходы, в том числе стоимость бензина*.

Но вот учесть при расчете налога на прибыль сумму дополнительной компенсации, которая возмещает работнику расходы на ГСМ, к сожалению, вряд ли получится.

Если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля, то бензин он оплачивает за свой счет. Таков подход налоговых инспекторов и Минфина России. По их мнению, все эксплуатационные затраты, в том числе на ГСМ, техобслуживание, ремонт, уже учтены в нормативах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. (Письма Минфина России от 16 мая 2005 г № 03-03-01-02/140, МНС России от 2 июня 2004 г № 04-2-06/419 @)

Такое мнение основано на том, что больше норматива, установленного Правительством РФ для целей налогообложения, списать нельзя. А это значит, что никакие дополнительные выплаты сверх этих норм учесть при расчете налога на прибыль не удастся.

Замечу, что эту позицию поддерживают и арбитражные суды. В качестве примеров приведу определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3.

Следующий момент, на который обращают внимание проверяющие. В должностной инструкции работника, который пользуется личным автомобилем в служебных целях, должен быть указан разъездной характер работы. В противном случае расходы в виде компенсации не примут. Поскольку если работа не связана с разъездами, то очевидно, что автомобиль для исполнения служебных обязанностей сотруднику не нужен. И следовательно, при списании расходов не будет выполнено требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка