Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 июля 2015 479 просмотров

Подскажите, пожалуйста, из организации увольняется главный бухгалтер, в организации числятся только два человека: главный бухгалтер (который увольняется) и директор. Главный бухгалтер обязана передать документы, но нового бухгалтера пока не нашли. как оформить передачу дел, кто должен принимать дела у бухгалтера, какими документами оформлять передачу дел?И как оформлять передачу дел, если главбух отказывается это делать, мотивируя это тем, что у предприятия перед ней имеется задолженность по заработной плате?

В Вашем случае, когда при увольнении главного бухгалтера в штате остается только директор, а нового главного бухгалтера ещё не приняли, то временно исполнять обязанности главного бухгалтера и принимать дела бухгалтерии будет сам руководитель организации. Дела и всю документацию возможно передать по акту приема – передачи. При этом необходимо издать приказ о передаче дел. Как минимум необходимо провести инвентаризацию денежных средств в кассе и на расчетном счету организации. Для проверки состояния учета и отчетности необходимо составить промежуточный бухгалтерский баланс и определить остатки по всем счетам, включая аналитические. При этом целесообразно проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество, места их хранения, соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности, по возможности выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации, составить список отсутствующих документов и пр. Если увольняющийся главный бухгалтер отказывается передавать дела, то руководитель должен документально отразить такой отказ, зафиксировать общее состояние бухгалтерского учета в акте и составить опись имеющихся документов. Желательно также провести совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам с налоговой инспекцией и с контрагентами. Если в процессе работы будут выявляться ошибки, то вносить необходимые исправления.

Обоснование

Из статьиОсобенности увольнения главного бухгалтера

Журнала «Учет в производстве» № 4, IV квартал 2009

Главный бухгалтер, как и любой работник предприятия, может уволиться по собственному желанию. Задержать его на работе больше чем на две недели нельзя. В такой ситуации возникает множество вопросов. Как правильно организовать передачу дел? Ведь за две недели не всегда можно найти новую кандидатуру. Вправе ли кто-либо из работников, в том числе и сам руководитель, принять дела, хотя бы временно? На какие моменты нужно обратить особое внимание и что отразить в акте? Ответы вы найдете в нашей статье.

Что сказано в Трудовом кодексе РФ

Расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя за две недели в письменной форме, имеет право любой работник (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Причем исключений в отношении главного бухгалтера законодательством не установлено.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу, а работодатель обязан в последний день работы выдать ему трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, и произвести с ним окончательный расчет.

По письменному заявлению работнику, в частности, могут быть выданы копии приказов о зачислении, переводах, об увольнении, справка о заработной плате.

Руководство предприятия не вправе задержать главного бухгалтера ни на день дольше. На практике в трудовой договор с главным бухгалтером довольно часто включают условие о том, что он не может уволиться по своему желанию, пока не передаст дела. Но это нарушает требование статьи 9 Трудового кодекса РФ. Ведь трудовые договоры не могут содержать условия, нарушающие права и гарантии работников, установленные законодательством. Поэтому такое требование не имеет силы.

Передаем дела, принимаем дела

Итак, у руководства предприятием есть всего две недели, чтобы организовать передачу дел новому работнику.

Только вот сам порядок передачи дел действующим законодательством не установлен. Поэтому каждое предприятие должно разработать свой вариант, руководствуясь общими требованиями Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и иными нормативными актами о бухгалтерском учете.

Кто сдает дела, а кто принимает

В данном случае передающей стороной всегда будет увольняющийся бухгалтер, а вот со стороной, принимающей дела, могут быть варианты.

Предположим, что на момент увольнения главного бухгалтера замены ему еще не нашли. Тогда руководитель должен определить, кто будет временно исполнять его обязанности и примет дела: он сам или один из работников бухгалтерии.

Чаще всего такой выбор зависит от размера предприятия. Если главный бухгалтер был единственным работником бухгалтерии, то все документы должен принять сам руководитель.

Идеальный вариант, когда новый главный бухгалтер принят на работу до того, какуволен прежний. Поскольку двух главных бухгалтеров в организации одновременно быть не может, преемника следует принять в качестве заместителя.

Объект передачи дел

Главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной бухгалтерской отчетности. Значит, передавать необходимо именно те документы, за которые он отвечает: бухгалтерская, статистическая, налоговая отчетность, учетная политика и т. д.

Сфера ответственности и обязанностей главного бухгалтера указана в статье 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Если организация небольшая или применяет упрощенную систему налогообложения, то бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте.

А вот когда предприятие среднее или крупное, следует обратить внимание на штат бухгалтерии и передавать новому бухгалтеру только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера. Например, при наличии в штате бухгалтера, отвечающего за ведение расчетов по заработной плате, передавать и отражать в акте документы по ее начислению бессмысленно. Однако подтвердить наличие этих документов в акте необходимо.

Обратите внимание: все бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет. Поэтому принимать по акту следует документы только за этот период. При этом если на предприятии еще не было налоговой проверки, то рекомендуем уделить особое внимание документам за последние три года.

Этапы передачи дел

Для удобства организации работы предлагаем разделить процедуру приема-передачи дел на этапы.

Издание приказа

Передача дел при смене главного бухгалтера проводится на основании приказа руководителя предприятия.

С приказом под роспись должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица.

В этом документе нужно указать ряд моментов. В частности, причину проведения такого мероприятии, в данном случае это увольнение главного бухгалтера, сроки проведения, а также конкретную дату подготовки акта.

В приказе следует указать работника, который принимает дела, например, нового главного бухгалтера, или лицо, назначенное исполняющим обязанности главного бухгалтера. При необходимости может быть сформирована и комиссия по приему-передаче дел. Тогда указывают ее персональный состав, а также привлеченных третьих лиц (например, аудиторов).

Можно указать и период, в течение которого прежний и новый главный бухгалтер будут вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы и т. п., а также порядок замены банковских карточек с образцами подписей.

Инвентаризация имущества и обязательств

Провести полноценную инвентаризацию имущества и обязательств при смене главного бухгалтера невозможно в силу временных ограничений (две недели). Кроме того, подобное требование отсутствует и в нормативных документах по бухгалтерскому учету. Однако инвентаризацию денежных средств в кассе провести необходимо, а также сверить фактический остаток наличности с остатком кассовой книги.

Оформленные документы следует составлять в трех экземплярах (главному бухгалтеру, сдающему дела, новому и для бухгалтерии) и приложить их к соответствующим экземплярам акта приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности

Для проверки состояния учета и отчетности необходимо составить промежуточный бухгалтерский баланс и определить остатки по всем счетам, включая аналитические. Это необходимо сделать для того, чтобы иметь точку отсчета работы нового бухгалтера, от которой начинается его ответственность.

Проверка состояния учета может проводиться выборочно или сплошным методом. При этом целесообразно проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество, места их хранения, соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности, по возможности выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации, составить список отсутствующих документов и пр.

Итак, при проведении проверки учета новому бухгалтеру следует запросить и ознакомиться с рядом документов.

«Общие» документы. Так, по учредительным документам нужно проверить соответствие размера уставного капитала и состояние расчетов с учредителями с данными бухгалтерской отчетности, ознакомиться с источниками формирования добавочного и резервного капитала и иных фондов.

Необходимо убедиться, изданы ли приказы об учетной политике для бухгалтерского и налогового учета на текущий год и соответствуют ли положения, закрепленные в них, фактически применяемым на предприятии.

Проверить наличие кассовых книг за предыдущие и текущий годы, соблюдение лимита расчетов наличными деньгами, а также установленный банком лимит кассы. Важно убедиться и в том, что номер корешка последнего использованного чека и сумма, указанная в нем, совпадают с данными, указанными при оприходовании денег в кассу.

Следует обратить внимание и на наличие первичных документов на нематериальные активы, основные средства (особенно результаты их инвентаризации), незавершенное строительство, финансовые вложения, расходы будущих периодов.

Если предприятие является плательщиком НДС, то надо проверить наличие журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также (если есть) документы по операциям, связанным с возмещением экспортного НДС.

В зависимости от размера предприятия в бухгалтерии может находиться и документация по учету кадров. Тогда следует проверить наличие приказов, штатного расписания, иных документов и особо обратить внимание на хранение и внесение записей в трудовые книжки работников.

Бухгалтерская и налоговая отчетность. Поскольку главный бухгалтер отвечает за своевременное представление полной бухгалтерской и налоговой отчетности, этим документам надо уделить пристальное внимание.

В отношении бухгалтерской отчетности проверяем само наличие бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках (иных форм бухгалтерской отчетности) за отчетные периоды. Нелишне обратить внимание и на отметки налогового органа об их принятии либо на квитанции о почтовом отправлении.

Также нужно проконтролировать, совпадают ли данные статей промежуточной бухгалтерской отчетности по состоянию на начало и конец отчетного периода с данными соответствующих регистров бухучета в применяемой бухгалтерской программе.

Проверяем наличие налоговых деклараций по всем уплачиваемым налогам текущего года и предыдущих трех лет. Здесь также обращаем внимание на отметки налогового органа об их принятии.

Полезно просмотреть и аудиторские заключения, а также акты документальных налоговых проверок и решения о привлечении к налоговой и административной ответственности. Нелишне поинтересоваться, когда проводилась сверка с налоговыми органами по всем основным налогам.

Прием-передача дел и оформление акта

На этом этапе новый бухгалтер принимает от своего коллеги документы, электронные ключи от системы «клиент-банк», ключи от сейфа и бухгалтерии, а также при наличии печать, ценные бумаги, документы строгой отчетности, которые хранились непосредственно у бухгалтера.

В тот же день, когда новому бухгалтеру непосредственно передаются дела, подписывается акт приема-передачи. Он отражает состояние бухгалтерского учета в организации на момент его оформления, подписывается двумя бухгалтерами и утверждается руководителем. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, а второй остается в организации.

В связи с тем что форма акта не утверждена нормативными документами, он составляется в произвольной форме. К акту прилагается опись передаваемых документов, которую лучше всего сделать как можно подробнее.

Возможные сложности

К сожалению, прием-передача дел проходит не всегда гладко. Решений на все случаи предусмотреть нельзя, но самые распространенные ситуации мы рассмотрим.

Бывает, что руководитель отказывается принимать дела у прежнего главногобухгалтера. Такой отказ желательно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей. Бухгалтеру нужно самостоятельно составить в двух экземплярах опись дел, подлежащих сдаче, и также в присутствии свидетелей зафиксировать наличие документов, указанных в нем.

После этого один экземпляр акта оставить себе, а второй направить в адрес организации почтой (с описью вложений и уведомлением о вручении).

Возможна и обратная ситуация, когда увольняющийся главный бухгалтер отказывается передавать дела. Здесь уже руководитель должен документально отразить такой отказ, издать приказ о создании комиссии, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в акте и составит опись имеющихся документов.

Отметим, что не в интересах увольняющегося бухгалтера саботировать передачу дел. Ведь в дальнейшем при возникновении конфликтных ситуаций ему будет очень сложно доказать наличие или отсутствие какого-либо документа.

Случается, что до прихода нового главного бухгалтера передачи дел не было и никаких актов не составлено. Тогда он может самостоятельно зафиксировать общее состояние бухгалтерского учета и составить опись имеющихся документов в служебной записке на момент вступления в должность.

Копию этой записки следует передать руководителю предприятия под личную подпись.

Дела переданы. Рекомендуемые действия

После того как дела переданы, акт подписан, новый главный бухгалтер приступил к исполнению своих обязанностей, рекомендуем сделать следующее.

Переоформить карточки с образцами подписей во всех банках, в которых предприятию открыты счета. Сообщить в налоговую инспекцию о назначении на должность нового главного бухгалтера.

Провести совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам с налоговой инспекцией и с контрагентами. Если в процессе работы будут выявляться ошибки, то вносить необходимые исправления.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка