Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 июля 2015 4 просмотра

К вопросу №583963.А как разделить стоимость личных переговоров и производственных. Если тариф - фиксированная абонентская плата. Например 1000 р. в месяц

В таком случае разделить личные и производственные переговоры практически невозможно. Требовать данные о содержании разговоров инспекторы не вправе, однако так как не имеется детализации, с высокой долей вероятности инспекторы снимут такие расходы. Доказать производственнсть затрат на мобильную связь – задача организации. В таком случае более правильным было бы следующее:

Например, если в абонентскую плату включено определенное количество минут, то на производственные переговоры директором оформляется отчет. Стоимость производственных переговоров в таком случае можно определить пропорцией затраченного на них времени.

Однако этот вариант не исключает проблем при проверке и оспаривании таких расходов, также вопрос по обложению компенсации НДФЛ и страховыми взносами останется открытым.

Таким образом, для избегания возникновения споров по таким вопросам, организация не должна учитывать такие расходы, компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование

Из статьи Журнала «Семинар для бухгалтера», № 11, ноябрь 2009


Счета с детализацией телефонных разговоров могут сыграть как в пользу, так и во вред компании

<…>

Если у компании нет детализированного счета о состоявшихся разговорах, то для инспектора это будет достаточным поводом для того, чтобы снять из расходов организации ее затраты на связь. Но если компания представит детализированные счета, то у инспектора появится целых два новых повода не признать затраты на переговоры в расходах. Вот такой парадокс! Чтобы разрешить его, мы поскорее обратились за рекомендациями к лектору…

СЧЕТ ОТСУТСТВУЕТ. Налоговики требуют от организаций представлять детализированные отчеты, однако в кодексе такой обязанности нет.*

Чтобы компания без проблем могла учесть затраты на связь, она должна иметь не только акт об оказанных услугах связи и договор с поставщиком, но и ряд других документов, в частности детализированный счет от своего оператора о состоявшихся переговорах. Это обязательное требование чиновников, о котором они не устают напоминать в своих многочисленных разъяснениях, – письма Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156, от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.

По мнению контролирующих ведомств, организация обязана подтвердить, что расходы на связь носят производственный характер, а понять это можно только из расшифровки, которая будет содержать конкретные номера телефонов. Будьте уверены, что при проверке налоговики первым делом попросят детализированный счет и, если компания не сможет его представить, тут же снимут затраты на связь из расходов.

Следует отметить, что отдельные суды поддерживают инспекторов. В постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2 арбитры отказались признать расходы на сотовую связь, поскольку организации не представили детализированные счета от своих операторов и тем самым не подтвердили обоснованность расходов.*

Вместе с тем существует и другой подход к решению этого вопроса. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит перечня обязательных документов, которыми компания обязана подтверждать свои расходы на связь. Напротив, в нем четко сказано, что организация может подтвердить затраты любыми документами, даже косвенно свидетельствующими о расходах, – пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если у компании нет детализированного счета, но есть другие документы, подтверждающие расходы, – акт, договор с оператором, платежки, внутренние распорядительные приказы директора, то учесть затраты на связь можно. Аналогичный подход и у судей в постановлениях ФАС Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 1 ноября 2008 г. № КА-А40/10063-08, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3 и др.

Как видите, споры по вопросу до сих пор не прекращаются, и богатая арбитражная практика – тому лучшее подтверждение. Однако есть шанс, что вскоре претензии от инспекции прекратятся или как минимум будут возникать гораздо реже. Дело в том, что у организаций появился новый и достаточно весомый аргумент отстоять свои расходы на связь и без представления детализированного счета от оператора. Одна компания, защищая свои расходы в суде, сослалась на статью 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». В ней говорится, что на территории РФ гарантируется тайна телефонных переговоров. Это значит, что и телефонные номера, по которым звонят сотрудники компании, – охраняемая законом тайна, и организация вовсе не обязана раскрывать ее перед налоговиками. Арбитры посчитали аргумент существенным и позволили компании признать затраты на связь и без расшифровки – постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2.

Так в арсенале компаний появился еще один весомый аргумент, который поможет им защитить расходы на телефонные переговоры и без детализированного счета. Однако и он пока не решил проблему полностью. Организациям следует помнить, что отсутствие расшифровок по-прежнему может вызвать претензии у проверяющих. Поэтому какую тактику выбрать: следовать требованиям чиновников или готовиться к защите расходов в суде, каждая компания должна определить для себя самостоятельно.

– У нас при проверке инспекторы потребовали не только детализированные счета, но и отчеты о содержании телефонных переговоров. Когда мы отказались представить такой отчет, чиновники пригрозили снять все затраты на связь из расходов. Вправе ли они требовать такие отчеты?

– Нет, не вправе. В вашем случае инспекторы явно превышают свои полномочия. Напомните им о письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174. Оно хоть и давнее, но действия своего не утратило. В абзаце 8 этого письма налоговики сами подтвердили, что требовать отчеты о содержании телефонных переговоров не вправе. Нелишним будет сослаться и на уже известный вам закон «О связи», согласно которому телефонные переговоры – это тайна, охраняемая законом.*

СЧЕТ В НАЛИЧИИ. В расшифровке инспектор наибольшее внимание уделит времени и географии звонков.

Кстати, наличие расшифровки разговоров вовсе не гарантирует компании, что ее затраты на связь инспектор без проблем признает в расходах. Более того, у налоговика с появлением детализированного счета могут появиться новые причины не признавать расходы на связь.

Так, спор может возникнуть, если в детализированном отчете проверяющие увидят звонки, совершенные за пределами рабочего дня. Например, поздно вечером, в выходные, праздничные дни или во время отпуска. Расходы по таким звонкам инспекторы не признают. Однако арбитры подобные претензии инспекторов, как правило, не поддерживают – ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007 и др.*

Обратите внимание: чтобы гарантированно отстоять затраты на связь в этой ситуации компания должна выполнить одно обязательное условие. В должностной инструкции сотрудников, пользующихся мобильной связью, необходимо указать, что вести служебные переговоры работники могут и в нерабочее время. Это может быть связано, например, с необходимостью связи с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах.

На практике руководителю компании или подразделения приходится связываться с сотрудниками и во внерабочее время. Такую возможность также необходимо зафиксировать в локальном документе компании о связи. Например, фразой: «руководитель организации или непосредственный начальник должны всегда иметь возможность связаться с сотрудником».

В заключение скажу, что в отличие от налоговиков в Минфине России на эту проблему смотрят по-другому. Финансисты не против расходов на связь во внеурочное время. Главное, чтобы они были обоснованы должным образом, – письмо Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. К сожалению, налоговики с таким подходом до сих пор мириться не желают, поэтому организациям то и дело приходится отстаивать свои расходы в арбитраже.

Особый интерес в детализированном отчете для проверяющих представляет не только время, но и география телефонных переговоров. Велика вероятность, что инспектор непременно поинтересуется, с кем организация ведет переговоры в Астрахани или, скажем, в Париже, чтобы убедиться, насколько обоснованы в компании затраты на междугородную или международную связь.

Самый простой способ развеять сомнения инспектора и подтвердить обоснованность звонков – предъявить действующие договоры с контрагентами из сомнительных регионов. При наличии договоров интерес инспектора иссякнет.

Однако компания далеко не всегда может подтвердить необходимость звонков договорами. Простой пример: организация планирует расширить свой рынок сбыта и директор дает задание менеджерам обзвонить всех потенциальных клиентов из нового региона, новой страны. В результате звонки будут, но не факт, что будут заключены соответствующие контракты. В этом случае обосновать затраты и производственный характер переговоров можно письменным распоряжением или приказом руководителя о поиске потенциальных контрагентов в новых регионах с указанием перечня этих регионов. Чиновники соглашаются, что такой документ – служебное задание подтвердит производственный характер международных и междугородных звонков*. (Письмо УФНС России по г Москве от 30 июня 2008 г № 20-12/061156)

Еще один вариант подтверждающего документа, которым может воспользоваться компания, – это единый журнал учета междугородных и международных звонков или отдельные отчеты сотрудников о состоявшихся телефонных переговорах. В этих документах работники, пользующиеся связью, отмечают номера телефонов, контактных лиц и причины всех своих звонков, например проведение переговоров о возможном сотрудничестве. Ведение таких журналов и отчетов, несомненно, подтвердит производственный характер звонков и избавит компанию от спора. С этим согласны и чиновники – письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156. Однако не в каждой организации этот способ уместен. Например, если менеджер компании большую часть своего времени проводит в телефонных переговорах с иногородними поставщиками и покупателями, то у него просто физически не будет времени и возможности заниматься заполнением таких журналов и отчетов.

Как видите, какого-то одного универсального документа не существует. Как мы выяснили, это могут быть и договоры, и задания руководителя, и отчеты сотрудников, и журнал звонков, и даже маркетинговое исследование, по результатам которого компании может быть рекомендовано развить свою деятельность в каком-нибудь новом регионе*. (Постановление ФАС Московского округа от 22 февраля 2005 г № КА-А40/649-05)

Таким образом, сгодятся все документы, свидетельствующие о производственном характере звонков. Этот подход подтверждает и арбитражная практика. Если компании есть чем обосновать затраты на межгородную и международную связь, то решение будет принято в пользу компании и затраты учтены в расходах – постановления ФАС Московского округа от 30 декабря 2008 г. № КА-А40/12225-08, ФАС Поволжского округа от 26 сентября 2006 г. № А65-25083/05. Если же компания не сможет представить никаких подтверждающих документов, то велика вероятность, что суд поддержит инспекцию. Он не подтвердит компании расходы на связь с регионами, в которых у нее нет клиентов, – постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 22 марта 2007 г. № А56-46376/2005.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка