Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 июля 2015 33 просмотра

Как можно уволить сотрудника по собственному желанию? Если он не выходил на работу 2 месяца, параллельно работая в другой фирме. Письма были направлены на почту, для возврата его на работу. Но они вернулись с истекшим сроком хранения. Трудовую книжку забрал перед не выходом на работу за 2 дня. На данный момент наладили с ним связь, и он готов принести трудовую книжку для записи об увольнении (по собственному желанию). Как числом мне надо оформить запись, и приказ? Что делать с теми днями когда он не выходил на работу и как их провести? Можно ли уволить сотрудника задним числом, с того дня как он перестал работать, а запись сделать тем числом как он принесет трудовую книжку? И как написать работнику заявление об увольнении?

В данном случае лучше с сотрудником на время отсутствия оформить отпуск без сохранения зарплаты. Тогда не придется оформлять документы задним числом (поскольку законодательством это не предусмотрено). Кроме того, организация не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки и не выплату окончательного расчета.

Для оформления отпуска без сохранения зарплаты сотрудник должен написать заявление. Подробнее об этом в рекомендации № 3 в полном ответе.

По окончании отпуска сотрудника можно уволить в общем порядке. Подробнее об этом в рекомендации № 2 в полном ответе.

Обоснование

1.Из ситуации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как внести в трудовую книжку запись о приеме сотрудника на работу. Сотрудник представил трудовую книжку, где с последнего места работы нет записи об увольнении. По словам сотрудника, организация, в которой он работал, исчезла

Если в трудовой книжке сотрудника не стоит записи об увольнении с предыдущего места работы, новый работодатель вправе:

Если сотрудник хочет устроиться на основное место работы, в его трудовой книжке должна стоять запись об увольнении с предыдущего места работы (п. 15–19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись об увольнении должна внести организация, которая приняла его на работу. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Оснований для внесения этой записи новым работодателем нет. Заполнять трудовую книжку со слов сотрудника (иных лиц) не допускается (абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)*.

Вопрос о том, кем и на основании какого документа может вноситься запись в трудовую книжку, если организация, в которой прежде работал сотрудник, исчезла, законодательно не урегулирован. Однако основанием для внесения записи об увольнении сотрудника могут стать документы о ликвидации работодателя, полученные по запросу из налоговой инспекции. На основании таких документов (их копий) новый работодатель вправе сделать запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника. Такая возможность следует из пункта 5.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 1628 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кроме того, сотрудник может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или в суд (ст. 352,391 ТК РФ, ст. 265-267 ГПК РФ). Это связано с тем, что отсутствие записи об увольнении сотрудника затрудняет его дальнейшее трудоустройство. То есть нарушаются конституционные права гражданина (п. 1 ст. 37 Конституции РФ). На основании судебного решения новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку сотрудника и принять его на работу (абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

2.Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить увольнение по собственному желанию

<…>

Документальное оформление

Увольнение по собственному желанию оформите по истечении двухнедельного срока предупреждения (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

На основании заявления сотрудника издайте приказ об увольнении. Для этого можно использовать:*

Руководитель должен утвердить выбор приказом.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Затем внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», укажите порядковый номер записи и дату (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 5.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)*.

Если срок предупреждения закончился, приказ об увольнении по каким-то причинам вы так и не издали, а сотрудник при этом не настаивал на увольнении, то трудовые отношения продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТК РФ).

Пример оформления увольнения сотрудника по собственному желанию

Водитель Ю.И. Колесов подал заявление об увольнении по собственному желанию. Увольнение было оформлено приказом по форме № Т-8. Ответственным за ведение кадрового учета была внесена запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника.

Расчет с сотрудником и выдача документов

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:*

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ и пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Если в день увольнения сотрудник не работал или находился в командировке, то соответствующие суммы выплатите на следующий день после обращения сотрудника за расчетом (ст. 140 ТК РФ). За несвоевременную выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотренаматериальная и административная ответственность.

Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н, и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.

Только так можно выполнить требования части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ и пункта 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится вчасти 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.*

Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся вписьме Минтруда России от 10 апреля 2014 г. № 14-2/ООГ-1347.

По общему правилу выдать трудовую книжку надо в течение трех рабочих дней с момента поступления письменного обращения сотрудника, которому не выдали документ после увольнения. Данный срок нужно соблюсти и в случае направления трудовой книжки по почте. Отсчет ведите с момента получения письма-ответа на ваше уведомление или другого письменного заявления сотрудника. Это следует из части 6статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.*

Внимание: за несвоевременную выдачу трудовой книжки и выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотрена материальная и административная ответственность (ст. 234236ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

За несвоевременную выдачу трудовой книжки сотрудник вправе потребовать возместить ему материальный ущерб. Размер возмещения будет равен заработку сотрудника за все время неправомерного удержания документа. Это объясняется тем, что без трудовой книжки сотрудник не может устроиться на другую работу. Об этом говорится в статье 234 Трудового кодекса РФ.

За опоздание с выплатой окончательного расчета при увольнении работодатель обязан заплатить бывшему сотруднику проценты в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования. Проценты начисляются за каждый день просрочки выплаты (в т. ч. за день фактического расчета) на всю не выплаченную в срок сумму. В трудовом или коллективном договоре с сотрудниками может быть установлен более высокий размер компенсации. Тогда работодатель выплачивает компенсацию исходя из размера, предусмотренного в договоре. Это следует из статьи 236Трудового кодекса РФ.

Помимо материальной ответственности, за опоздание с выдачей трудовой книжки и выплатой окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотрен административный штраф. Размер штрафа составляет:

  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.

Повторное нарушение предусматривает следующее наказание:

  • для руководителя (должностного лица) – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для организации – штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.


Неиспользованный отпуск

При увольнении сотруднику положена компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФп. 28Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). При расчете компенсации учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ). Право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения.

По желанию сотрудника организация может предоставить ему отпуск с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). Тогда трудовой договор с сотрудником будет расторгнут в последний день отпуска. Отозвать заявление об увольнении сотрудник может до начала отпуска, если на его место еще не приглашен в порядке перевода другой сотрудник. Об этом сказано в статье 127 Трудового кодекса РФ.

Предоставление отпуска с последующим увольнением является правом, а не обязанностью организации. Поэтому при отказе в предоставлении такого отпуска в день увольнения сотруднику необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Такой порядок подтверждает письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6.

<…>

3.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

Отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты) нужно разделить на отпуска, которые организация:

Когда организация вправе предоставить отпуск

Администрация организации вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.

Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 128 Трудового кодекса РФ.

Внимание: по своей инициативе отправить сотрудников в отпуска без сохранениязарплаты работодатель не имеет права. Это нарушение трудового законодательства, за которое его могут оштрафовать.

Недопустимость вынужденных отпусков без сохранения зарплаты в связи с временной приостановкой деятельности организации подчеркивал Минтруд России (постановление Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 40). В Трудовом кодексе РФ условием предоставления отпуска за свой счет также считается инициатива сотрудника (ст. 128 ТК РФ).

Ситуация, когда сотрудники по вине работодателя не могут выполнять свои трудовые обязанности, считается простоем. За время простоя сотрудникам нужно выплатить не менее 2/3 среднего заработка (ч. 1 ст. 157 ТК РФ).

Если вместо начисления сотрудникам этих выплат работодатель отправит их в отпуска безсохранения зарплаты, это будет нарушением, за которое предусмотрена ответственность:

  • для должностных лиц организации (руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: можно ли отправить двух сотрудников организации – директора и его заместителя – в отпуск без сохранения зарплаты

Да, можно.

О добровольном отпуске без сохранения зарплаты сотрудник может попросить, сославшись на семейные обстоятельства или другие уважительные причины. Это позволяет сделать статья 128 Трудового кодекса РФ.

Когда организация обязана предоставить отпуск

Организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

  • участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году (абз. 2 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году (абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов УИС, погибших при исполнении военных обязанностей (прохождении службы) – до 14 календарных дней в году (абз. 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
  • сотрудникам, совмещающим работу с обучением;
  • супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями (женами) и продолжительность отпусков не совпадает (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
  • совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);
  • сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации (абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Документальное оформление

Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление (ст. 128 ТК РФ). На основании заявления сотрудника издайте приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска (форма № Т–6) утвержденапостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.*

Организация может по собственному выбору:
– либо использовать унифицированные формы документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– либо применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Записку-расчет о предоставлении отпуска (по форме № Т-60 или по самостоятельно разработанной форме) не составляйте. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при уходе в отпуск (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.

Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в личную карточку сотрудника:

Аналогичную информацию отразите в лицевом счете сотрудника (по форме № Т-54 или по самостоятельно разработанной форме).

Ситуация: можно ли уволить сотрудника во время отпуска без сохранения зарплаты

Ответ на этот вопрос зависит от того, по чьей инициативе увольняется сотрудник.

Если он сам написал заявление на увольнение, уволить его можно. Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет. То же можно сказать и об увольнении по взаимному соглашению сторон: сотрудника и администрации организации. Трудовой договор в этом случае можно расторгнуть в любое время (ст. 78 ТК РФ).*

Уволить сотрудника в период отпуска можно и в том случае, если расторжение трудового договора произошло по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора. Например, в случае превышения допустимого количества сотрудников-иностранцев, устанавливаемого Правительством РФ для определенных видов деятельности (п. 12 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Уволить сотрудника в период отпуска по своей инициативе администрация организации не вправе (ст. 81 ТК РФ). Это можно сделать, только когда отпуск закончится и сотрудник выйдет на работу.

Ситуация: как рассчитать стандартные вычеты по НДФЛ, если сотрудник был в отпуске без сохранениязарплаты в течение месяца и более

Организация должна предоставлять вычеты в течение всего срока действия трудового договора (письмо ФНС России от 11 февраля 2005 г. № 04-2-02/35). При этом вычет суммируется в течение налогового периода. То есть, если за какой-либо месяц сотрудник не получил доход, вычет переносится на следующий месяц. Переносить вычет на следующий налоговый период нельзя.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 12 февраля 2009 г. № 03-04-05-01/54,от 19 августа 2008 г. № 03-04-06-01/254от 14 августа 2008 г. № 03-04-06-01/251от 6 мая 2008 г. № 03-04-06-01/118ФНС России от 11 февраля 2005 г. № 04-2-02/35.

В постановлении от 14 июля 2009 г. № 4431/09 Президиум ВАС РФ подтвердил позицию Минфина России, подчеркнув, что право на получение стандартного вычета не зависит от наличия у сотрудника доходов в каком-либо из месяцев налогового периода.

До выхода постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика по этому вопросу была неоднородной. Некоторые суды придерживались точки зрения, полностью соответствующей позиции Президиума ВАС РФ (см., например, постановления ФАС Московского округа от 15 января 2009 г. № КА-А40/12934-08Поволжского округа от 23 ноября 2006 г. № А57-28722/05-35Северо-Западного округа от 29 августа 2005 г. № А56-649/05). В то же время некоторые суды отрицали право сотрудника на получение стандартных налоговых вычетов за те месяцы, в которых он не получал доходов (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2007 г. № А19-19632/06-Ф02-1816/07от 28 февраля 2007 г. № А69-2980/05-2(11)-Ф02-724/07Волго-Вятского округа от 29 января 2007 г. № А31-11712/2005-19). С выходом постановления Президиума ВАС РФ от 14 июля 2009 г. № 4431/09 арбитражная практика по рассматриваемому вопросу должна стать единообразной.

Пример предоставления сотруднику вычета по НДФЛ. Сотрудник был в отпуске за свой счет в течение месяца

Сотрудник А.С. Кондратьев устроился на работу 22 февраля.

В этот же день он написал заявление о предоставлении ему стандартного вычета по НДФЛ на ребенка в возрасте до 18 лет 1400 руб. Справку по форме 2-НДФЛ Кондратьев не представил, так как до поступления на работу в эту организацию трудового стажа не имел.

С 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске за свой счет. В мае он уволился.

За период с февраля по май сотруднику была начислена зарплата в следующем размере:

  • в феврале – 700 руб.;
  • в марте – 9000 руб.;
  • в апреле зарплата не начислялась и не выплачивалась (сотрудник был в отпуске за свой счет);
  • в мае – 10 000 руб.

Бухгалтер рассчитал НДФЛ так.

Налоговая база по НДФЛ, рассчитанная нарастающим итогом за период с февраля по май, составит:
700 руб. + 9000 руб. + 10 000 руб. = 19 700 руб.

Сумма дохода, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, не превысила 280 000 руб. Поэтому сотруднику предоставляются стандартные налоговые вычеты за каждый месяц с февраля по май:
1400 руб. ? 4 мес. = 5600 руб.

Вычет предоставляется:

  • за февраль – 1400 руб.;
  • за март – 1400 руб.;
  • за апрель – 1400 руб.;
  • за май – 1400 руб.

НДФЛ за период с февраля по май составил:
(19 700 руб. – 5600 руб.) ? 13% = 1833 руб.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка