Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
14 июля 2015 9 просмотров

У нашей организации заключен договор с сотовым оператором, сотрудникам выдаются корпоративные сим-карты. В конце каждого месяца сотовый оператор присылает детализацию по каждому номеру и счет-фактуру на общую сумму, произведенных разговоров, с выделенным НДС 18%. В прошлом месяце один из сотрудников использовал корпоративную сим-карту для личных разговоров. Данный сотрудник возместил расходы, согласно детализации с учетом НДС, внес денежные средства в кассу. Каким образом провести в учете счет-фактуру от сотового оператора? И как данную операцию отразить в декларации по НДС?Спасибо

Поскольку НДС, относящийся к стоимости личных разговоров сотрудника, также как и сама стоимость таких переговоров, «ложатся» на сотрудника, то НДС, относящийся к этой части расходов вычету не подлежит.

Поэтому зарегистрируйте в книге покупок счет-фактуру от сотового оператора на сумму за вычетом компенсируемых сотрудником расходов. Иными словами, в книге покупок регистрируется счет-фактура на меньшую сумму, нежели указана в счете-фактуре. Подробнее о том, как составлять книгу покупок и регистрировать в ней счета-фактуры, см. в рекомендации: Как вести книгу покупок. Затем данная сумма переносится в раздел 8 декларации по НДС в обычном порядке. О заполнении декларации по НДС см. рекомендацию: Как составить и сдать декларацию по НДС.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона

Оплата переговоров

По договору с оператором связи организация обязана оплатить выставленные ей счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «б» п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328). Однако для организации экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Главбух советует: для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:
– лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
– запрет на ведение личных телефонных переговоров;
– порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил организация может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).*

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.*

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

Ситуация: должен ли сотрудник возместить ущерб организации, если он потерял служебный телефон. Аппарат принадлежал организации и был закреплен за потерявшим его сотрудником

Да, должен.

В этом случае сотрудник обязан возместить организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Обратите внимание, если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Действуйте так:

1. Создайте специальную комиссию по расследованию факта потери (ст. 247 ТК РФ).

2. Подсчитайте сумму потери (по рыночной цене на день причинения ущерба).

3. Возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа – составьте акт (ст. 247 ТК РФ).

4. Подготовьте приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

5. Удержите сумму ущерба. Подробнее о том, как это сделать, см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

Ситуация: можно ли взыскать с сотрудника стоимость личных разговоров по служебному телефону, если он уже уволился. Добровольно возместить стоимость разговоров сотрудник отказывается

Да, можно.

Но для этого организации необходимо обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ). Такое мнение высказал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52.

Срок обращения организации в суд – один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам суд может восстановить его. Об этом сказано в статье 392 Трудового кодекса РФ.

При этом взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника можно лишь в том случае, если в организации установлены правила пользования служебными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре либо в отдельном документе «О порядке пользования служебными мобильными телефонами». Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. Тогда в случае нарушения он будет нести материальную ответственность. Организация должна лишь доказать сумму причиненного ей ущерба (ст. 233 ТК РФ).

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику, если сотрудник возмещает стоимость личных переговоров со служебного телефона наличными в кассу

Нет, не нужно.*

Контрольно-кассовая техника применяется только при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54?ФЗ). Организация, которая оплатила личные переговоры сотрудника со служебного телефона, не оказывала ему услуги связи. В данном случае сотрудник наличными возмещает организации причиненный ей ущерб. Поэтому применять ККТ не нужно.

Бухучет

В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).

Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.*

Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.

Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;

Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;

Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;

Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.*

Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При оплате стоимости личных переговоров и последующего возмещения указанных сумм сотрудником у организации могут возникнуть расходы и доходы для целей налогообложения.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

14.07.2015 г.

С уважением,

Ольга Пушечкина,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка