Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24
15 июля 2015 204 просмотра

Из налоговой пришло требование о предоставлении документов по нашему поставщику, за 2 года. Документов очень много, как мне прошить данную кипу бумаг? Выйдет ни один том. Опись можно только к первому по очереди тому подложить? А на папке с данными бумагами написать том1, том 2 и...?

Согласно мнению Минфина объединять в одну подшивку разные документы и заверять эту подшивку в целом нельзя (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку разных документов, то оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ не будет (постановления ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011, от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011, от 30 августа 2012 г. № А75-10187/2011).

При этом прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

Об этом сказано в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 и пункте 21 письма ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309.

К каждой подшивке (тому) составьте опись. В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

<…>

Бумажные копии

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

При подаче многостраничных документов организация может заверить либо копию каждого листа, либо весь прошитый документ в целом. Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

  • текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
  • при чтении документ не расшивается (не разрушается);
  • все листы в документе пронумерованы;
  • в заверительной надписи указано общее количество листов документа.
  • 1. Рекомендация: Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке
    • слово «Верно»;
    • наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
    • дату заверения и печать.
  • текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
  • при чтении документ не расшивается (не разрушается);
  • все листы в документе пронумерованы;
  • в заверительной надписи указано общее количество листов документа.

Об этом сказано в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 и пункте 21 письма ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять эту подшивку в целом нельзя (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку разных документов, то оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011, от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011, от 30 августа 2012 г. № А75-10187/2011).

Главбух советует: если документы, которые затребовала инспекция, представляются на бумажных носителях, передавайте их по описи (акту), составленной в двух экземплярах.

В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.

Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, при утере документов инспекцией или почтовой службой), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.*

<…>

Олег Хороший,

начальник отдела налогообложения прибыли

организаций департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: В области инспекторы разрешают заверять подшивки

Ни одна инспекция Подмосковья не требует, чтобы компании заверяли каждый лист многостраничного документа, когда подают копии на проверку. Налоговики разделяют мнение Минфина, который разрешил заверять только последний лист (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). Также в большинстве инспекций принимают подшивки копий разных документов. Это мы выяснили, опросив все ИФНС области.

Что включить в подшивку. Только четыре инспекции во всех случаях требуют заверять каждый документ: ИФНС по Дмитрову, Мытищам, МРИ ФНС № 13 и 22. В МРИ ФНС № 18 рекомендуют «заверить копии по отдельности, если подшивка документов содержит всего 20–30 страниц». Остальные налоговые ничего не имеют против того, чтобы компании объединяли в подшивку разные документы. Все страницы нужно прошить и пронумеровать, а на последнюю приклеить лист, на котором надо написать количество страниц, а также поставить печать компании и подпись ответственного лица.

Как оформить подшивку. Некоторые налоговики рекомендуют ограничить объем папки. В МРИ ФНС № 4 просят сшивать вместе не больше 100 страниц. В МРИ ФНС по крупнейшим налогоплательщикам, ИФНС по г. Электростали и в МРИ ФНС № 3 ограничивают подшивку 250 листами, в ИФНС по г. Домодедово — 300. В других инспекциях четких рамок нет, но они просят сделать так, чтобы с подшивкой было удобно работать. В ИНФС по г. Чехову отметили, что «подшивка может быть любой толщины, но опись документов к ней надо сделать обязательно».*

Почти все инспекции требуют, чтобы копии заверял генеральный директор. Только в пяти налоговых сообщили, что свою подпись на копиях может поставить главбух: МРИ ФНС по крупнейшим налогоплательщикам и № 21, ИНФС по г. Электростали, МРИ ФНС № 4 и 7. При этом в последних трех инспекциях просят приложить к подшивке копию доверенности. Мы считаем, что компании, состоящие на учете в любых инспекциях, имеют право так поступать. Инспекторы обязаны принять копии, заверенные главбухом, если руководитель его на это уполномочил.

ЖУРНАЛ «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО» № 32, СЕНТЯБРЬ 2014

3. Статья: Для налоговиков надо заверять каждую копию разных документов, а не их подшивку

В ходе налоговой проверки инспекторы могут запросить у фирм и предпринимателей необходимые им документы (п. 1 ст. 93 НК РФ). А те, в свою очередь, обязаны предоставить налоговикам заверенные копии бумаг (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверяются бумаги в самой организации или у бизнесмена, идти к нотариусу при этом не нужно.

Так вот, если в ИФНС подаются разные документы, то в таком случае следует заверить каждый документ отдельно. Для этого на документе ниже реквизита «Подпись» надо поставить надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения (подп. 3.26 п. 3 постановления Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Представлять разные бумаги в одной подшивке, заверенной на обороте последнего листа, нельзя.

А в многостраничном документе, состоящем из нескольких листов, например в договоре, заверять каждый лист необязательно. Его страницы можно прошить вместе и заверить подшивку целиком (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142). Как это сделать, мы писали в журнале «Упрощенка», 2014, № 10.*


ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА» № 1, ЯНВАРЬ 2015

4. Статья: Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России

Копии документов, будь то счет-фактура, «первичка», кассовый чек, выписка из ЕГРЮЛ или лист декларации, стали неотъемлемым атрибутом документооборота практически любой компании. Их истребуют налоговики при проверке, запрашивают контрагенты при заключении сделки. Кроме того, копии нужны и самим компаниям, например если оригинал стал нечитаемым или документ необходим сразу нескольким сотрудникам.

Мы проанализировали последние разъяснения финансового ведомства по вопросу изготовления и применения копий документов в целях налогового учета.

Заверить можно как каждую копию, так и подшивку копий документов

В августе текущего года Минфин России подробно разъяснил, как компании необходимо заверить копии документов для представления в инспекцию (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). Особенно в том случае, если истребованы несколько документов.

Ведомство обращает внимание на то, что целью представления документов является их использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы.

Финансисты допускают возможность заверить каждый отдельный лист копии документа или всю прошивку многостраничного документа в целом. Во втором случае отметку о заверении необходимо проставить на обороте последнего листа.

При этом компании в случае оформления копий документов для налоговиков необходимо:

— обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и пр.;
— исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
— обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
— осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).*

<…>

ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» № 18, СЕНТЯБРЬ 2014

5. Статья: Налоговики рассказали, как заверять копии документов для инспекции

Бывает так, что в ходе проверок налоговики требуют «упрощенцев» направить в ИФНС различные документы (договоры, расчеты и пр.). Так вот, такие бумаги представляются в налоговую инспекцию в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверяются документы в самой организации или у предпринимателя. Идти к нотариусу в таком случае не нужно. На практике для этого применяются общие правила заверения бумаг (подп. 3.26 п. 3 постановления Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А именно: ниже реквизита «Подпись» на документе ставится надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.

Если документ многостраничный (состоит из нескольких листов), то можно заверить каждый его лист отмеченным выше способом. Или же в целях экономии времени фирмы и бизнесмены могут прошить документ и заверить подшивку целиком. Прошивать листы надо так, чтобы текст читался, были видны все даты, визы и резолюции. И чтобы инспекторы могли свободно ознакомиться с подшивкой и снять копии с документов и пачка не разрушилась. Каждый лист при этом надо пронумеровать.

Заверять подшивку надо на оборотной стороне последней страницы документа либо на отдельной бумаге (в таком случае отдельный лист не нумеруется). Для этого там следует поставить надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». При этом количество листов нужно указывать словами. А также отметить такие реквизиты: «Подпись», «Верно», прописать должность лица, заверившего копию, поставить его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Такие рекомендации дал Минфин в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142. А ФНС посчитала нужным довести это письмо до сведения всех инспекций и налогоплательщиков страны (от 29.08.2014 № АС?4-2/17341).* Поэтому теперь у вас не должно возникать сомнений, как заверять бумаги для налоговиков. Можете ориентироваться на отмеченные выше разъяснения — вопросов к вам не будет. Кроме того, чтобы исключить повторное истребование бумаг, чиновники советуют всегда представлять документы с сопроводительными письмами и описью.

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА» № 10, ОКТЯБРЬ 2014

15.07.2015 г.

С уважением,

Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка