Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 июля 2015 1562 просмотра

У меня сложилась следующая ситуации:1. Я являюсь главным бухгалтером Управляющей компании (в подчинении 22 организации - Строительство).2. Подчиняюсь финансовому директору - на прямую.3. В банковской карточке подписей только две (1-я Генеральный директор 2-я Моя)4. Платежи отправляет сотрудник, который мне не подчиняется, но при этом использует мою электронную подпись.5. Я согласовываю все платежи, но бывают случаи когда сначала происходит оплата, а потом я узнаю и приходится согласовывать.При нахождении меня в отпуске моя электронная подпись использовалась. Я первый раз в жизни столкутся с такой ситуацией.6. По сути моей электронной подписью пользуется фин. директор.7. А так же всю финансовую и налоговую отчетность подписываю Я (по доверенности от Ген. директора).8. По сути я подвержен серьезным рискам (ответственность).Сотрудники прямого подчинения Генеральному директору мои требования не воспринимают. Говорят, что у тебя есть руководитель обращайся к нему, а мы с ним все решим. Финансовый директор не знает требований бухгалтерского и налогового законодательства.У меня в обязанностях прописано, что я не имею право требовать от сотрудников организации чего либо. Могу только попросить.Фин дир не вникает в бухгалтерский и налоговый учет.Очень часто приходится разрешать проблемы заключенных договоров, которые я не согласовывал (информационный голод).При всем этом Генеральный директор очень меня ценит и очень часто на прямую мне ставит задачи.Прошу Вас оказать помощь в подборке юридических документов для обоснованности вывода из подчинения фин дира в подчинения ген директору.Спасибо.

При наличии нескольких генеральных директоров, организации нужно самостоятельно определить, по каким вопросам какому из руководителей должен подчиняться главный бухгалтер.. На практике распространены два варианта структуры, в рамках каждой из которых могут возникнуть потенциально конфликтные ситуации:

Вариант 1. Бухгалтерия входит в состав финансовой службы. В этом случае главный бухгалтер подчиняется финансовому директору.

Вариант 2. Бухгалтерия выделена в отдельное подразделение. Главный бухгалтер в таком случае подчиняется непосредственно генеральному директору.

Более подробно о взаимоотношениях сторон см. ниже в Статье № 2.

Также следует учитывать, что при использовании электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия (другими словами, так же, как и в случае с простой подписью, не допускать попадания ключа в чужие руки).

формально использовать чужую электронную подпись нельзя.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

1.Из статьи ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ», № 13, ИЮЛЬ 2014

Что изменится в вашей работе в связи с масштабными поправками в Гражданском кодексе

<…>

Два генеральных директора в одной компании

Чем удобно двоевластие: один директор может без доверенности подписывать финансовые документы, когда другой отсутствует.

Важная деталь

С 1 сентября в компании может быть два генеральных директора, но главбух только один.

С 1 сентября в любой компании может быть два генеральных директора, три и т. д. (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ). Они могут действовать совместно либо независимо друг от друга. При этом в уставе должно быть четко прописано, сколько в организации директоров и какая у каждого из них компетенция.

С одной стороны, это удобно. Ведь когда один директор в отпуске, другой может подписать срочный документ без доверенности. Кроме того, в крупных компаниях, в которых, например, несколько проектов, каждый из них может курировать свой директор.

С другой стороны, это риск злоупотреблений, когда, например, в отсутствие одного директора другой заключит какую-нибудь сделку в свою пользу. К тому же наличие двоевластия может запутать работников, чьи распоряжения им выполнять. Возьмем, к примеру, главбуха. При множестве генеральных директоров главбух в компании по-прежнему может быть только один. Получается, что компании нужно определить, по каким вопросам какому из руководителей он должен подчиняться.

<…>

2.Из статьи журнала «ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР», № 11, НОЯБРЬ 2014

Финансовый директор и главный бухгалтер: как разрешить конфликты

ИГОРЬ БАСОВ, управляющий партнер компании «Финансовый стандарт»

<…>

Обычно на практике и финансовый директор, и главный бухгалтер имеют большое влияние на бизнес-процессы своей компании, поэтому их взаимодействие между собой довольно часто связано с определенными сложностями. Однако если двум специалистам удается успешно обходить острые углы, то от этого неоспоримые преимущества получает компания в целом. Рассмотрим подробно, с чем связаны наиболее частые проблемы во взаимоотношениях этих ключевых фигур и как можно реально минимизировать причины их возникновения.

<…>

Как структура финансовой службы влияет на отношения

От места финансового директора и главного бухгалтера в иерархической структуре компании часто зависит не только микроклимат в подразделении, но и успешное функционирование самой организации. Но если финансовый директор всегда возглавляет финансовую службу, то роль главного бухгалтера может варьироваться в разных компаниях. На практике распространены два варианта структуры, в рамках каждой из которых могут возникнуть потенциально конфликтные ситуации

<…>

Вариант 1. Бухгалтерия входит в состав финансовой службы. В этом случае главный бухгалтер подчиняется финансовому директору, и уровень напряжения во взаимоотношениях между ними обычно довольно высок. Выделю два ключевых острых момента в рамках такой структуры с точки зрения главного бухгалтера:

  • он вынужден согласовывать с финансовым директором все свои принципиальные инициативы, касающиеся основных должностных обязанностей;
  • он имеет фактически двойное подчинение и вынужден лавировать между генеральным и финансовым директорами.

С позиции финансового директора почвой для конфликтов может стать ситуация, когда, минуя его, высшее руководство будет доводить новую информацию и давать поручения непосредственно главному бухгалтеру (см. также таблицу). В глазах же генерального директора оба специалиста представляют финансовую службу, поэтому каждому из них можно адресовать любые финансовые вопросы. А поскольку с главным бухгалтером ему порой приходится общаться чаще (при формировании налоговой отчетности, согласовании договоров, подтверждении текущих оплат и т. п.), то поручений и новых вводных тот принимает больше. Такая позиция не может устраивать финансового директора: обладая меньшим объемом необходимой информации, он становится менее ценным сотрудником для компании и значимость его решений снижается. Он вынужден запрашивать данные у главного бухгалтера, тем самым получая ее в искаженном виде и ставя себя в зависимое положение. Возможна ситуация, когда присутствие финансового директора перестает быть необходимым: он может быть уволен, а его функции примет на себя главный бухгалтер. Чтобы избежать этого, важно предельно точно описать обязанности главного бухгалтера и четко разграничить с ним сферы ответственности, а также донести это до генерального директора.

ТАБЛИЦА. Потенциально конфликтные вопросы между финансовым директором и главным бухгалтером

Потенциально конфликтные вопросы Позиция финансового директора Позиция главного бухгалтера
Принятие управленческих решений в рамках подразделения В последней инстанции решает все кадровые и организационные вопросы в самостоятельном и функциональном блоке бухгалтерии Недостаточно полномочий уволить подчиненного, отправить его в отпуск, выделить премию в рамках мотивационного плана финансовой службы и т. д.
Принятие нормативных документов учетного характера (положение по документообороту, учетная политика, положение по командировкам и подотчетным документам и т. д.) Выступая конечной инстанцией, финансовый директор может внести неудобные для главного бухгалтера правки, исключить некоторые положения, приостановить согласование документа
Представление бухгалтерской и налоговой отчетности Формально не участвует в этом процессе Отчетность полностью формируется в бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером и передается на утверждение генеральному директору
Учет проведения текущих платежей на основании первичных документов Когда функция платежей закреплена за казначейством, подчиненным финансовому директору, а проверяет первичные документы, которые служат основанием для платежа, бухгалтерия, может возникнуть недопонимание относительно полноты представленных документов, а также срочности проведения платежа
Представление первичных бухгалтерских документов по ранее произведенным авансовым платежам Управляет дебиторской задолженностью, поэтому также важно своевременное отражение авансов в затратах Критически важно своевременно иметь всю первичную документацию до момента представления отчетности контролирующим органам
Проведение авансовых отчетов и подотчетных сумм Учитывает суть произведенных расходов, порядок их оформления вторичен Могут возникать вопросы к оформлению первичной документации

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Гаяне Асатрян, финансовый директор компании CSI Vostok

Бухгалтерия должна входить в состав финансовой службы. На мой взгляд, в этом случае конфликтных ситуаций должно быть меньше. Конфликты могут возникать при чрезмерном вмешательстве финансового директора в работу главного бухгалтера. Следует задать общий вектор развития бухгалтерии и оставить решение операционных вопросов на уровне главного бухгалтера.

Вариант 2. Бухгалтерия выделена в отдельное подразделение. Главный бухгалтер в таком случае подчиняется непосредственно генеральному директору. У финансовой службы остаются функции планирования и финансового анализа. Финансовая ответственность в компании распределяется и размывается. Иногда сложно определить, в чью зону ответственности попадает решение той или иной проблемы. Особенно это касается вопросов управленческого учета, автоматизации финансовой функции, формирования долгосрочной учетной политики и политики бюджетирования. В вопросах, требующих обоюдного участия финансистов и бухгалтерии, может возникать конфликт интересов и недопонимание важности процессов. Руководитель компании принимает на себя большую часть контроля и взаимодействия между финансовыми подразделениями и вынужден самостоятельно решать, кому из специалистов дать соответствующее финансовое поручение. Конечно, авторитет и вес финансового директора в такой структуре снижается.

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Гаяне Асатрян, финансовый директор компании CSI Vostok

При прямом подчинении главного бухгалтера генеральному директору не происходит должного контроля работы бухгалтерии, так как в ее работе никто ничего не понимает. Финансовый директор как раз и является тем человеком, который может обеспечить этот контроль. Приведу пример из практики. Главный бухгалтер не использовал льготы по налогу на прибыль и не применял повышающие коэффициенты к норме амортизации, чтобы не иметь разниц между бухгалтерским и налоговым учетом и не считать отложенные налоги. Другой пример: главный бухгалтер предпочитал авансовую схему расчетов по налогу на прибыль, так как в этом случае налоговую отчетность нужно было сдавать в налоговую раз в квартал, а не каждый месяц. Это приводило к значительным переплатам налога в бюджет.

Отмечу и такой важный момент: финансовый директор не несет никакой юридической ответственности за принятые решения, хотя часто по положению в компании стоит выше главбуха. А вот главный бухгалтер несет юридическую ответственность за правильность ведения учета и своевременное представление бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом часто его полномочия ограничиваются лишь налоговым и бухгалтерским учетом, а ответственность за формирование управленческой отчетности и МСФО лежит в сфере финансового директора. Но даже в этом случае корректность учета первичной документации в бухгалтерских системах контролирует именно главный бухгалтер. Он же определяет учетную политику, отчетные формы, необходимые аналитики и принципы ввода первичной документации. Хотя законодательство по бухгалтерскому учету постепенно приводится в соответствие с МСФО и, как следствие, в отчетность компаний включается все большее количество оценочных и прогнозных суждений, что заставляет главного бухгалтера постепенно отходить от исключительно учетно-отчетной функции в сторону прогнозирования показателей. А это традиционно было функцией финансового директора. Теперь же этот функционал повышает ценность главного бухгалтера в глазах высшего руководства компании, так как теперь, основываясь на точной бухгалтерской информации, он сможет формировать более точные прогнозы и бюджеты. Это не может не вносить разногласия в их взаимоотношения.

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Автор исходит из того, что в основе отношений финансового директора и главного бухгалтера всегда лежит конкуренция, что порождает конфликт. Однако нередко главного бухгалтера устраивает его специализация и он не рвется на территорию финансового директора. Если оба специалиста понимают границы своих полномочий, то будут конструктивно взаимодействовать. Главному бухгалтеру, даже если он подчинен финансовому директору, необходимо оставить определенную автономию, создать ему комфорт для работы, ведь он тоже руководитель и несет большую ответственность.

Выводы. По моему опыту, наиболее эффективна такая модель, при которой бухгалтерия включена в финансовую службу, но главный бухгалтер входит параллельно с финансовым директором в структуру совета директоров, имеет наравне с ним право независимого мнения и голоса в данном совете. В таком случае будет соблюдаться субординация в решении рабочих моментов. Финансовый директор будет выступать единым руководителем, будет нести всю полноту власти и ответственности в рамках финансовой службы. В то же время главный бухгалтер не потеряет возможности выражения собственного особого мнения по важнейшим вопросам в рамках совета директоров. Он будет выступать в компании главным учетным идеологом, мыслящим значительно шире фискальных законодательных ограничений и руководствующимся в своих решениях не только письмами Минфина и ФНС, но в первую очередь интересами самой компании. Чтобы минимизировать конфликтные ситуации, нужно четко описывать обязанности и разграничение полномочий между финансовым директором и главным бухгалтером. Это решение становится все актуальнее по мере развития бухгалтерского законодательства в сторону сближения с МСФО и, как следствие, расширения функционала главного бухгалтера. В ситуации, когда ему приходится все больше и чаще давать оценки и прогнозы, его роль серьезно возрастает. Особенно это заметно в крупных компаниях, которые готовят отчетность в соответствии с международными стандартами.

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Гаяне Асатрян, финансовый директор компании CSI Vostok

Считаю излишним включать главного бухгалтера в состав совета директоров: наличие двух представителей отдела в совете выглядит странным, тем более когда его представители выражают диаметрально противоположные взгляды на один и тот же вопрос. В компаниях, где это практикуется, скорее всего, есть определенная степень недоверия к финансовому директору со стороны генерального директора и акционеров. Мотивировать и выражать уважение к работе главного бухгалтера нужно другими способами.

<…>

3.Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

На кого может быть выпущен ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденнойприказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка