Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 июля 2015 225 просмотров

Мне нужен внутренний отчет о хоз. деятельности для директора по оборотной ведомости после закрытия месяца.. Мне его надо просто составить и напечатать, чтобы он видел как организация поработала. Меня интересует, какие счета берутся в расходы.

Для ответа на ваш вопрос необходимо знать требования вашего руководства к управленческому учету и задачи, которые оно решает в текущий момент, специфику деятельности компании и много других факторов.

Как правило, для любой компании достаточно трех оперативных форм: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. В небольших компаниях с их помощью можно оценить состояние активов и результаты. Правда, если управленческий учет отличается от бухгалтерского, формы должны быть не бухгалтерские, а управленческие (разработанные на предприятии). Их можно создать на основе вышеуказанных форм, предусмотрев расшифровки (либо в виде приложений, либо в виде добавленных строк).

Из предыдущих ответов вы могли увидеть порядок заполнения Отчета о финансовых результатов (как общий, так и упрощенный). Именно он отражает прибыльность или убыточность организации, отражая ключевые показатели (выручка, себестоимость, коммерческие расходы, начисленные налоги). Каждый показатель в Отчете можно расшифровать, пояснив, как образовалась та или иная цифра. Например, выручка (без НДС) – столько-то от реализации одного товара, столько-то от реализации другого… Расходы по обычным видам деятельности: себестоимость реализованной продукции (с расшифровкой по статьям – зарплата с начислениями основного персонала, материалы или покупная стоимость товара, амортизация ОС и т.д.); общехозяйственные расходы (зарплата управленческого персонала, аренда, эл.энергия и т.п.)… Прочие расходы (банковские, курсовые разницы и т.д.)…

Бухгалтерский баланс покажет итоги на конец месяца, а именно:

-имущественное состояние (основные средства, материалы и товары в наличии, остаток денежных средств и т.п.);

-дебиторскую и кредиторскую задолженность (в приложении ее можно расшифровать в разрезе контрагентов и физ.лиц, а также по видам задолженностей – займы/кредиты выданные/полученные, полученные/выданные авансы и т.д.).

С целью пояснить руководству остаток денежных средств нелишним будет составить отчет о движении денежных средств. Так как зачастую у руководства возникает вопрос: «Почему прибыль есть, а денег на счету нет?»

Главное, следует помнить о том, что данный отчет должен обеспечить руководство нужной ему информацией, то есть форма отчета должна соответствовать целям и задачам, которые стоят перед руководством в текущий момент. Например, если задача – снизить себестоимость, упор нужно сделать на подробную расшифровку этого показателя, создав удобную для работы и анализа таблицу.

Обоснование

Из статьи журнала «Финансовый директор» № 7-8, Июль - Август 2014

Какие отчеты необходимо представлять руководителю торговой сети

По ссылке в конце статьи можно скачать формы отчетов (с возможностью самостоятельного заполнения) и подробную карту управления отчетами, любезно предоставленную автором статьи

В первую очередь руководитель торговой сети должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Это может быть: развитие сети, величина по показателю прибыли, валового дохода, выручки, CapEx (капитальные расходы), фокус на товарных группах в натуральных показателях, спецпроекты, уровень затрат. Для принятия верных управленческих решений руководителю необходим пакет отчетов, включающий в себя следующую информацию:

  • достаточность денежных средств для достижения целей компании;
  • обеспеченность необходимыми товарными запасами;
  • эффективность деятельности бизнес-единиц (объектов управления);
  • выполнение бюджетов компании;
  • маркетинговая активность и эффективность маркетинга;
  • ключевые проекты (спецпроекты) компании.

Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.

Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов на стол руководителю.

Требования к отчетам:

  • оперативность (своевременность);
  • точность (достоверность);
  • достаточность информации;
  • читаемость (понятность);
  • целесообразность (учитывать цели управления).

В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.

Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.

1. Прогноз ДДС с комплектом вспомогательных отчетов

Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.

В этот пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.

Периодичность: не реже двух раз в неделю.

Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).

Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.

Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно — делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.

Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.

Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.

2. Пакет отчетов для оценки эффективности

Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.

Периодичность: ежемесячно.

В этот пакет входят: отчет о рентабельности контрактов; анализ прибыльности магазинов/филиалов; ABC/XYZ-анализ магазинов/филилов; ABC/XYZ-анализ товарных групп, а также рейтинг контрактов по выручке и валовому доходу.

Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.

таблица 1. ABC/XYZ-анализ товарных групп

Товарная группа Товарная категория Общий товарооборот за III квартал, руб Доля в обороте Доля в обороте с накопительным итогом Группа
Товарная группа 1 ИТОГО 2 750 000
Товар 1 1 000 000 36,36% 36,36% А
Товар 2 700 000 25,45% 61,82% B
Товар 3 310 000 11,27% 73,09% B
Товар 4 300 000 10,91% 84,00% C
Товар 5 290 000 10,55% 94,55% C
Товар 6 150 000 5,45% 100,00% C

Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.

таблица 2. ABC/XYZ-анализ товаров

Категория Оборот за январь Оборот за февраль Оборот за март Оборот за 1-й квартал Среднее значение Значение подкоренного выражения Коэффициент относительной вариации Группа
ИТОГО 798 000 996 000 956 000 2 750 000
Товар 1 332 000 333 000 335 000 1 000 000 333 333 1 555 556 0,37% КВ от 0 до 10% X
Товар 2 210 000 245 000 245 000 700 000 233 333 272 222 222 7,07%
Товар 3 93 000 124 000 93 000 310 000 103 333 213 555 556 14,14% КВ от 10 до 25% Y
Товар 4 90 000 132 000 78 000 300 000 100 000 536 000 000 23,15%
Товар 5 58 000 87 000 145 000 290 000 96 667 1 308 222 222 37,42% КВ от 25% и выше Z
Товар 6 15 000 75 000 60 000 150 000 50 000 650 000 000 50,99%

Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.

Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.

Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.

Форма представления: рейтинговая таблица товарной номенклатуры, распределенной по категориям A, B, C и D. Подробнее форму представления вы можете изучить на рисунке 2.

В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет — задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.

Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.

3. Отчет о выполнении бюджета, прогноз

Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.

При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.

Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.

Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.

Периодичность: ежемесячно.

Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).

Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.

Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.

Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.

Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.

4. Пакет отчетов по маркетинговым активностям (FlowChart)

Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей (см.здесь) и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.

Периодичность: ежемесячно.

Форма представления: см. здесь.

5. Статус-отчет по спецпроектам

Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.

Периодичность: ежемесячно.

Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).

Прочие отчеты

Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией — это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.

В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько — они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.

Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:

  • отчет о выполнении KPI;
  • отчет об укомплектованности штата компании для HR;
  • отчет по СВК (системе внутренних контролей) для руководителя СВК;
  • отчет об эффективности закупочной деятельности торговой сети для службы закупок и т. д.

Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.

Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.

И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно — это тема для отдельной статьи.

В нашей торговой сети существует практика еженедельного анализа динамики показателей, значимых для деятельности бизнеса компании. Наиболее важными для нас являются данные по товарообороту, наполненности штата, производительности труда.

Конечно, каждая торговая сеть с учетом специфики имеет еще и свои дополнительные отчеты. Например, при наличии на предприятии заемных средств (кредитов обычных, кредитов под инкассацию) составляются отчеты, учитывающие динамику погашения и возникновения задолженности. Если кредитование производится под залог остатков в обороте, то необходимо отслеживать динамику остатков заложенного товара в стоимостном выражении.

Для принятия решений по прочим проблемам, таким как определение режима работы магазина, наполнение персоналом, для руководителя составляются более узкие отчеты, направленные на решение конкретной проблемы. Например, отчет распределения выручки в зависимости от времени суток и дня недели, отчет об уровне заработных плат персонала и сравнения его с рыночными показателями и т. п.

Ранее я была финансовым директором сети оптовых продаж и могу поделиться опытом работы с отчетностью. Все управленческие отчеты директора сети делились по срокам предоставления.

1. Ежедневная отчетность — это отчет по реализации и оплате товаров. Поскольку вся товарная номенклатура предварительно была разделена на товарные группы (с разделением на подгруппы), то и отчет формировался в разрезах подгрупп. В блоке отчета по реализации в дальнейшем автоматически считалась валовая прибыль реализованной продукции для контроля маржинального дохода. На основании этого отчета регулировались внедренные рекламные акции, согласно которым на товар предоставлялась прямая или косвенная скидка.

Отчет представляется до 11.00 аналитиком по электронной почте.

2. Еженедельная отчетность — это отчет по дебиторской и кредиторской задолженностям. Представляется по вторникам, в 10.00 по электронной почте. По сути, он консолидирует ежедневные отчеты по отгрузкам, но уже в разрезе дебиторов. В отчете имеются дополнительные графы о просроченной задолженности (до пяти рабочих дней). Плюс еженедельно представлялся отчет план-факт по маржинальной прибыли в разрезе товарных групп.

3. Ежемесячная отчетность:
• отчет о товарных остатках в разрезе товарных групп и сроков хранения. Сроки хранения определены как нормальные для данного вида бизнеса, сроки хранения с увеличением на 20 процентов и товар с «просроченными сроками» хранения. На основании отчета принимаются решения о закупке и рекламных акциях на следующий период;
• отчет об эффективности рекламных акций — что вводили, что планировали, что получили и почему;
• отчет о доходности продаж за месяц;
• отчет о сборе дебиторской задолженности.

Из статьи журнала «Главбух» № 6, Март 2011

Что ответить директору на его вопросы об отчетности

Вопрос № 1. Баланс и отчет о прибылях и убытках – это все, что нужно для сдачи бухгалтерской отчетности?

Да, для нас это так, ведь мы малое предприятие. А такие компании отчитываются по упрощенной форме. И обязательной аудиторской проверке мы не подлежим.

Так что нам достаточно представить только баланс и форму № 2, как еще называют отчет о прибылях и убытках. А вот компании, которые не относятся к малым, по итогам года дополнительно сдают:– отчет об изменениях капитала (форма № 3);– отчет о движении денежных средств (форма № 4);– приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Вопрос № 2. Странно, в балансе стоимость основных средств на начало и конец года не совпадает. Но ведь мы ничего не покупали и не продавали!

Дело в том, что в бухгалтерском балансе показывают так называемую остаточную стоимость основных средств. Это разница между их первоначальной стоимостью и амортизацией. Ее начисляют каждый месяц.

И если ничего не покупать, то постепенно в балансе стоимость основных средств будет уменьшаться. При этом часть затрат на их покупку будет списана на расходы, которые уменьшают прибыль компании.

Вопрос № 3. А почему «дебиторка» такая низкая? По моим данным, нам должны гораздо больше!

Тут та же причина. Только вместо амортизации «виноват» резерв по сомнительным долгам, который мы создаем согласно нашей учетной политике. Для его расчета мы решили пользоваться правилами из Налогового кодекса РФ. Если задолженность просрочена на 45-90 дней, в резерв мы отчисляем 50 процентов от ее суммы. Если просрочка составляет свыше 90 дней, отчисления в резерв достигают 100 процентов.

Так вот, по правилам бухучета, дебиторскую задолженность следует показывать в балансе за минусом резерва по сомнительным долгам.

Вопрос № 4. Какая у нас большая нераспределенная прибыль! Мы можем всю ее направить на выплату дивидендов?

Нет, просто так это сделать не получится. Во-первых, сначала нужно посмотреть, какова величина чистых активов организации. Если она меньше уставного капитала или станет таковой после выплаты дивидендов, выплачивать их нельзя. А если чистые активы не дотянут даже до минимального размера уставного капитала, нам вообще грозит ликвидация! Во-вторых, показатель в балансе отражает не только прибыль за отчетный год, но и прибыль прошлых лет. А она уже была распределена.

Вопрос № 5. А что такое чистые активы и как их считать?

Это разница между суммами активов и обязательств компании по балансу. Чем больше величина чистых активов, тем эффективнее организация ведет свой бизнес. Считают их так:

* Нумерация строк здесь и далее указана в соответствии с формами бухгалтерской отчетности, утвержденными приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н

Вопрос № 6. В балансе отражена задолженность перед персоналом на конец отчетного периода. Но ведь мы выплачиваем зарплату в срок!

Не волнуйтесь. Все дело в особенностях бухучета. Зарплату мы обязаны начислять в последний день месяца. А вот выдаем мы ее по нашим внутренним правилам 5-го числа следующего месяца. Поэтому на конец отчетного периода у нас всегда задолженность, которая на день сдачи отчетности давно погашена.

Вопрос № 7. А можно ли из баланса рассчитать показатели рентабельности продаж?

Можно, но не из баланса, а из отчета о прибылях и убытках. Например, чистую рентабельность продаж считают так:

Этот коэффициент показывает, какую сумму чистой прибыли получает компания с каждого рубля проданной продукции. Чем он выше, тем лучше. Также очень важна динамика коэффициента. Допустим, этот показатель за 2010 год составил 22 процента, а за 2009 год он был равен 18 процентам. Это говорит о том, что выручка компании растет быстрее, чем себестоимость.

Вопрос № 8. А какие еще показатели можно «выудить» из отчетности?

Скажем, коэффициент покрытия или текущей ликвидности. Этот показатель позволяет оценить, как компания справляется с текущими обязательствами. Он рассчитывается так:

Считается, что этот показатель должен быть больше единицы.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка